Dicas para controlar o seu orçamento de TI em 2020

Dicas para controlar o seu orçamento de TI em 2020

Você pode investir mais enquanto desperdiça menos

Gastos com computação na nuvem, big data e mobilidade impulsionaram o crescimento do mercado tecnológico em 2019. Se a sua empresa buscou acompanhar esse ritmo intenso de transformação digital ao longo do ano, é provável que tenha excedido o orçamento de TI – ou até mesmo deixado de incorporar soluções estratégicas por falta de recursos.

Para 2020, desejamos não apenas que você faça as pazes com o departamento financeiro, como também consiga executar os projetos planejados pelo setor. Além de respeitar o budget anual, pense em comprovar a eficácia das suas decisões e investimentos com base em uma gestão de ativos mais transparente. Assim, ficará mais fácil de posicionar a TI como um diferencial competitivo para o seu negócio.

Quer saber como manter os custos sob controle nos próximos meses? Então continue lendo!

Previsões para o orçamento de TI em 2020

Acima de tudo, aceite que a digitalização do mundo corporativo não vai desacelerar. Conforme estudos da Gartner, os gastos do Brasil com Tecnologia da Informação tendem a crescer 2,5% em 2020. Em cifras, estamos falando de aproximadamente US$ 64 bilhões investidos somente dentro do nosso país. Isso representa um aumento significativo da maturidade digital das empresas, incluindo seus concorrentes.

Na esteira de um movimento mundial de conformidade regulatória, despesas gerais com segurança cibernética estarão entre as prioridades das organizações. A chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a intensificação de processos fiscalizatórios sobre violações de direitos autorais reforçam essa preocupação.

Ademais, grande parte do orçamento da TI será destinado à atualização de infraestrutura por meio de data centers e softwares empresariais.

Quais gastos pertencem ao orçamento de TI

Seja seu novo teto de gastos mais modesto ou audacioso em comparação ao anterior, há elementos-base que precisam constar na previsão orçamentária para garantir a estabilidade da operação tecnológica. Recomendamos que você parta deste somatório para escapar de surpresas junto à contabilidade.

Equipamentos de TIC

Não importa o tamanho do parque de máquinas, lembre-se de estimar seus gastos com aquisição e troca de equipamentos de TIC. São eles: desktops, monitores, notebooks, periféricos, firewalls, servidores, switches, impressoras, etc. E fique atento ao período de troca dos equipamentos para respeitar o ciclo de vida individual do ativo. Computadores, por exemplo, têm de ser substituídos a cada três anos.

Licenciamento de software

Em relação à compra e locação de programas de computador, os custos podem ser responsabilidade da TI ou vinculados ao departamento solicitante. De qualquer forma, vale conscientizar os usuários da rede sobre os riscos da pirataria. Os softwares empregados no meio corporativo devem estar devidamente licenciados, respeitando prazos de renovação estipulados pelo fabricante e formatos de uso.

Serviços técnicos

A fim de assegurar o perfeito funcionamento das suas ferramentas de trabalho, não esqueça de contar com as despesas de manutenção e suporte de softwares ou equipamentos. Estão inclusos tanto os serviços de outsourcing em TI quanto o gasto direto com mão de obra interna. Pode se tratar de atendimento presencial ou remoto, cujo intuito é corrigir falhas ou aprimorar o desempenho da infraestrutura.

Consultorias e capacitações

Só quem vive o ecossistema da TI conhece a sua demanda contínua por capacitação profissional. Contabilize neste tópico investimentos em consultorias oferecidas por pessoas físicas e jurídicas, cursos em plataformas online, treinamentos para a manipulação de softwares ou equipamentos, preparatórios para as mais diversas certificações da área… Enfim, programas educacionais e investimentos pontuais em conhecimento.

Armazenamento de dados

A necessidade de gerenciar, armazenar e proteger dados subtrai um valor expressivo do orçamento de TI. Você pode optar por manter servidores instalados localmente e, por consequência, arcar com os custos da sua operacionalização: ambiente adequado, upgrades, políticas de governança de dados. Igualmente, virtualizar servidores e desfrutar do armazenamento em nuvem gera despesas junto ao provedor do serviço.

Dificuldades para gerenciar o orçamento de TI

Talvez você costume listar os elementos acima no seu planejamento orçamentário, porém, permaneça com dificuldade de controlar e comprovar gastos perante a diretoria. De fato, algumas características do setor de TI atrapalham o gerenciamento das finanças.

A tecnologia permeia diferentes departamentos e unidades das empresas. Por vezes, investimentos em bens e serviços acontecem sem que os responsáveis pelo parque de máquinas sequer estejam cientes. Tal descentralização de custos acaba gerando gastos redundantes com Shadow IT.

Outro aspecto a ser considerado é a natureza inovadora da área. Soluções surgem a todo o instante, exigindo que as organizações se adaptem à realidade mais recente. Por fim, some a velocidade da modernização à constante expansão das redes corporativas. O ambiente computacional ganha volume para atender à progressiva digitalização dos negócios.

Saiba controlar o seu orçamento de TI em 2020

Congelamento de gastos não é a resposta dos seus problemas. Aliás, essa atitude tem potencial para multiplicar o número de despesas imprevistas pelos CIO e decisores do setor. Abaixo, selecionamos dicas eficientes para que você otimize o orçamento de TI sem perder performance.

Planejamento dos custos

Uma forma de começar o planejamento de custos é listar as contas do ano anterior. Separe os gastos fixos e variáveis, reajuste os valores, acrescente os projetos aprovados para 2020 e alinhe suas expectativas às projeções financeiras da empresa. Importante também conferir quais são as reservas existentes e validar a possibilidade de captação de recursos.

Seleção de fornecedores

Já que você planejará os investimentos com antecedência, terá tempo hábil para avaliar seus fornecedores. Descubra quais são as parcerias ativas e tente renegociar valores, reformular planos de serviço ou buscar descontos em ampliações. Não deixe de correr atrás de novos orçamentos para encontrar o melhor custo-benefício.

Acompanhamento de contratos

Após estudar as condições ideais para os contratos de TI, é essencial que você acompanhe o andamento dos acordos. As metas inicialmente estipuladas no SLA estão sendo cumpridas? Até quando o produto está coberto por garantia? Será que a sua empresa não anda renovando mensalmente um sistema que deixou de aproveitar?

Preparação da equipe

A maneira como os colaboradores desfrutam dos equipamentos corporativos impacta o seu orçamento. Ou seja: sempre os instrua com boas práticas. Uma equipe despreparada para lidar com tecnologia compromete a saúde do ambiente computacional. Sem dúvida, a falta de informação é capaz de resultar em equipamentos danificados por mau uso.

Análises de desempenho

Promover análises de desempenho periódicas impede que a TI despenda dinheiro com soluções ineficientes. Estabeleça métricas e indicadores precisos de performance com o objetivo de entender se o investimento está trazendo o retorno esperado ou se os gestores precisam repensá-lo.

Erros que prejudicam o seu orçamento de TI

Caso tenha chegado até aqui confiante de que segue os procedimentos indicados no artigo, ainda é cedo para comemorações. Afinal, você traçou o planejamento com cuidado, mas a conta continua não fechando no final do mês. Chegou a hora de revisar alguns erros fatais para o seu orçamento.

Falhas de segurança geram despesas imprevistas

Mais que tendência global, investimentos em segurança são fundamentais para manter o orçamento de TI sob controle.

Uma rede desprotegida fica vulnerável ao sequestro de informações e a ataques de negação de serviço. Imagine ser obrigado a pagar resgate, ficar com a infraestrutura inoperante e ainda arcar com as implicações jurídicas do vazamento de dados! Em suma, sua empresa sofreria prejuízos financeiros e morais.

Uma infraestrutura inadequada drena seu orçamento TI

Oferecer ferramentas de trabalho inadequadas para os colaboradores ocasiona desperdício de recursos.

Portanto, antes de realizar a compra de qualquer ativo destinado à equipe, obtenha o detalhamento completo sobre a demanda dos usuários. É imprescindível que você valide o escopo da solicitação realizada pelo colaborador. Pode ser que ele mesmo não compreenda quais são as especificações corretas do produto.

Não pensar em manutenção preventiva aumenta gastos futuros

Pare de apagar incêndios. Investir em manutenções preventivas reduz as chances de panes nas máquinas da empresa.

O monitoramento da infraestrutura de TI permite que você detecte potenciais situações de risco e resolva-as de antemão. Dá para trocar os componentes de um computador que está operando acima da sua capacidade, evitando que as funções do equipamento sejam permanentemente comprometidas.

Falta de alinhamento estratégico boicota o orçamento de TI

Uma TI desnorteada não cumpre seu propósito estratégico de impulsionar resultados.

Por mais que a liderança do setor possua muito know-how de mercado, é preciso ouvir a perspectiva dos demais integrantes da empresa antes de tomar decisões. De nada vale investir tempo e dinheiro em projetos complexos se os mesmos não estiverem alinhados ao negócio da empresa.

Como você pode otimizar o orçamento de TI

Encerrando o nosso compilado de orientações para que você conquiste maior lucratividade em 2020, confira três medidas definitivas de economia:

Opte pelo acesso remoto

Deslocamentos para a prestação de suporte técnico são fonte inesgotável de despesa. Realizar atendimentos via acesso remoto vai lhe poupar gasolina, hospedagem e muitas horas extras para o analista de TI – que vai resolver os problemas do usuário sem deixar a própria estação de trabalho.

Automatize a coleta de informações

Informações sobre o parque de máquinas precisam estar nas suas mãos em tempo real: o inventário de TI, a data de vigência dos contratos, os indicadores de desempenho… Coletá-las manualmente e mantê-las atualizadas é humanamente impossível. Automatize processos e não perca mais insights referentes à infraestrutura.

Aplique bloqueios de segurança

Conforme comentamos acima, apostar em proteção de dados nunca é demais. Bloqueios de segurança em pontos-chave da rede corporativa (como entradas USB, impressoras e sistemas de armazenamento em nuvem) consistem em uma providência simples e eficaz contra o vazamento do seu capital intelectual.

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