As avaliações de desempenho dos funcionários são importantes ferramentas não só para garantir o bom funcionamento de uma empresa ou organização, mas também para apoiar a motivação e o planejamento de carreira dos funcionários. Avaliar o desempenho dos funcionários ajuda a:

• Alinhar as metas individuais com as da organização;
• Fornecer uma visão clara sobre as responsabilidades e os objetivos do trabalho;
• Identificar as necessidades de treinamento;
• Estimular os relacionamentos positivos entre os funcionários e a gerência.

As avaliações de desempenho dos funcionários também estão atreladas ao planejamento do negócio, pois muitas vezes coincidem com as mudanças salariais e promoções.

Avaliar o desempenho dos funcionários de forma anual ou mensal?

A prática mais comum é a avaliação anual de desempenho, mas para uma gestão mais eficiente e manutenção da produtividade as avaliações podem ocorrer em períodos menores por vários motivos. Desde a avaliação de uma determinada atribuição ou habilidade, até o simples check-up com os funcionários de forma mais regular. A realização de revisões informais mensais pode ajudar a manter a gerência informada, abordar os problemas à medida que eles surgem e promover relacionamentos positivos.

Fazer revisões mais frequentes tira um pouco da pressão da revisão anual formal e promove uma cultura que valoriza o feedback e o processo de avaliações, correções de rotas e inovação.

Para fornecer feedback regular, as avaliações de desempenho não devem ser um evento anual. Reuniões trimestrais são recomendadas com os funcionários. Em uma empresa de médio porte, o planejamento e a avaliação do trabalho ocorrem duas vezes ao ano. O planejamento de desenvolvimento de carreira para os funcionários também é programado duas vezes ao ano, de modo que o funcionário discuta seu trabalho e sua carreira, formalmente, quatro vezes por ano.

Para saber a periodicidade ideal, nada como uma… avaliação 😉

Cada empresa tem sua realidade e cultura, além de estar em um caminho próprio de organização. Por isso, a discussão entre equipes e gerências é importante para definir a periodicidade e o pontos iniciais a serem abordados. O engajamento de todos à ideia e às práticas é sempre mais eficiente do que a imposição.

Caso nunca tenha sido implantado na empresa algum processo semelhante ou as equipes não estejam familiarizadas, o ideal é começar gradativamente e comunicar antecipadamente que o processo está sendo implantado, divulgando que o objetivo é revelar, reter e valorizar talentos, “azeitar a máquina” e criar ambientes de trabalho justos e eficientes.

Avaliações sempre são vistas como “teste” e/ou “possibilidade de demissão”. Evite este clima tenso com antecipação, reuniões de discussões sobre os problemas e o estímulo a que todos auxiliem nas resoluções. Criar o clima de time que quer marcar mais gols ajuda a criar a boa vontade necessária para a eficiência e o desejo de melhorar.

Na prática.

Formulários de avaliação do desempenho dos funcionários são essenciais para revisar e documentar formalmente o desempenho dos funcionários e obter seu reconhecimento de que a avaliação ocorreu. Isso é importante para apoiar importantes decisões de RH.

Por isso, estamos disponibilizando cinco modelos prontos de formulários para agilizar seu processo.

Nossos modelos gratuitos para o Excel e o Word são baseados nos materiais mais utilizados nesses processos, mas você pode modificá-lo para atender às necessidades da sua empresa. Preencha o formulário abaixo para ter acesso.

Dicas:

Na primeira reunião de avaliação com um funcionário nunca fale de desempenho positivo ou que precise de melhoria, a não ser que seja uma nova informação ou insight. Para uma gestão eficaz, gerentes discutem no dia a dia o desempenho positivo e os pontos de melhoria visando tornar uma prática comum, não uma crítica pessoal.

A primeira etapa é a definição de metas. É imperativo que o funcionário saiba exatamente o que se espera de seu desempenho. Suas discussões periódicas sobre o desempenho dos funcionários precisam se concentrar nessas partes significativas do trabalho do funcionário.

Documente o plano de trabalho. Sem um acordo por escrito e uma imagem compartilhada das metas do funcionário, o sucesso é improvável.

Defina como avaliar o desempenho dos funcionários. Descreva exatamente o que você está esperando do funcionário e exatamente como avaliará seu desempenho. Discuta com o funcionário seu papel no processo de avaliação. Se o processo de análise de desempenho da sua organização incluir uma autoavaliação do funcionário, compartilhe o formulário e fale sobre o que implica a autoavaliação.

Compartilhe as revisões de desempenho dos funcionários. Evite surpresas ao final do período de avaliação de desempenho. Um componente significativo do processo de avaliação é compartilhar e discutir em conjunto.

Evite se basear apenas em eventos recente positivos e negativos. Eventos recentes maquiam a avaliação global. Documente ocorrências positivas, como projetos concluídos, e ocorrências negativas, como um prazo perdido, durante todo o período de tempo da revisão de desempenho.

Solicite Feedback. Comentários de colegas que trabalham com o funcionário (chamado de feedback 360 ​​graus) servem para ampliar as informações de desempenho dos funcionários fornecidas.

Comece com discussões informais para obter informações de feedback. Considere desenvolver um formato para que o feedback seja fácil de digerir e compartilhar com o gerente. Se a sua empresa usar um formulário que você preenche antes da reunião, forneça a avaliação de desempenho ao funcionário antes da reunião. Isso permite digerir o conteúdo antes de discutir os detalhes com você. Esse gesto simples pode remover muita emoção e drama da reunião de avaliação de desempenho.

Prepare-se para a discussão. Nunca faça uma análise de desempenho sem preparação pois perderá as principais oportunidades de feedback e aprimoramento, além não incentivar a equipe com seus sucessos. A documentação que você manteve durante o período de análise de desempenho serve para você se preparar para a análise de desempenho de um funcionário.

Se necessário, pratique abordagens com sua equipe de Recursos Humanos. Anote os principais pontos de feedback, inclua marcadores que ilustrem claramente o ponto que você pretende fazer ao funcionário. Quanto mais você puder identificar padrões e dar exemplos, melhor.

Quando se reunir com o funcionário, dedique algum tempo aos aspectos positivos de seu desempenho. Na maioria dos casos, a discussão dos componentes positivos do desempenho deve dedicar mais tempo do que a dos componentes negativos.

O desempenho de um funcionário é totalmente negativo? Por que ele ainda trabalha para sua organização? Porém, não negligencie o ambiente no qual ele está inserido e as áreas que precisam de melhorias. Com um funcionário com desempenho insatisfatório, seja direto para que ele entenda a gravidade da situação. Use exemplos de todo o período de tempo abrangido pela análise e estimule a avaliação do ambiente e condições de trabalho que poderiam estar contribuindo para a má performance.

O espírito com o qual você encara essa conversa faz a diferença. Se sua intenção for genuína no sentido de ajudar a melhorar e você tiver um relacionamento positivo, a conversa será mais fácil e eficaz. O funcionário tem que confiar que você quer ajudá-lo a melhorar seu desempenho. Ele precisa ouvir você dizer que confia em sua capacidade de melhorar. Isso o ajuda a acreditar que ele tem a habilidade e o apoio necessários.

Conversa é a palavra chave. Se sua reunião se torna uma palestra, a avaliação de desempenho será um fracasso. Todos se sentirão cobrados e tratados injustamente.

Organize seus encontros de forma que o funcionário fale mais da metade do tempo. Incentive-os com perguntas como estas:

• O que você espera para ter objetivos mais desafiadores para este trimestre?
• Que apoio o departamento pode fornecer para você que o ajudará a atingir metas?
• Quais são as suas esperanças para suas conquistas em nossa empresa este ano?
• Como posso ser um gerente melhor para você?
• Com que frequência gostaria de receber feedback?
• Que tipo de programação podemos criar para que você não se sinta sem apoio, e para que eu receba o feedback de que preciso em relação ao seu progresso em suas metas?
• Qual seria a agenda ideal para nossas reuniões individuais?

Esperamos ter contribuído para desenvolver uma ferramenta eficaz para seu gerenciamento.

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