Qual é a hora certa para automatizar processos?

Qual é a hora certa para automatizar processos?

Aumente sua rentabilidade e reduza custos com retrabalho

Ter um empreendimento de sucesso não depende apenas do mercado, mas do investimento em melhorias de processos e inovações, como é o caso da automação. 

Dessa maneira, o gerenciamento das empresas torna-se muito mais simples e prático, sendo possível aumentar significativamente a rentabilidade, ao mesmo tempo em que se reduz custos com retrabalhos.

O Brasil tem se mostrado um país propício para automação de processos, devido à elevação da TTE (Taxa de Empreendedorismo Total), que chegou a 38%.

De acordo com o relatório da GEM (Global Entrepreneurship Monitor), cerca de 52 milhões de brasileiros possuem um negócio próprio e esse número só tende a aumentar.

A pesquisa também mostrou que o Brasil está na melhor posição, considerando os países do BRICS (Brasil, Rússia, Índia, China e África do Sul). O segundo colocado é a China, com 26,7% da TTE; e a Rússia em último, com 8,6%.

Diante disso, percebe-se que vivemos em um bom momento para a automação de processos.

Além do sucesso das empresas no mercado, automatizar trabalhos é uma maneira de se destacar perante à concorrência, oferecendo produtos/serviços de alta qualidade.

Mas, afinal, o que é automação de processos?

A automação de processos significa substituir tarefas manuais repetitivas, realizadas pelas pessoas, para máquinas, equipamentos e sistemas eletrônicos.

 Com isso, as atividades são feitas de maneira automatizada, já que os maquinários são os responsáveis pela execução dos trabalhos.

Não é de hoje que a automação de processos é usada pelas empresas. O avanço da tecnologia e o aprimoramento técnico permitiram a substituição de inúmeras tarefas, incluindo no setor produtivo, na gestão, administração, relacionamento e controle financeiro.

Por exemplo, uma empresa de dedetização pode automatizar o processo de gerenciamento de contatos.

Assim, é possível armazenar os dados dos clientes, bem como as especificações de cada serviço a ser realizado. 

Dessa forma, evita-se erros ou desentendimentos durante a execução da dedetização, pois todas as informações importantes estão devidamente guardadas em um sistema computadorizado.

Nas indústrias, a automação é muito comum, principalmente nos processos produtivos. A usinagem torno CNC, por exemplo, utiliza comando numérico computadorizado para um corte e conformação mais preciso do material usinado. 

O resultado é um produto de excelência, que pode ser feito em série, ou de acordo com as necessidades de cada cliente. 

Além disso, as máquinas CNC são muito mais precisas do que os equipamentos convencionais, o que gera menos perda de matéria-prima e menores custos de produção.

A automação de processos oferece inúmeras vantagens para as empresas. Entre elas, destacam-se:

  • Melhoria na qualidade dos produtos e no atendimento;
  • Aumento da produção, em menos tempo;
  • Diminuição de erros e falhas humanas;
  • Facilidade na execução de trabalhos;
  • Melhor controle de gastos;
  • Maiores possibilidades de lucratividade.

Ademais, a automação de processos também pode ser vista em outros setores da empresa, como no planejamento de marketing. 

Na prática, é muito comum vermos divulgações patrocinadas em redes sociais, que utilizam de instrumentos automatizados para uma publicidade assertiva e voltada para o público-alvo.

Ainda no marketing, a automação de processos pode ser inserida nos e-commerces das empresas. 

Imagine um negócio especializado na fabricação de cobertura de policarbonato retrátil com venda pela internet. A loja virtual pode pedir as especificações do produto ao cliente, diretamente no site.

Com isso, além do armazenamento de informações sobre a cobertura, a empresa também tem acesso ao contato do cliente, podendo investir em divulgação de fidelização, como e-mail marketing e distribuição de ofertas.

Mas, como sei que é a hora certa para automatizar processos na empresa?

Se você está percebendo sinais negativos na empresa, como diminuição de clientes, aumento de gastos e alta taxa de evasão de funcionários, está na hora de investir em uma alternativa para não comprometer a sobrevivência do seu negócio. 

Isso não significa que a automação de processos só deve ser feita durante uma crise. Ao contrário, muitas empresas já automatizam vários trabalhos durante o planejamento estratégico. 

No entanto, sinais negativos são os gatilhos para que muitos empresários decidam investir na automação.

Nesse sentido, alguns acontecimentos podem demonstrar que está na hora de automatizar os processos. Confira abaixo:

Falta de padronização dos trabalhos

As atividades de qualquer empresa precisam de um padrão. É isso que assegura a qualidade dos produtos/serviços, bem como a credibilidade da marca perante o mercado. 

Ao confeccionar uma prateleira de aço para loja, mesmo com medidas específicas e um projeto técnico personalizado, a fábrica deve seguir um padrão de produção, material e um cronograma.

Afinal, não é vantajoso entregar uma prateleira de excelência e outra com defeitos. Além disso, a falta de padronização nos processos da empresa gera outras consequências.

Entre as principais é possível destacar a dificuldade de medir o desempenho dos colaboradores e funcionários, desorganização nas atividades produtivas, treinamento falho dos trabalhadores, menor eficiência, entre outros.

A automação de processos garante a padronização dos trabalhos na empresa, colaborando positivamente com os resultados de lucratividade. 

Para isso, é necessário mapear os setores do negócio, verificar as atividades principais e, assim, implantar um sistema automatizado de gerenciamento.

Vale ressaltar que a padronização dos processos, a partir da automação, assegura a uniformidade dos dados e informações sobre a empresa. Desse modo, é mais fácil tomar decisões e executar planejamentos.

Perda de informações importantes

Imagine uma empresa de prestação de serviços aduaneiros. Diariamente, o negócio lida com milhares de informações logísticas para importação e exportação de materiais, mercadorias e produtos.

Entretanto, um simples equívoco de comunicação pode comprometer todo o processo, ainda mais quando é necessário cumprir exigências legislativas.

Por esse motivo, é fundamental que as empresas – não só as aduaneiras – tenham controle de todas as informações e dados importantes, seja para a execução de trabalhos, ou para o atendimento ao consumidor.

Atualmente, é possível encontrar diversos softwares de controle de informações e dados, desde versões simples até as mais complexas. Portanto, vale a pena avaliar qual é a melhor solução, de acordo com o perfil do seu negócio.

Dificuldade para tomar decisões

Os empresários lidam diariamente com uma série de decisões, que impactam nas empresas. Sabemos que nem todas são fáceis mas, para isso, eles podem contar com relatórios, dados, análises, entre outros instrumentos de gestão que influenciam na decisão.

Contudo, ter muita dificuldade de decidir sobre algo pode ser um sinal de falha nos processos, devido à falta de bases sólidas oriundas de análises e métricas.

O ideal é investir em um sistema de gestão automatizado e integrado. Isto é, uma solução completa para todos os setores da empresa – desde a compra de materiais, até a venda do produto/serviço final.

Isso porque até os pequenos investimentos, como a instalação de nobreak, precisam ser avaliados antes da implantação.

No exemplo citado, um nobreak pode ser uma alternativa viável para empresas que necessitam de energia elétrica ininterruptamente. Contudo, pode não ser um investimento adequado para uma pequena loja de roupas.

É aí que está a importância da análise de dados com um sistema de gestão: com essas informações, o empresário pode avaliar se o investimento trará lucros ou perdas.

Desperdício de materiais

O excesso de desperdício de materiais nos processos de produção pode ser ruim para as empresas. Além de perder investimento, aumenta-se o custo de fabricação e o seu negócio pode deixar de ganhar com a venda da mercadoria.

Por exemplo, um grampeador para estofado com funcionamento eficiente é capaz de grampear 100 estofados por dia. 

Já um equipamento com defeito, que perca muitos grampos, reduz a produção em 50 estofados por dia. Isso quer dizer que a possibilidade de lucro caiu pela metade!

Uma das formas de reduzir o desperdício de materiais é investindo na automatização das máquinas e equipamentos. 

Dessa forma, um sistema eletrônico irá controlar o funcionamento dos aparelhos e, caso haja algum defeito, o software avisa sobre a necessidade de manutenção ou substituição. 

Por exemplo, se uma placa vibratória apresentar desgaste, o sistema pode planejar uma manutenção preventiva para a máquina antes que ela pare de funcionar.

Vale pontuar que o desperdício também pode ser de tempo e de mão de obra. Se uma atividade excede o cronograma, é um sinal de que o tempo não é bem controlado dentro da empresa, o que também pode prejudicar a lucratividade.

O desperdício de mão de obra consiste em colaboradores ineficientes e ociosidade, fazendo com que a empresa tenha que contratar mais funcionários para a finalização dos trabalhos. 

Além de não ser vantajoso para o empreendimento, que gasta mais com colaboradores, o desperdício de mão de obra também influencia negativamente a qualidade de vida dos funcionários, causando doenças ocupacionais.

Portanto, controlar o desperdício de materiais, pessoas e de tempo é fundamental para o sucesso dos empreendimentos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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