Gerenciamento de impressão: qual é a importância?

Gerenciamento de impressão: qual é a importância?

Existem duas principais vantagens de gerenciar impressões no ambiente corporativo

Até mesmo uma infraestrutura de TI corporativa muito básica conta com impressoras. Ainda que a maior parte das informações circule pelos computadores, diversos departamentos continuam contando com o papel na sua rotina. O gerenciamento de impressão, considerando esse cenário, é uma medida de segurança que começa no meio digital e termina no mundo físico.

Afinal, os dispositivos de impressão ficam conectados à rede local e podem ser responsáveis pelo vazamento de dados sensíveis. Qual empresa não quer assumir controle sobre o seu capital intelectual, ou seja, todo o conhecimento que é produzido internamente?

Mas monitorar impressões em um ambiente de 10, 100 ou 1000 máquinas parece desafiador. Calma! Você não precisa buscar padrões invisíveis em um documento para descobrir as condições nas quais ele foi extraído do seu parque. Trata-se de um processo mais simples do que as organizações imaginam. No post de hoje, entenda melhor o assunto em questão.

Gerenciamento de impressão no ambiente corporativo

O gerenciamento de impressão no ambiente corporativo é uma prática que visa fiscalizar as atividades desses dispositivos de saída. De maneira geral, consiste em um conjunto de técnicas que evidencia como as impressoras estão sendo utilizadas pelos colaboradores. Realiza-se o mapeamento dos dispositivos de impressão e monitoramento das estações associadas a eles.

Desde escritórios administrativos até estruturas agroindustriais, empresas de qualquer porte e área de atuação devem aderir ao gerenciamento de impressão. O recurso, em outras palavras, traz benefícios independentemente do volume de impressões praticadas. Não esqueça que estamos falando, principalmente, sobre o controle absoluto de dados estratégicos em um mercado altamente competitivo.

Vale ressaltar, ainda, a importância de inserir a prática em programas de gestão de ativos de TI, no intuito de aumentar a vida útil dos equipamentos de impressão e evitar ameaças à segurança da rede interna.

Por que o gerenciamento de impressão é importante?

Em síntese, o gerenciamento de impressão ajuda gestores e dirigentes a identificarem circunstâncias que ameaçam a segurança das informações organizacionais. Tal recurso representa uma medida de proteção aplicada aos ativos tecnológicos, assim como bloquear sites e dispositivos USB na sua empresa.

Ademais, a prática permite que situações de desperdício com folhas, tinta e energia sejam identificadas. Muitos departamentos não têm a menor ideia de quanto gastam com impressões. O controle de custos é facilitado à medida em que se separa a real demanda dos exageros.

Em suma, controlar o fluxo de arquivos por esse e demais pontos-chave do ambiente computacional oferecerá aos decisores uma visão sistêmica. Comece a responder as seguintes perguntas: “De que forma consigo otimizar a comunicação entre estações de trabalho?”, “Em quais departamentos posso realocar recursos?”, “Com quem preciso reforçar as políticas e diretrizes da empresa”?.

Conheça algumas situações de risco para empresas

Se você nunca ouviu falar em inside hackers, chegou a hora de se familiarizar com o termo. Estamos acostumados a nos preocupar com a concorrência desleal e com os golpes cibernéticos que surgem a cada segundo. Mas a verdade é que o comportamento das nossas equipes, como a impressão indevida de documentos, também representa um perigo.

Quem não tem controle sobre as páginas que deixam o próprio domínio corre um risco sério de roubo e extravio de informações. É primordial manter registros sigilosos feito projetos, planos estratégicos e inovações sob rédea curta. Imagine perder uma vantagem competitiva em decorrência da divulgação indevida de fatos! O vazamento de dados é capaz, inclusive, de manchar a reputação da sua organização – rotulando-a como não confiável.

Seja fruto de más intenções ou falta de orientação, a impressão indevida gera uma despesa silenciosa dentro das empresas. É comum, por exemplo, que os colaboradores utilizem o equipamento corporativo para imprimir materiais pessoais. Mesmo profissionalmente, acontece a impressão desenfreada de documentos que não precisam de cópia física. Além do prejuízo financeiro, é relevante destacar o impacto ambiental dessas ações.

Quais variáveis você deve gerenciar

Agora você já está convencido de que precisa gerenciar impressões, pois percebeu que deixar essa brecha na segurança da sua empresa não é uma opção. Sem falar que estamos sempre sob pressão para cortar gastos, não é verdade? A seguir, lhe mostraremos as principais variáveis a serem monitoradas.

  • Quem imprime os arquivos: Libere o recurso apenas quando for necessário ao ofício do usuário ou houver justificativa clara de demanda;
  • Com que frequência imprime: Acompanhe as impressões periódicas para entender os padrões que se apresentam no seu ambiente, mas atente também para usos repentinos ou extraordinários;
  • Quais arquivos são impressos: Confira se é agenda mensal, pauta de reunião, nota fiscal, contrato de serviço, documento de acesso restrito… Nem tudo deve virar papel;
  • Quantidade de páginas impressas: Averigue se o volume de impressões é constante, se ocorreu alguma mudança brusca ou se existem procuras sazonais por impressão;
  • Extensão dos arquivos impressos: Observe se os arquivos são docx, pdf, xls, etc. A extensão indica a origem da impressão e evidencia, entre outros aspectos, se o documento estava passível ou não de edição.

Como fazer gerenciamento de impressão com NetEye

Módulo de Segurança do NetEye é uma ferramenta para o gerenciamento automatizado de impressão. Você apenas distribui o agente no seu parque de máquinas e pronto! As impressoras são mapeadas imediatamente e a coleta de dados inicia. Extraia relatórios personalizados ou visualize as informações em formato de gráfico.

Nosso software demonstra exatamente quais usuários e setores estão imprimindo, em quais máquinas, por quais programas, em que data e horário a impressão aconteceu, o nome do documento e o número de páginas impressas. O nível de precisão é alto e o trabalho manual fica todo com a gente.

Esperamos, acima de tudo, que esse post contribua para a segurança e rentabilização dos seus recursos de TI. Não deixe de testar o NetEye gratuitamente durante 14 dias, em até 14 computadores, para começar a gerenciar impressões.

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