Ao planejar uma estratégia de IT Asset Management (ITAM), você deve ter em vista dois macro-objetivos: reduzir custos e mitigar riscos com infraestrutura. Muitas empresas, porém, não conseguem alcançar tais benefícios por cometerem alguns erros de percurso.

Sem dúvida, não é fácil atingir um nível avançado de maturidade na gestão dos ativos tecnológicos. É preciso investir tempo e recursos para deixar de perder tempo e recursos. Faz sentido? Queremos dizer que a prática exigirá um esforço inicial de adaptação, mas os seus resultados se sustentam a longo prazo.

E quem já entendeu que vale a pena dedicar esforços ao processo gerencial vai buscar atalhos para efetivá-lo. Nesse post, apresentaremos os deslizes mais recorrentes nos estágios iniciais de ITAM para que os mesmos sejam evitados.

O que é IT Asset Management

Vamos começar recapitulando em que consiste IT Asset Management. Na verdade, o termo diz respeito a uma série de técnicas que suportam a manutenção do ciclo de vida dos recursos de TI. Talvez você empreenda iniciativas do tipo sem se dar conta de como elas se inter-relacionam.

Manter um inventário de TI, definir políticas de segurança e promover a análise de custos são algumas práticas que permeiam a temática. No final das contas, essas práticas tem a função de fornecer informações necessárias para as tomadas de decisão referentes ao parque de máquinas.

Trata-se de um processo ininterrupto de acompanhamento dos componentes físicos e virtuais existentes no seu ambiente. Ou seja, não pode ser pensado em ações pontuais e isoladas. Pelo contrário, indicamos que cada etapa esteja inserida em um programa sustentável de ITAM.

5 erros de IT Asset Management mais cometidos

Multas de fornecedores, downtime na rede corporativa, compra de equipamentos repetidos… Situações comuns às empresas que não gerenciam corretamente os seus ativos tecnológicos. Exemplos como esses são capazes de gerar um enorme e silencioso prejuízo financeiro.

No intuito de evitá-los, preste atenção aos cinco equívocos de IT Asset Management que boicotam o seu parque de máquinas!

1. Dificuldades para identificar o que já foi adquirido

Quando falta controle sobre os equipamentos de hardware que pertencem à empresa, é comum que peças acabem sobrando. Patrimônio tecnológico sem registro tende a ser esquecido e desperdiçado.

Pense nas placas de memória RAM, impressoras, dispositivos USB, entre diversos itens que podem estar ociosos em um departamento e você sequer fica sabendo. Enquanto isso, colaboradores de outro setor reclamam que falta infraestrutura para o trabalho.

Bastaria realocar componentes internamente para solucionar o transtorno. Embora o problema pareça simples de ser resolvido, é impossível de chegar a essa conclusão desprovido das informações certas.

Ao invés disso, muitas solicitações de compra são aceitas enquanto não há real necessidade de investimento. O resultado são gastos redundantes. Por isso, a dificuldade para identificar o que foi adquirido anteriormente é um dos maiores erros de IT Asset Management.

2. Deixar de realizar auditorias internas

Se você espera a visita do fabricante de software para fazer a verificação de compliance no parque de máquinas, começou errado.

Sua TI será obrigada a pausar todas as atividades que estão em curso, no intuito de reunir a documentação exigida. Um trabalho de meses realizado no curto período delimitado pelo auditor, gerando transtornos e aumentando a possibilidade de erro. Já calculou o valor da multa que você pode receber por conta de uma licença irregular?

Auditorias internas ajudam a identificar a presença de programas piratas, contratos expirados e mesmo licenças excedentes. O rastreamento do que é utilizado nas estações de trabalho vai lhe preparar para o momento em que o fornecedor efetivamente bater na porta.

Dessa forma, ao deixar de realizar auditorias internas, perde-se a oportunidade de conquistar a dianteira e ganhar margem de negociação nas auditorias externas.

3. Políticas de IT Asset Management inconsistentes

Conforme comentamos anteriormente, é indicado que as técnicas de ITAM estejam inseridas em um programa. O respectivo programa deverá ser regido por diretrizes pré-estabelecidas. Assim, a gestão de ativos pode ser agregada à cultura organizacional e independe da ação de um agente específico.

Nós já falamos aqui no blog sobre algumas normas e frameworks que guiam o IT Management nas empresas. ISO 19770 e ITIL são bons pontos de partida para estruturar esse processo.

Não deixe que políticas inconsistentes causem dúvidas e confusão quanto às medidas cabíveis em cada estágio do ciclo de vida dos componentes.

Para tanto, mostra-se importante documentar a metodologia escolhida. Determine quais são as regras para planejamento, aquisição, manutenção e descarte de cada recurso. Por fim, reforce as boas práticas com os colaboradores.

4. Falta de comunicação entre setores da empresa

O departamento de TI é responsável pelo funcionamento da rede corporativa. Entretanto, as escolhas feitas por essa equipe também envolvem (direta e indiretamente) demais âmbitos da empresa. Ignorar essa ligação causa rupturas no processo de Asset Management.

Para ilustrar, considere o impacto da infraestrutura sobre a rotina operacional. Um ativo desvalorizado, que atingiu o ponto de descarte mas continua sendo aproveitado, prejudica a produtividade do colaborador. Da mesma forma, não adianta implementar uma nova ferramenta se o usuário não for orientado a respeito do seu uso.

Assim também ocorre com o setor jurídico, encarregado de mediar os contratos vinculados ao parque de máquinas. Essa equipe tem a missão de proteger a empresa legalmente e, para tanto, é fundamental que esteja sempre por dentro das cláusulas negociadas.

Lembre-se, ainda, de munir o setor de compras com dados relevantes para as transações.

5. Insistir em processos manuais de IT Asset Management

Chegamos ao erro mais cometido por pequenas, médias e inclusive grandes empresas. Insistir em processos manuais traz inúmeras desvantagens.

Controlar ativos por planilhas de Excel apenas não é confiável. O monitoramento da infraestrutura dependerá de interferência humana e, logo, ficará suscetível ao engano. Como consequência, você acabará com dados inverídicos e constantemente desatualizados.

Empregar um conjunto de ferramentas gratuitas, igualmente, acarreta em diferentes dificuldades. Em primeiro lugar, as informações estarão descentralizadas e dificilmente poderão ser cruzadas para produzir inferências. Sem falar na instabilidade e insegurança às quais os softwares livres são propensos.

Tente escalar processos manuais para compreender a real inviabilidade de gerenciar o seu parque sem o mapeamento automatizado dos recursos.

Evite falhas de IT Asset Management

Em suma, o custo-benefício de investir em inteligência para processos de ITAM é facilmente mensurável. Ao longo desse artigo, demonstramos apenas os principais pontos que costumam ser negligenciados pelas empresas. O preço pago por gaps de gerenciamento é alto.

A fim de identificar e diminuir gargalos que consomem seu orçamento, torna-se inevitável aderir a uma solução especializada em gestão de ativos de TI.

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