As melhores ferramentas de produtividade para gestores

As melhores ferramentas de produtividade para gestores

A rotina dos gestores pode virar um verdadeiro caos em meio ao planejamento de projetos, à coordenação de equipes e ao controle de resultados. Com as ferramentas de produtividade certas, porém, ninguém precisa abrir mão da própria sanidade mental para bater as metas da semana.

Você ainda acredita que só atingirá alta performance se cumprir uma carga horária maior no escritório? Pois saiba que jornadas exaustivas prejudicam tanto as empresas quanto os profissionais. Tome como evidência a síndrome de burnout, doença que vem crescendo entre a população economicamente ativa. Trata-se de um estado de esgotamento pelo trabalho que tem incapacitado executivos e funcionários ao redor do mundo.

Em vez de sofrer com as responsabilidades que batem na porta, vale a pena investir em tecnologias pensadas justamente para otimizar cada minuto do expediente. Confira, no post de hoje, cinco soluções essenciais para quem quer render mais – sem perder qualidade de vida!

5 ferramentas de produtividade para gestores

Uma das características mais valorizadas no gestor é a capacidade de administrar o tempo. Caso você esteja nessa posição ou almeje um cargo de nível gerencial, deve começar agora mesmo a eliminar processos ineficientes do cotidiano. Softwares lhe ajudarão a automatizar funções repetitivas e a compilar dados em escala.

Mas fique atento: é muito comum pecar pelo excesso! Aderir a qualquer programa de computador que parece interessante também boicota a sua produtividade. Preze por soluções que centralizem e integrem o conhecimento da sua empresa, como estas que selecionamos abaixo.

Asana: Organização de projetos

Cabe ao gestor delegar tarefas e estipular prazos de entrega a partir do seu planejamento. Entretanto, apenas discutir essas demandas verbalmente não garante que todos os envolvidos estejam a par das suas atribuições. É por isso que gerenciadores de projetos, como o Asana, consistem em importantes ferramentas de produtividade.

Lá você cria times e estrutura cronogramas de trabalho. Por um lado, membros da equipe registram o status das suas atividades e permanecem alinhados com as metas coletivas. Por outro, o gestor acompanha o desempenho individual dos participantes e obtém um panorama geral sobre o andamento do projeto.

Ferramentas de produtividade para gestão de projetos

Acompanhamento de projetos (Fonte: Asana)

A organização do projeto em uma plataforma é fundamental para que não haja esquecimento de detalhes, atrasos nas etapas de execução e retrabalho. Em suma, estimula-se mais cooperação entre os colaboradores e menos intervenção por parte do supervisor.

Não deixe de experimentar a versão gratuita do Asana.

NetEye: Monitoramento de tempo

Com livre conexão ao mundo digital, você e a sua equipe ficam sujeitos a uma infinidade de distrações ao longo do dia.

Sim, sabemos que serviços de e-mail e diversos softwares corporativos são disponibilizados na web. O problema está na grande oferta de entretenimento que também se encontra por lá. A fim de identificar desvios de atenção com redes sociais, mensageiros e conteúdo impróprio para o ambiente corporativo, aposte em um time tracker como o NetEye.

Gráfico de Produtividade no Trabalho com o NetEye

Gráfico de produtividade (Fonte: NetEye)

Essa ferramenta de produtividade mensura períodos de atividade e ociosidade nos computadores de empresa, mostrando quanto tempo é realmente dedicado ao trabalho! Classifique programas e sites considerados de uso profissional ou pessoal, visualize estatísticas referentes a cada colaborador/setor, configure alertas de acessos indevidos e receba relatórios periódicos de desempenho.

Tais indicadores precisos de navegação servem para que os gestores reeduquem comportamentos prejudiciais à própria performance e ao rendimento do time. Além do mais, funcionam como argumento para premiar posturas exemplares no parque de TI.

Teste o NetEye gratuitamente durante 14 dias.

Rocket Chat: Comunicação interna

Você sobreviveu a reuniões improdutivas, e provavelmente organizou algumas delas. De fato, nem toda a situação requer agrupamento presencial da equipe. Existem discussões, anúncios e decisões que se tornam mais eficientes no meio virtual.

Um software oficial de chat simplifica a troca de ideias entre gestores e funcionários, minimizando a necessidade de deslocamentos no escritório. É uma solução para o trabalho remoto e também uma maneira de reduzir o bate-papo que tanto atrapalha quem está no entorno. Outra vantagem é certificar que as conversas sejam registradas, no intuito de impedir ruídos na comunicação interna.

Tela Rocket Chat

Ferramenta de colaboração (Fonte: Rocket Chat)

A indicação da vez é o Rocket Chat, software brasileiro e gratuito. Ele permite a criação de canais com diferentes números de participantes e possibilita diálogos via texto, vídeo e áudio.

Instale o Rocket Chat na sua empresa.

Google Drive: Compartilhamento de arquivos

Existem documentos que você consegue enviar por e-mail, ou inclusive transferir via chat. Todavia, fica fácil de se confundir diante de tantas mensagens espalhadas pelas mídias corporativas. Imagine quanto tempo é desperdiçado procurando aquele PDF importante de última hora!

Sem dúvida, o Google Drive chega para revolucionar a forma como compartilhamos informações no trabalho. Até mesmo um pendrive parece obsoleto diante da tecnologia na nuvem. Afinal, ferramentas de produtividade como essa viabilizam que a sua equipe armazene arquivos em um só espaço seguro.

Compartilhamento de arquivos Google Drive

Compartilhamento de arquivos (Fonte: Google)

Alguns benefícios consistem na oportunidade de guardar um volume grande de dados e configurar permissões distintas para os usuários. Ademais, os colaboradores têm acesso rápido aos arquivos da empresa – sem precisarem estar conectados ao servidor local.

Produtos correlatos, feito o Google Docs e o Google Sheets, ainda permitem que você faça edições dos documentos armazenados em tempo real.

Faça uma conta no Google Drive.

Evernote: Bloco de notas

Acha difícil assimilar todas as novidades do mundo empresarial enquanto lida com as incumbências da gestão? Com certeza, você já deixou passar muito conteúdo útil para o seu desenvolvimento profissional porque se manteve focado em uma tarefa mais urgente. E está certíssimo em continuar concentrado nas tarefas principais.

Mas há um jeito muito prático de salvar insights relevantes para não perdê-los de vista. Seja uma frase de efeito, um artigo, uma imagem… Dá para anotar, clipar, etiquetar e sistematizar essas ideias, a fim de conferi-las mais tarde.

A quinta e última entre as ferramentas de produtividade que recomendamos neste artigo é o Evernote. Disponível nas versões desktop e mobile, o software tem potencial para se tornar seu assistente pessoal. Utilize-o para cadastrar lembretes e referências, substituindo papéis frequentemente extraviados.

Produtividade com Evernote

Bloco de notas (Fonte: Evernote)

Assim, você libera espaço na sua mente para as tarefas do presente e evita aquela sensação desgastante de que está sobrecarregado por informações.

Registre-se no Evernote.

Conheça outras técnicas de produtividade

Para seguir potencializando a sua produtividade no escritório e, de quebra, aproveitar melhor os momentos de descanso, temos uma dica final: ser produtivo é autoconhecimento. Estude sobre os métodos desenvolvidos por especialistas em gestão do tempo e encontre aquele que melhor se encaixa no seu perfil.

Este assunto é recorrente aqui no nosso blog, então fique ligado nas postagens!

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