Ser produtivo é autoconhecimento

Ser produtivo é autoconhecimento

Descubra quais técnicas de produtividade funcionam para você

O trabalho é uma linha do tempo. São listas de tarefas, responsabilidades, procedimentos, prazos, parcerias, reuniões. Tudo isso é organizado em camadas e empilhado, um item de cada vez, dia após dia, durante anos.

O trabalho é o labirinto perfeito para você se esconder do que realmente faz a diferença.

Estar “fazendo seu trabalho” é a melhor desculpa para se boicotar e inventar coisas a fazer para evitar o que é importante.

Por que evitamos o que é importante?

Estar muito ocupado é uma forma de preguiça, estar assoberbado normalmente é tão improdutivo quanto ficar sem fazer nada. Se focarmos no que é importante (o que vai dar resultado efetivo), descartaremos várias atividades acessórias que podem ser delegadas ou simplesmente descartadas.

O trabalho verdadeiro é o que você faz que cria valor, por consequência, cria responsabilidades e você se torna o ponto focal para mais decisões, mais responsabilidades. A primeira sensação que este pensamento causa é medo. Medo de errar maior, de não estar pronto. Por isso nos boicotamos com tarefas desimportantes que adiam as importantes. Enchemos nosso dia com tralhas para usá-las como desculpa de não ter tempo. Faça um exercício de sinceridade e fique atento às tarefas que você está executando, pergunte-se se elas são mesmo necessárias. Qual o impacto que irá causar nas suas metas?

Não se trata de trabalhar 12 horas por dia

Primeiro, produtividade não é trabalhar mais, é trabalhar com mais eficácia. Portanto, trabalha-se menos horas. Você pode fazer muito bem uma coisa, isso é eficiência. Mas, se ela não serve para nada, seu trabalho será ineficaz. Eficiência é importante, mas inútil se não for aplicada ao que gerar valor e resultado.

Técnicas de produtividade. Sem autoconhecimento nenhuma vai funcionar.

Você não acorda pela manhã, pega sua caixa de ferramentas e sai por aí com ela sem ter nada previsto para consertar, parafusar, construir. Seria loucura levar vários quilos de ferramentas na sua jornada diária apenas para mostrar que as possui.

Do mesmo modo, não adianta ter rotinas pelas rotinas, técnicas pela técnicas. Você só vai evoluir e ter continuidade se as rotinas e técnicas estiverem atreladas a um objetivo, a algo para ajustar, refazer ou construir.

Pessoas tentam ser produtivas apenas para dizer e se convencer de que são produtivas. Isso é loucura. Nenhuma técnica ou prática, por melhor que seja, se mantém sem um propósito.

Ainda não tem um objetivo macro? Podemos começar por aqui. Já tem um objetivo macro? Ótimo! Divida-o em passos numa linha de tempo mais curta e com prazos.

Seu fluxo de energia diária

Existem diversas técnicas e práticas que podem incrementar a produtividade. Porém, antes de adotar uma ou testar várias, é importante conhecer como funciona o seu fluxo de energia. Não somos constantes, mas, em média, temos períodos do dia mais focados e períodos de baixa energia.

Christian Barbosa escreveu o livro “A Tríade do tempo” e desenvolveu o método “Tríade de Produtividade” e uma das atividades propostas é mapear os nossos níveis de atenção. 

A ideia é mapear em uma planilha por meio de observação, o seu estado de atenção ao longo dos horários no dia. Quanto mais você entender sobre sua performance, mais resultados você vai obter. Para ter um bom resultado, o método recomenda que você faça sua observação por 3 ou 4 dias, que sejam normais dentro da sua rotina. Dias totalmente diferentes do que está habituado não devem ser levados em consideração.

O conceito divide a atenção em três níveis ao longo do dia:

  • Atenção Intensa: É o pico de atenção, no qual você dificilmente fica desconcentrado, o trabalho flui e você se mantém em alta performance. Esse é o momento adequado para realizar as atividades mais complexas, difíceis que exigem maior nível de concentração. 
  • Atenção Ativa: É o momento de atenção mediano, no qual seu foco é interrompido com mais facilidade se algo apitar, tocar, brilhar, gritar etc. Esse é o momento ideal para atividades que, quando interrompidas, possam ser facilmente retomadas, como uma leitura, responder e-mails, pagamento de contas, atividades de complexidade menor. 
  • Atenção Limitada: É o momento de pior atenção do dia, na qual sua mente está vagando, seu nível de concentração é inexistente, qualquer tipo de interferência do ambiente externo é suficiente para você parar completamente o que está fazendo. Esse é o momento ideal para colocar atividades que não exijam concentração, que sejam simples, fáceis de resolver ou até mesmo atividades de comunicação, como conhecer pessoas, ligações, assistir vídeos, redes sociais.

Eu mapeei os meus níveis por várias semanas pois não tenho muita constância de foco por horário, mas por atividade, algumas me prendem mais outras menos. Mesmo assim cheguei a um padrão básico, com ele gerei uma agenda no Google que fica “de fundo” da minha agenda de compromissos. Veja como ficou:

Com este mapa em mente, tento, por exemplo, não marcar reuniões nos períodos típicos de atenção intensa, mas reservo-os para os trabalhos criativos e de planejamento.

Como na maioria dos dias estou ativo às 5 da manhã, isso nos leva à primeira técnica que testei:

Five Club – Acordar todos os dias as 5 da manhã

Este é um assunto bastante batido e debatido. As vantagens são óbvias: 

  • Você estará pelo menos 3 horas à frente de todos;
  • Quando a rotina da manhã “normal” começar você já terá organizado seu dia e tarefas;
  • Terá tempo para um bom café da manhã, leitura ou atividade física;
  • Criará uma rotina matinal que com o tempo lhe renderá muita produtividade e lucro;
  • Pode usar estas horas extras em um projeto paralelo ou negócio próprio;
  • Terá paz e silêncio para se concentrar.

As desvantagens também são óbvias, principalmente se você é do tipo que fica no piloto automático até metade da manhã e precisa de 5 cafés até entrar no ritmo do dia. Por isso é importante conhecer seu fluxo de energia.

Para conhecer como essa ideia surgiu e ver como funciona em detalhes, o ideal é ler o livro “O clube das 5 da manhã”.

Getting Things Done – O método GTD de David Allen

Durante 2 décadas Allen pesquisou e testou métodos para responder 3 perguntas: 

O que fazer? Quando fazer? Como fazer?

O GTD busca a simplicidade. Técnicas fáceis de implementar para ter níveis elevados de produtividade e eficiência mantendo o pensamento sereno e o controle da sua rotina. A base do método é tirar as preocupações e “tralhas” da mente para deixá-la sempre pronta sempre pronta para qualquer coisa.” Mas como estar com a mente “vazia” sob a pressão dos prazos, metas, urgências e tarefas que caem de paraquedas no seu planejamento?

Eu li o livro e fiz um resumo com as principais informações para aplicar e testar o método GTD.

Técnica Pomodoro

A mais famosa e mais usada técnica para organizar períodos de foco x períodos de distração.

Foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo e parte do princípio de que pausas frequentes aumentam a agilidade mental e evitam o cansaço de esforços contínuos provocadores de ansiedade.

Para isso utiliza-se um timer e divide-se o tempo de trabalho em blocos de 25 ou 30 minutos (Pomodoros). Durante esses blocos de tempo o foco deve estar total na tarefa em curso, sem notificações no celular, sem redes sociais, distração zero. Após o primeiro Pomodoro, uma pausa de 5 minutos para relaxar. Utilizar esse método repetidas vezes. A cada 4 Pomodoros, uma pausa maior.

Eu utilizo direto essa técnica com ótimos resultados, uso timer online e tenho instalado esse controlador de tempo que tem Pomodoro Timer, combinado com meu sistema de gerenciamento de tarefas.

Para resumir algumas ideias de produtividade, preparei para a NetEye um folder digital que vai lhe ajudar a:

  • Melhorar seu foco com a técnica Pomodoro.
  • Classificar demandas segundo a Tríade do Tempo.
  • Tomar atitudes rápidas para ganho de produtividade no cotidiano.

Você pode baixá-lo gratuitamente.

Essas são as principais ferramentas que uso, com ótimos resultados, sempre lembrando que são métodos de controle individual. Para gerenciar e ganhar produtividade nas equipes, o NetEye é imprescindível.

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