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O que pessoas produtivas NÃO fazem. Dez hábitos para você eliminar.

Ser mais produtivo geralmente tem a ver fazer menos e não mais. Ser produtivo não é ser ocupado é justamente o contrário. É essencial identificar os hábitos que estão interferindo no seu fluxo de trabalho e eliminá-los, veja alguns destes hábitos negativos que impedem uma boa gestão da produtividade.

  1. Pessoas produtivas não trabalham em maratonas

Deixar para fazer um trabalho longo de uma só vez em “um esforço concentrado” de várias horas pode parecer a solução para colocar as coisas em dia, mas este esforço raramente flui como o planejado.

No meio do caminho estarão as distrações, as interrupções, o cansaço e, a pior de todas, a procrastinação.

São raros os momentos e os ambientes que permitem um fluxo contínuo em uma tarefa por várias horas.

Pessoas produtivas dividem as tarefas longas e projetos em partes menores e executam essas partes menores em períodos de 25, 30 ou 45 minutos com intervalos de descanso entre 5 e 15 minutos.

Dividir o trabalho força um planejamento o que elimina a confusão e dá clareza quanto às etapas e sua ordem.

Outra vantagem é a motivação, pois a percepção de que um trabalho difícil está avançando é animadora. Perceber que se está no caminho dá mais energia para continuar.

Alguns gestores de produtividade ainda apostam nos reforços positivos, ou seja, a cada etapa concluída a equipe ganha um mimo, um benefício ou brinde. O reforço positivo também pode ser pessoal, quem não gosta de se dar um presente quando alcança um objetivo?

Dividir o trabalho em etapas têm o benefício adicional da flexibilidade. Se você começar uma tarefa e perceber que não está rendendo ou ficou no aguardo de retornos ou revisões, você pode trabalhar em outra etapa do projeto. Muitas vezes abandonar uma tarefa que ficou complicada ajuda a dar a distância necessária para o cérebro processar a dificuldade em um nível implícito, de modo que, quando você voltar a ela terá mais clareza.

 

  1. Pessoas produtivas não lidam com as distrações, elas as eliminam.

 

Distrações são destrutivas para nossa produtividade. De notificações do Facebook e lembretes por e-mail a visitas de colegas de trabalho e chamadas telefônicas incessantes, as distrações são aparentemente constantes na vida moderna.

Há, no entanto, um problema ainda maior do que o grande número de distrações que todos enfrentamos: nossa estratégia para lidar com distrações acaba por se tornar uma nova distração:

  • Precisamos aprender sobre as configurações de notificações para que nosso telefone não toque em horários estranhos e acabe com nossa concentração;
  • Precisamos marcar uma reunião para falar sobre nosso plano para ter menos reuniões não programadas;
  • Precisamos ler algo sobre disciplina e força de vontade para resistir às distrações.

Todos estes exemplos não mais do que distrações que surgiram para lidar com as distrações, ou seja, assumimos que as distrações são onipresentes em nossa vida profissional.

Para termos efetividade na gestão da nossa produtividade, primeiro temos que entender que ninguém é 100% imune às distrações, mas que isso não significa permitir ou normalizar o fato de estar cercado delas.

Você nunca será verdadeiramente produtivo se se permitir estar cercado por distrações.

A única maneira de nos libertarmos genuinamente da distração é isolá-las na fonte.

Pare de tentar lidar com as distrações e trabalhe para eliminá-las, por exemplo:

 

  • Em vez de ajustar as configurações de notificação do seu telefone, desligue-o e coloque-o em uma gaveta enquanto você estiver em uma tarefa importante;
  • Se há muita interrupção por colegas de trabalho, reserve a sala de reuniões do escritório para trabalhar por algumas horas;
  • Exclua os atalhos do navegador para sites de entretenimento, notícias e redes sociais, remova aplicativos de mídia social do telefone, elimine da TV do escritório ou de casa;
  • Habitue-se com horários específicos para se atualizar das notícias e redes sociais.

 

  1. Pessoas produtivas não se agridem internamente com críticas negativas

 

E aqui não é autoajuda, é apenas uma questão de perda de tempo. Nos acostumamos com a crença de que precisamos ser duros com nós mesmos para ter sucesso. São comuns alguns pensamentos como:

  • Eu não tenho jeito mesmo, não consigo lembrar de coisas simples;
  • Se eu tivesse mais disciplina, seria menos procrastinador;
  • Eu nunca vou conseguir…
  • Isso é impossível para mim.

Essa conversa interna normalmente se torna distorcida e irrealisticamente negativa, motivada por uma situação que não ocorreu como o esperado. Na verdade, temos momentos de fluidez e concentração e é mais produtivo buscar autoconhecimento do que ficar se torturando com cobranças ásperas e desmotivadoras.

Tente se perguntar por que aquela tarefa não fluiu, seria por falta de informações? O assunto não é de meu interesse? A tarefa parece longa demais? Dormi mal? Quais são os horários do dia nos quais estou com mais energia? E quais são os períodos de baixa energia? Quais os últimos trabalhos que me motivaram?

Tentar responder essas perguntas irá lhe dar elementos para mudar, enquanto as cobranças negativas só irão lhe colocar na condição de resignado com supostas incapacidades. Avaliar resultados e corrigir rotas é muito diferente de se auto torturar com erros. Se com esta mudança de pensamento apenas o seu humor melhorar, você já se tornará mais produtivo.

No relacionamento consigo mesmo você tem um parceiro ou um adversário?

 

  1. Pessoas produtivas não fazem o trabalho dos outros

 

Nenhuma técnica de gestão da produtividade irá dar resultados se você não estiver fazendo o trabalho que é importante para você. É comum que pessoas produtivas e organizadas acabem acumulando tarefas e responsabilidades de outros, este hábito deve ser eliminado. Lembre-se que ser produtivo não é ser ocupado.

Algumas situações que podem contribuir para assumirmos responsabilidades que não são nossas:

  • Medo de demissão ou de ficar com imagem negativa diante de colegas de trabalho;
  • Medo de ficar fora de novas oportunidades;
  • Promessa de aumento ou promoção;
  • Empolgação por um novo projeto.

É essencial reconhecer que se você deseja ser realmente produtivo, deve fazer as escolhas difíceis  e necessárias para fazer o trabalho que realmente importa.

Você não é obrigado a se esforçar para obter o pico de produtividade. Na verdade, muitas pessoas provavelmente não deveriam. Há muito a ser discutido sobre a troca de alguma produtividade por uma vida com menos estresse, mais tempo livre, mais realização pessoal, etc.

 

  1. Pessoas produtivas não perdem tempo e não usam desculpas.

“Amadores sentam e esperam por inspiração, o resto de nós apenas se levanta e vai trabalhar.”

Stephen King

 

Perder tempo é a antítese da produtividade, pessoas produtivas  simplesmente fazem as coisas, Iniciam uma tarefa, concluem uma tarefa. Não perdem tempo antes ou durante.

Superar os obstáculos é sua responsabilidade e as desculpas são apenas obstáculos que você deixou de levar em conta. Aprenda a antecipar todos os desafios possíveis que você pode encontrar em uma tarefa e certifique-se de ter um plano para superá-los. Ao assumir a responsabilidade pelos desafios, você não precisará de desculpas.

 

  1. Pessoas produtivas não esperam ajuda.

 

Pessoas altamente produtivas controlam cada tarefa e têm um planejamento para cada aspecto. Depender de outras pessoas, especialmente daquelas que não estão comprometidas e bem informadas é uma das armadilhas que podem acabar com um cronograma.

Embora você sempre precise depender de outras pessoas e usar os recursos disponíveis para começar em um nível de produção ideal, é vital garantir os recursos, o tempo suficiente e a motivação necessária para a equipe. Aceite ajuda onde puder, mas não espere por ela.

 

  1. Pessoas produtivas não prometem demais e não culpam os outros.

 

Produtividade é definir uma meta e tomar as medidas necessárias para alcançá-la. Quando você é zeloso demais com seus objetivos ou agressivo demais com seus prazos, abre-se a possibilidade de fracasso. Para permanecer altamente produtivo, é fundamental que você entenda seus pontos fortes e fracos e o que você pode realizar em um determinado momento. Saiba que você pode realizar o que se propôs e certifique-se de ter um plano.

Orgulhe-se do que faz e assuma a responsabilidade por cada tarefa, projeto e meta que aceitar. Lembre-se de que, no final, você é o responsável. Não transforme outra pessoa em bode expiatório se você perder um prazo. Assuma a responsabilidade e aprenda com a experiência. Aprenda como utilizar seus recursos e certifique-se de ter um plano se e quando eles falharem. Você descobrirá que, ao assumir a responsabilidade, terminará as tarefas mais cedo, planejará os obstáculos e ganhará autoconfiança.

 

  1. Mentes produtivas não ficam estagnadas.

 

Procure sempre melhorar processos para potencializar a produtividade. Quanto mais tempo você economizar nas pequenas coisas, mais tempo terá para terminar as grandes coisas.

Tenha sede de aprendizado, seja lendo livros, artigos, fazendo cursos, acompanhando podcasts…A mente atenta o ajudará a resolver problemas, permitindo que você se mantenha mais produtivo e mais apto a enfrentar os desafios que enfrenta diariamente.

 

  1. Pessoas produtivas não  permitem que o fracasso as impeça.

 

Você enfrentará problemas, encontrará obstáculos e irá falhar e estas são ferramentas para melhorar processos, encontrar soluções e se adaptar.

Mesmo as pessoas mais produtivas falham, mas é como elas  lidam com o fracasso que as tornam verdadeiramente produtivas.

 

  1. Ser produtivo não é ser multitarefa

Nossos cérebros não foram projetados para multitarefa. É uma ilusão achar que se está fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Na verdade, cada tarefa está sendo executada com micro interrupções, o que aumenta a chance de erros e, por consequência, de retrabalhos. É comum ao multitarefas acabar com vários afazeres  sem conclusão aumentando o desânimo e procrastinação. Concentre-se em uma coisa de cada vez e você fará as coisas mais rápido e será mais eficaz.

 

Dica final:

Pessoas produtivas têm o hábito de começar o dia com suas tarefas mais importantes e/ou difíceis, com isto o resto do dia ficará mais leve, garantindo um impulso na confiança.

Posted by Kauer NetEye