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Produtividade e foco com a técnica Pomodoro

Simples de aplicar, o método de gestão da produtividade mais famoso do mundo é uma grande ajuda no home office.

Se você oscila de tarefa em tarefa e chega ao final do dia sem concluir o seu trabalho, é sinal de que está faltando foco. E para manter o cérebro atento ao que precisa ser feito, nada melhor que a técnica Pomodoro.

Esse hack de produtividade já conquistou profissionais do mundo inteiro. De todos os métodos desenvolvidos por especialistas em gestão do tempo, é o mais simples de aplicar. Você precisa de pouco mais que um cronômetro para colocá-lo em prática.

Além disso, a técnica pode ser adaptada para diferentes tipos de realidades. Funciona tanto para quem passa o expediente em um escritório barulhento e repleto de interrupções, quanto para quem trabalha em casa sujeito às distrações de um ambiente informal.

A origem da técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro foi desenvolvida por um italiano, tudo começou no final do anos oitenta, quando Francesco Cirillo estava na faculdade e tinha dificuldade de se concentrar nos estudos.

Ele então resolveu estabelecer para si mesmo o desafio de estudar durante blocos de 10 minutos, seguidos por rápidas pausas programadas. Para controlar o tempo, o jovem utilizou o que tinha à mão: um temporizador de cozinha em forma de tomate, daí o nome “Pomodoro”.

Cirillo aprimorou a técnica e treinou seu comportamento para estudar em fluxos intervalados de concentração. Deu tão certo que ele também passou a utilizar essa estratégia no trabalho. Até que, em 1992, a técnica foi oficialmente nomeada e publicada.

A receita original indica que, a cada 25 minutos de atenção plena à sua tarefa, você deve parar por 5 minutos.

Hoje o italiano se tornou um mentor de produtividade para empresas, líderes e equipes. Seu objetivo, desde que criou a técnica Pomodoro, é alcançar melhores resultados em menos tempo e com o menor esforço possível.

Como funciona a técnica Pomodoro

Em primeiro lugar, entenda que se trata de um sistema cíclico. Você deve alternar períodos de foco absoluto nas suas tarefas com momentos de descanso durante toda a jornada de trabalho.

O método se baseia na ideia de que pausas frequentes aumentam a agilidade mental e evitam o cansaço de esforços contínuos provocadores de ansiedade. Afinal, a sobrecarga de atividades é um fator de desmotivação que acaba justamente boicotando sua produtividade.

Isso não quer dizer que você vai passar mais tempo à toa. Enquanto estiver dedicado às suas obrigações, deve afastar ao máximo qualquer tipo de interrupção. Deixe para checar o WhatsApp e até mesmo lanchar nos intervalos.

Passo a passo

A técnica Pomodoro é composta por cinco simples etapas. Antes de começar, certifique-se de ter em mãos um timer e instrumentos para anotação (o Cirillo usava papel e caneta, mas você pode aproveitar seu celular ou notebook). Agora vamos ao passo a passo:

1- Liste suas tarefas: Faça uma relação de todos os afazeres que você deve completar até o final do dia, desde urgências até as atividades que você vem empurrando com a barriga há meses. 

2- Escolha um tarefa e dê início ao Pomodoro: Chamamos de Pomodoro um período de 25 minutos corridos que você vai dedicar a alguma tarefa da sua lista. É importante que você não quebre um Pomodoro no meio e nem exceda o tempo marcado.

3- Trabalhe na tarefa até que o alarme toque: Após a sessão de trabalho cronometrada, registre o progresso da sua tarefa. Você conseguiu realizá-la dentro do Pomodoro? Precisa de mais 25 minutos? Essas anotações vão te ajudar a entender quanto tempo cada atividade demanda.

4- Faça uma pausa curta: Intervalo de 3 a 5 minutos para você levantar da cadeira, pegar um ar fresco, tomar aquele cafezinho ou bater um papo com os colegas. Mantenha sua mente longe da tarefa

5- A cada quatro Pomodoros, faça uma pausa mais longa: Depois de algumas rodadas de trabalho, você merece descansar de 15 a 30 minutos. É tempo suficiente para que o seu cérebro assimile as informações dos Pomodoros anteriores e recarregue as energias.

 

Baixe a técnica Pomodoro em PDF

Para facilitar a aplicação da técnica Pomodoro na sua rotina, nós preparamos um PDF ilustrado com o passo a passo completo. Você pode guardar o arquivo para consultar futuramente, ou até mesmo imprimir nossas dicas para deixá-las sempre visíveis.

Além do método italiano, compilamos outros conceitos e estratégias sobre gestão do tempo. Baixe este material para aprender a equilibrar seus prazeres e deveres. Sem dúvida, você vai ganhar mais qualidade de vida!

Mas a técnica Pomodoro dá certo?

Você provavelmente chegou até aqui se perguntando como é possível controlar as pausas e não ceder ao doce embalo da distração. De fato, o sucesso de um hack de produtividade depende em grande parte da sua disciplina. É preciso desenvolver o hábito de transitar entre períodos de foco e descanso.

Mas a boa notícia é que o nosso cérebro gosta de viver em ciclos, segundo neurocientistas. Basta pensar no sono, rigidamente dividido em fases, cada qual mais importante para a saúde do organismo humano.

Da mesma forma, a nossa capacidade de concentração é ritmada e apresenta diferentes níveis ao longo de um dia. Se você tentar se manter em estado de foco total por um período prolongado, vai acabar exigindo demais do seu cérebro. E o resultado pode ser um burnout.

Portanto, há embasamento científico por trás da técnica Pomodoro. Ela respeita uma tendência natural do seu corpo de se distrair ocasionalmente para se preservar.

Sabe-se que o método funciona especialmente bem para algumas profissões de cunho criativo e raciocínio persistente. Programadores, designers e escritores são exemplos. Todavia, qualquer profissional que precisa dar andamento a uma série de to-dos consegue se beneficiar da prática.

O que fazer em caso de interrupções

Às vezes não dá para evitar. Surge uma urgência na rotina profissional ou pessoal e você precisa interromper seu Pomodoro. Então, o que fazer para não perder completamente o ritmo da técnica?

Antes de mais nada, é necessário distinguir entre dois tipos de interrupções. Há interrupções internas, como quando a sua mente fica presa em preocupações ou você sente vontade de ir ao banheiro. E há ainda interrupções causadas por agentes externos, como chamados da sua equipe e telefonemas.

Para lidar com interrupções externas, Cirillo indica o uso da estratégia “informar, negociar e retornar”:

  • Informe que você está ocupado com um trabalho no momento;
  • Negocie e agende um horário propício para lidar com a interrupção após o Pomodoro;
  • Retorne, conforme combinado, para a pessoa ou atividade que distraiu você.

Simultaneamente, o autor sugere que você sinalize no seu relatório de produtividade sempre que acontecer uma interrupção interna ou externa. Essas anotações servirão para que você analise qual é a sua maior fonte de distrações.

Talvez você descubra que o inimigo número 1 do seu desempenho profissional é você mesmo. Então, tente compreender quais são seus gatilhos para a perda de foco e reduzi-los no ambiente de trabalho. Autoconhecimento é fundamental.

Livros para saber mais sobre a técnica Pomodoro

Certamente, já oferecemos boas dicas para você implantar o Pomodoro e atingir alta performance no trabalho. Caso você queira se aprofundar ainda mais no tema, pode recorrer ao livro publicado pelo próprio autor do método ou obras de demais especialistas.

A publicação de Cirillo te ensina a desenvolver os seus relatórios de produtividade a partir de modelos testados por ele mesmo. O italiano ainda mostra como aplicar a técnica para melhorar a produtividade da sua equipe.

Fonte: Amazon

Confira, a seguir, uma lista de leituras recomendadas para avançar seus estudos:

Você vai perceber que os princípios da técnica embasam o pensamento e os hábitos pregados por muitos líderes e gurus. Essas pessoas bem-sucedidas compartilham uma crença: a de que o tempo é o seu ativo mais valioso.

Apps para praticar a técnica Pomodoro

Hoje em dia, a técnica ficou tão famosa que você não precisa mais de um adorável cronômetro de cozinha em formato de tomate. Inúmeras ferramentas de produtividade foram desenvolvidas para te ajudar a medir seus Pomodoros.

É possível começar de forma simples, sem instalar nenhum tipo de aplicativo e nem gastar dinheiro. Experimente os sites Pomofocus, Tomato-timer e Pomodoro Tracker para testar o método e checar se você se adapta à contagem do tempo.

Se quiser medir os Pomodoros com seu celular, também existem opções interessantes. O Pomodoro Timer Lite está disponível para dispositivos Android e tem um design retrô que vai fazer você se sentir na Itália da década de 80. Muitas funcionalidades são gratuitas, mas você pode adquirir a versão Pro para desbloquear vantagens.

Já para sistemas iOS, um dos aplicativos mais populares é o Focus Keeper. Ele possui uma interface intuitiva e apresenta várias possibilidades de customização para os seus Pomodoros. Você pode definir quanto tempo deve durar o fluxo de trabalho e configurar diferentes sons para os seus alarmes.

Por fim, há softwares inspirados na técnica Pomodoro ainda mais robustos. Invista no Focus Booster ou no Pomotodo para ter acesso a estatísticas de produtividade, dashboards de progresso e fazer o gerenciamento completo das suas tarefas no dia a dia.

Outras técnicas para gestão do tempo

Como você viu ao longo deste post, a técnica Pomodoro é adorada por profissionais do mundo inteiro. Entretanto, uma única estratégia isolada não garante sua alta performance.

Por isso, achamos importante apresentar outros métodos e tecnologias que você pode usar junto ao Pomodoro para manter o foco. Aposte nas soluções abaixo para blindar a sua mente contra distrações!

Software de produtividade no trabalho

Você e sua equipe passam a maior parte do dia sentados em frente ao computador. Logo, é essencial monitorar o uso desses equipamentos para que eles não acabem prejudicando a produtividade do escritório.

Um software como o NetEye te ajuda a controlar exatamente quanto tempo os funcionários passam em cada aplicação, seja ela online ou offline. É possível classificar programas e sites conforme o interesse da empresa, estabelecendo quais páginas são relacionadas ao trabalho ou navegação pessoal.

Com o NetEye, você consegue medir até mesmo o período de ociosidade dos computadores. Ou seja, aqueles momentos em que não houve atividade no mouse ou no teclado, o que indica que o colaborador estava fora da sua estação de trabalho.

Desta maneira, você obtém indicadores precisos para coibir exageros com redes sociais, sites de entretenimento ou conversas durante o expediente. Por outro lado, você descobre quais usuários estão apresentando bom rendimento e pode bonificá-los.

Teste o NetEye gratuitamente por 14 dias!

Música para manter a concentração

Tem gente que se concentra apenas em ambientes silenciosos, outros, como jornalistas, não têm dificuldades de se concentrar em ambientes barulhentos como as redações dos veículos de comunicação ou mesmo ouvindo um bom Rock’n Roll nos fones de ouvido.

Alguns especialistas defendem que há tipos de sons que ajudam a incrementar a concentração em até 400%.

Você pode testar esta teoria para reduzir significativamente seu nível de distração e atingir estados mentais ninjas de foco com músicas especialmente selecionadas para este fim. Uma ferramenta pensada para isso é a Focus at Will.

O serviço permite que você escolha entre vários canais de música, níveis de energia, ajustar o tempo de foco desejado além fornecer gráficos de produtividade. O valor da assinatura não é caro, considerando o investimento. Se você render mais, vai ganhar mais dinheiro.

E aí, você já tinha ouvido falar na técnica Pomodoro? Se interessou em aplicá-la na sua rotina de trabalho? Teste e nos diga o que achou!

 

Posted by NetEye

O que pessoas produtivas NÃO fazem. Dez hábitos para você eliminar.

Ser mais produtivo geralmente tem a ver fazer menos e não mais. Ser produtivo não é ser ocupado é justamente o contrário. É essencial identificar os hábitos que estão interferindo no seu fluxo de trabalho e eliminá-los, veja alguns destes hábitos negativos que impedem uma boa gestão da produtividade.

  1. Pessoas produtivas não trabalham em maratonas

Deixar para fazer um trabalho longo de uma só vez em “um esforço concentrado” de várias horas pode parecer a solução para colocar as coisas em dia, mas este esforço raramente flui como o planejado.

No meio do caminho estarão as distrações, as interrupções, o cansaço e, a pior de todas, a procrastinação.

São raros os momentos e os ambientes que permitem um fluxo contínuo em uma tarefa por várias horas.

Pessoas produtivas dividem as tarefas longas e projetos em partes menores e executam essas partes menores em períodos de 25, 30 ou 45 minutos com intervalos de descanso entre 5 e 15 minutos.

Dividir o trabalho força um planejamento o que elimina a confusão e dá clareza quanto às etapas e sua ordem.

Outra vantagem é a motivação, pois a percepção de que um trabalho difícil está avançando é animadora. Perceber que se está no caminho dá mais energia para continuar.

Alguns gestores de produtividade ainda apostam nos reforços positivos, ou seja, a cada etapa concluída a equipe ganha um mimo, um benefício ou brinde. O reforço positivo também pode ser pessoal, quem não gosta de se dar um presente quando alcança um objetivo?

Dividir o trabalho em etapas têm o benefício adicional da flexibilidade. Se você começar uma tarefa e perceber que não está rendendo ou ficou no aguardo de retornos ou revisões, você pode trabalhar em outra etapa do projeto. Muitas vezes abandonar uma tarefa que ficou complicada ajuda a dar a distância necessária para o cérebro processar a dificuldade em um nível implícito, de modo que, quando você voltar a ela terá mais clareza.

 

  1. Pessoas produtivas não lidam com as distrações, elas as eliminam.

 

Distrações são destrutivas para nossa produtividade. De notificações do Facebook e lembretes por e-mail a visitas de colegas de trabalho e chamadas telefônicas incessantes, as distrações são aparentemente constantes na vida moderna.

Há, no entanto, um problema ainda maior do que o grande número de distrações que todos enfrentamos: nossa estratégia para lidar com distrações acaba por se tornar uma nova distração:

  • Precisamos aprender sobre as configurações de notificações para que nosso telefone não toque em horários estranhos e acabe com nossa concentração;
  • Precisamos marcar uma reunião para falar sobre nosso plano para ter menos reuniões não programadas;
  • Precisamos ler algo sobre disciplina e força de vontade para resistir às distrações.

Todos estes exemplos não mais do que distrações que surgiram para lidar com as distrações, ou seja, assumimos que as distrações são onipresentes em nossa vida profissional.

Para termos efetividade na gestão da nossa produtividade, primeiro temos que entender que ninguém é 100% imune às distrações, mas que isso não significa permitir ou normalizar o fato de estar cercado delas.

Você nunca será verdadeiramente produtivo se se permitir estar cercado por distrações.

A única maneira de nos libertarmos genuinamente da distração é isolá-las na fonte.

Pare de tentar lidar com as distrações e trabalhe para eliminá-las, por exemplo:

 

  • Em vez de ajustar as configurações de notificação do seu telefone, desligue-o e coloque-o em uma gaveta enquanto você estiver em uma tarefa importante;
  • Se há muita interrupção por colegas de trabalho, reserve a sala de reuniões do escritório para trabalhar por algumas horas;
  • Exclua os atalhos do navegador para sites de entretenimento, notícias e redes sociais, remova aplicativos de mídia social do telefone, elimine da TV do escritório ou de casa;
  • Habitue-se com horários específicos para se atualizar das notícias e redes sociais.

 

  1. Pessoas produtivas não se agridem internamente com críticas negativas

 

E aqui não é autoajuda, é apenas uma questão de perda de tempo. Nos acostumamos com a crença de que precisamos ser duros com nós mesmos para ter sucesso. São comuns alguns pensamentos como:

  • Eu não tenho jeito mesmo, não consigo lembrar de coisas simples;
  • Se eu tivesse mais disciplina, seria menos procrastinador;
  • Eu nunca vou conseguir…
  • Isso é impossível para mim.

Essa conversa interna normalmente se torna distorcida e irrealisticamente negativa, motivada por uma situação que não ocorreu como o esperado. Na verdade, temos momentos de fluidez e concentração e é mais produtivo buscar autoconhecimento do que ficar se torturando com cobranças ásperas e desmotivadoras.

Tente se perguntar por que aquela tarefa não fluiu, seria por falta de informações? O assunto não é de meu interesse? A tarefa parece longa demais? Dormi mal? Quais são os horários do dia nos quais estou com mais energia? E quais são os períodos de baixa energia? Quais os últimos trabalhos que me motivaram?

Tentar responder essas perguntas irá lhe dar elementos para mudar, enquanto as cobranças negativas só irão lhe colocar na condição de resignado com supostas incapacidades. Avaliar resultados e corrigir rotas é muito diferente de se auto torturar com erros. Se com esta mudança de pensamento apenas o seu humor melhorar, você já se tornará mais produtivo.

No relacionamento consigo mesmo você tem um parceiro ou um adversário?

 

  1. Pessoas produtivas não fazem o trabalho dos outros

 

Nenhuma técnica de gestão da produtividade irá dar resultados se você não estiver fazendo o trabalho que é importante para você. É comum que pessoas produtivas e organizadas acabem acumulando tarefas e responsabilidades de outros, este hábito deve ser eliminado. Lembre-se que ser produtivo não é ser ocupado.

Algumas situações que podem contribuir para assumirmos responsabilidades que não são nossas:

  • Medo de demissão ou de ficar com imagem negativa diante de colegas de trabalho;
  • Medo de ficar fora de novas oportunidades;
  • Promessa de aumento ou promoção;
  • Empolgação por um novo projeto.

É essencial reconhecer que se você deseja ser realmente produtivo, deve fazer as escolhas difíceis  e necessárias para fazer o trabalho que realmente importa.

Você não é obrigado a se esforçar para obter o pico de produtividade. Na verdade, muitas pessoas provavelmente não deveriam. Há muito a ser discutido sobre a troca de alguma produtividade por uma vida com menos estresse, mais tempo livre, mais realização pessoal, etc.

 

  1. Pessoas produtivas não perdem tempo e não usam desculpas.

“Amadores sentam e esperam por inspiração, o resto de nós apenas se levanta e vai trabalhar.”

Stephen King

 

Perder tempo é a antítese da produtividade, pessoas produtivas  simplesmente fazem as coisas, Iniciam uma tarefa, concluem uma tarefa. Não perdem tempo antes ou durante.

Superar os obstáculos é sua responsabilidade e as desculpas são apenas obstáculos que você deixou de levar em conta. Aprenda a antecipar todos os desafios possíveis que você pode encontrar em uma tarefa e certifique-se de ter um plano para superá-los. Ao assumir a responsabilidade pelos desafios, você não precisará de desculpas.

 

  1. Pessoas produtivas não esperam ajuda.

 

Pessoas altamente produtivas controlam cada tarefa e têm um planejamento para cada aspecto. Depender de outras pessoas, especialmente daquelas que não estão comprometidas e bem informadas é uma das armadilhas que podem acabar com um cronograma.

Embora você sempre precise depender de outras pessoas e usar os recursos disponíveis para começar em um nível de produção ideal, é vital garantir os recursos, o tempo suficiente e a motivação necessária para a equipe. Aceite ajuda onde puder, mas não espere por ela.

 

  1. Pessoas produtivas não prometem demais e não culpam os outros.

 

Produtividade é definir uma meta e tomar as medidas necessárias para alcançá-la. Quando você é zeloso demais com seus objetivos ou agressivo demais com seus prazos, abre-se a possibilidade de fracasso. Para permanecer altamente produtivo, é fundamental que você entenda seus pontos fortes e fracos e o que você pode realizar em um determinado momento. Saiba que você pode realizar o que se propôs e certifique-se de ter um plano.

Orgulhe-se do que faz e assuma a responsabilidade por cada tarefa, projeto e meta que aceitar. Lembre-se de que, no final, você é o responsável. Não transforme outra pessoa em bode expiatório se você perder um prazo. Assuma a responsabilidade e aprenda com a experiência. Aprenda como utilizar seus recursos e certifique-se de ter um plano se e quando eles falharem. Você descobrirá que, ao assumir a responsabilidade, terminará as tarefas mais cedo, planejará os obstáculos e ganhará autoconfiança.

 

  1. Mentes produtivas não ficam estagnadas.

 

Procure sempre melhorar processos para potencializar a produtividade. Quanto mais tempo você economizar nas pequenas coisas, mais tempo terá para terminar as grandes coisas.

Tenha sede de aprendizado, seja lendo livros, artigos, fazendo cursos, acompanhando podcasts…A mente atenta o ajudará a resolver problemas, permitindo que você se mantenha mais produtivo e mais apto a enfrentar os desafios que enfrenta diariamente.

 

  1. Pessoas produtivas não  permitem que o fracasso as impeça.

 

Você enfrentará problemas, encontrará obstáculos e irá falhar e estas são ferramentas para melhorar processos, encontrar soluções e se adaptar.

Mesmo as pessoas mais produtivas falham, mas é como elas  lidam com o fracasso que as tornam verdadeiramente produtivas.

 

  1. Ser produtivo não é ser multitarefa

Nossos cérebros não foram projetados para multitarefa. É uma ilusão achar que se está fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Na verdade, cada tarefa está sendo executada com micro interrupções, o que aumenta a chance de erros e, por consequência, de retrabalhos. É comum ao multitarefas acabar com vários afazeres  sem conclusão aumentando o desânimo e procrastinação. Concentre-se em uma coisa de cada vez e você fará as coisas mais rápido e será mais eficaz.

 

Dica final:

Pessoas produtivas têm o hábito de começar o dia com suas tarefas mais importantes e/ou difíceis, com isto o resto do dia ficará mais leve, garantindo um impulso na confiança.

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As 5 melhores ferramentas de produtividade para gestores

A rotina dos gestores pode virar um verdadeiro caos em meio ao planejamento de projetos, à coordenação de equipes e ao controle de resultados. Com as ferramentas certas de produtividade para gestores o profissional não precisa abrir mão de suas horas de lazer e do seu equilíbrio emocional para bater as metas da semana.

É muito comum a crença de que só é possível obter alta performance se cumprir uma carga horária maior no escritório. Esta crença leva a jornadas exaustivas que prejudicam tanto as empresas quanto os profissionais. Uma evidência é a síndrome de burnout, doença que vem crescendo entre a população economicamente ativa. Trata-se de um estado de esgotamento pelo trabalho que tem incapacitado executivos e funcionários ao redor do mundo.

Em vez de sofrer com as responsabilidades que batem na porta, vale a pena investir em tecnologias pensadas justamente para otimizar cada minuto do expediente. Confira cinco soluções essenciais para quem quer render mais – sem perder qualidade de vida!

Uma das características mais valorizadas no gestor é a capacidade de administrar o tempo. Para quem está nessa posição ou busque um cargo de nível gerencial, deve começar agora mesmo a eliminar processos ineficientes do cotidiano. Softwares lhe ajudarão a automatizar funções repetitivas e a compilar dados em escala.

É  importante, porém, ficar atento ao excesso, aderir a qualquer programa de computador que parece interessante também boicota a sua produtividade. É sempre melhor optar por soluções que centralizem e integrem o conhecimento da sua empresa, como estas que selecionamos abaixo.

Asana: Organização de projetos

Cabe ao gestor delegar tarefas e estipular prazos de entrega a partir do seu planejamento. Entretanto, apenas discutir essas demandas verbalmente não garante que todos os envolvidos estejam a par das suas atribuições. É por isso que gerenciadores de projetos, como o Asana, consistem em importantes ferramentas de produtividade, estas ferramentas vão muito além das listas de afazeres ou “To Do lists”.

Com o Asana é possível criar times e estrutura de cronogramas de trabalho. Por um lado, membros da equipe registram o status das suas atividades e permanecem alinhados com as metas coletivas. Por outro, o gestor acompanha o desempenho individual dos participantes e obtém um panorama geral sobre o andamento do projeto.

Acompanhamento de projetos (Fonte: Asana)

A organização do projeto em uma plataforma de produtividade é fundamental para que não haja esquecimento de detalhes, atrasos nas etapas de execução e retrabalho. Em suma, estimula-se mais cooperação entre os colaboradores e menos intervenção por parte do supervisor.

Não deixe de experimentar a versão gratuita do Asana.

NetEye: Reduza significativamente seus custos através da gestão inteligente e estratégica

Com livre conexão ao mundo digital, e agora com o incremento de horas em home office, as equipes ficam sujeitas a uma infinidade de distrações ao longo do dia.

Muitos serviços de e-mail e diversos softwares corporativos são disponibilizados na web. O problema está na grande oferta de entretenimento que também se encontra por lá. A fim de identificar desvios de atenção com redes sociais, mensageiros e conteúdo impróprio para o ambiente corporativo, aposte em um time tracker como o NetEye.

Inteligencia Estratégica

Módulo de Inteligência Estratégica/produtividade (Fonte: NetEye)

Essa ferramenta de produtividade mensura períodos de atividade e ociosidade nos computadores da empresa, mostrando quanto tempo é realmente dedicado ao trabalho, o gestor pode classificar programas e sites considerados de uso profissional ou pessoal, visualizar estatísticas referentes a cada colaborador/setor, configurar alertas de acessos indevidos e receber relatórios periódicos de desempenho. O painel mostra, ainda, o custo das distrações, informação essencial para evitar perda de lucratividade e competitividade.

Tais indicadores precisos de navegação servem para que os gestores promovam ajustes de comportamentos prejudiciais à própria performance e ao rendimento e produtividade do time. Além do mais, funcionam como argumento para premiar posturas exemplares.

Teste o NetEye gratuitamente durante 14 dias.

Rocket Chat: Comunicação interna

Reuniões muitas vezes são improdutivas . De fato, nem toda a situação requer agrupamento presencial da equipe. Existem discussões, anúncios e decisões que se tornam mais eficientes no meio virtual.

Um software oficial de chat simplifica a troca de ideias entre gestores e funcionários, minimizando a necessidade de deslocamentos no escritório. É uma solução para o trabalho remoto e também uma maneira de reduzir o bate-papo que tanto atrapalha quem está no entorno. Outra vantagem é certificar que as conversas sejam registradas, no intuito de impedir ruídos na comunicação interna.

Ferramenta de colaboração (Fonte: Rocket Chat)

A indicação da vez é o Rocket Chat, software brasileiro e gratuito. Ele permite a criação de canais com diferentes números de participantes e possibilita diálogos via texto, vídeo e áudio.

Instale o Rocket Chat na sua empresa.

Google Drive: Compartilhamento de arquivos

Existem documentos que você consegue enviar por e-mail, ou inclusive transferir via chat. Todavia, fica fácil de se confundir diante de tantas mensagens espalhadas pelas mídias corporativas. Imagine quanto tempo é desperdiçado procurando aquele PDF importante de última hora!

Sem dúvida, o Google Drive chega para revolucionar a forma como compartilhamos informações no trabalho. Até mesmo um pendrive parece obsoleto diante da tecnologia na nuvem. Afinal, ferramentas de produtividade como essa viabilizam que a sua equipe armazene arquivos em um só espaço seguro.

Compartilhamento de arquivos (Fonte: Google)

Alguns benefícios consistem na oportunidade de guardar um volume grande de dados e configurar permissões distintas para os usuários. Além disso, os colaboradores têm acesso rápido aos arquivos da empresa – sem precisarem estar conectados ao servidor local.

Produtos relacionados, como o Documentos do Google (Google Docs) e o Planilhas do Google (Google Sheets) permitem que você faça edições compartilhadas com outros usuários dos documentos armazenados em tempo real. Este recurso evita o vai e vem de versões por e-mail, consolidando as revisões e sugestões em um só documento.

Faça uma conta no Google Drive.

Evernote: Bloco de notas

Assimilar todas as novidades do mundo empresarial enquanto lida com as incumbências da gestão é uma tarefa difícil. Muitas vezes deixamos passar conteúdo útil para o seu desenvolvimento profissional para se manter focado em uma tarefa importante.

Há um jeito muito prático de salvar insights relevantes para não perdê-los de vista. Seja uma frase de efeito, um artigo, uma imagem… É possível anotar, clipar, etiquetar e sistematizar essas ideias, a fim de conferi-las mais tarde.

A quinta e última entre as ferramentas de produtividade que recomendamos neste artigo é o Evernote. Disponível nas versões desktop e mobile, o software tem potencial para se tornar seu assistente pessoal. Utilize-o para cadastrar lembretes e referências, substituindo papéis frequentemente extraviados.

Há ainda a extensão do Evernote que pode ser instalada no seu navegador de internet para capturar, etiquetar e salvar rapidamente os conteúdos interessantes para ler em outro momento.

Bloco de notas (Fonte: Evernote)

Assim, você libera espaço na sua mente para as tarefas do presente e evita aquela sensação desgastante de que está sobrecarregado por informações.

Registre-se no Evernote.

Para seguir potencializando a sua produtividade no escritório e, de quebra, aproveitar melhor os momentos de descanso, teste o NetEye gratuitamente e descubra onde o tempo da sua equipe, os recursos de TI e a segurança dos seus ativos estão sendo desperdiçados e ameaçados.

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Porque se preocupar com a seguranca dos dados no seu escritório de advocacia

Porque se preocupar com a segurança dos dados no seu escritório de advocacia?

Por Gustavo Rocha

Poderia discorrer um livro sobre este tema e ainda assim o mesmo não estaria satisfeito. Segurança quanto ao capital intelectual em termos de tecnologia traz inúmeras reflexões e principalmente dores de cabeça se não for bem administrada e cuidada.

Para este artigo, vamos trazer à baila 3 pontos que a segurança dos dados de um escritório de advocacia merecem cuidado.

Software jurídico

De nada adianta você ter um software jurídico bom, com inúmeros predicados, recursos, análises, resultados, se você não ensina o seu colaborador a usar uma senha decente (no mínimo 8 caracteres, letras e números, maiúsculas e minúsculas e caracteres especiais), troca periodicamente esta senha, não mantem a mesma anotada num papel na frente do computador, ou seja, se você realmente se preocupa com segurança, principalmente num mundo onde tudo está na nuvem e é web, você precisa ensinar o usuário a ter cuidado, um vazamento de dados em um escritório de advocacia representaria um prejuízo incalculável.

O problema na maioria das vezes não é a ferramenta, mas o como o usuário usa a ferramenta.

Arquivos na nuvem

Além do software jurídico, os arquivos estão em nuvens de todo tipo, muitas delas gratuitas ou de uso pessoal que são colocadas nos escritórios como soluções para o cliente – que não entende desta realidade – e acha ótimo poder acessar suas peças, jurisprudências e tudo mais no computador, celular, tablet, mas sequer sabe que estes arquivos não estão criptografados, que o acesso exclusivo por senha – muitas vezes senhas simples – possibilita maior facilidade de ataque craker, enfim, que ele pode ter sido confiado pelo cliente dos seus documentos e deve zelar pela guarda e bom uso dos mesmos, entretanto, sem conhecimento do uso da nuvem de forma adequada, poderá incorrer numa quebra desta confiança e pior, multas pesadas em termos de Lei Geral de Proteção de Dados.

Lei Geral de Proteção de Dados

Um dos princípios intrínsecos e explícitos da lei é a segurança dos dados dos usuários pelas empresas, incluindo qualquer tipo, portanto, escritórios de advocacia.

Tal mister nos provoca a uma questão básica: Se não cuidarmos do nosso software, da nossa nuvem, dos dados do cliente, como protegeremos nosso escritório da LGPD?

Segurança, transparência, responsabilidade, prevenção entre outros são os princípios que regem a Lei Geral de Proteção de Dados. Atentar para gestão dos dados antes de um vazamento, da segurança dos mesmos perante terceiros e perante o uso do pessoal interno do escritório, cientificar clientes como, onde, quando, e tudo relativo aos dados deles (que inclusive pode ser objeto de demanda contra o escritório de advocacia uma ação para que informe estes detalhes dos dados do titular), ter um Controller dentro do escritório para os dados, enfim, conhecer a LGPD e seus meandros para agir de forma proativa buscando segurança entre tantos outros princípios.

E você, como está diante desta realidade?

Não deixe pra depois. O preço sempre é mais alto quando o problema é maior.

Uma dica final:

Experimente gratuitamente o NetEye, com ele você terá auditoria dos seus arquivos e poderá monitorar todos os computadores do seu escritório. Acessos e bloqueios de USB, gerenciamento de impressões, alertas de acessos indevidos, gerenciamento de licenças de softwares, além de avaliar a produtividade e possibilitar acesso remoto, são apenas algumas das funcionalidades do NetEye.

Gustavo Rocha é consultor em gestão, tecnologia, marketing jurídico, robôs, jurimetria, inteligência artificial na seara jurídica. Conheça mais em www.gustavorocha.com

 

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