Nosso cérebro é uma máquina super poderosa, mas às vezes vacila e usa a procrastinação para nos sabotar. Justamente quando precisamos focar naquele relatório urgente as ideias dispersam, a atenção não se fixa em nada específico. Os minutos vão passando e, de repente, já não há mais tempo para executar a tarefa. Nos sentimos improdutivos, maus profissionais, incompetentes.

Um ser humano normal tem em torno de 60 mil pensamentos diários, 80% são negativos. Este quadro, no entanto, pode ser mudado.

“Eu só posso controlar aquilo de que tenho consciência. Aquilo de que não tenho consciência me controla. A consciência me fortalece.”

É comum em iniciar o dia resolvendo urgências, fazendo as tarefas que mais nos agradam, fazer pausas, conversas, cafezinhos, dar uma espiada nas redes sociais… Quando chega a hora das tarefas importantes, o dia está no fim. A desagradável sensação de que não rendeu nada o dia todo nos acompanha. A grande maioria das pessoas passa 95% do seu tempo no “piloto automático”.

Hoje vamos lhe dar três dicas para sair do piloto automático e assumir as rédeas do seu destino.

Vencendo a procrastinação: se é rápido, resolva agora!

Costumamos empurrar com a barriga tarefas que poderíamos resolver em dois ou três minutos. Nosso piloto automático faz isso. Depois acabamos soterrados por outros compromissos e as tarefas simples entraram no acúmulo.

Avalie seus e-mails:

Quantos podem ser respondidos na hora? Aquele telefonema para aprovar, confirmar ou dar um retorno rápido, se deixado para depois, vai ocupar espaço na sua agenda e/ou memória durante todo o tempo que você o estiver protelando. Não faz sentido deixar para depois estas tarefas rápidas, elas vão ser desvios de foco quando você estiver imerso em assuntos que merecem sua atenção total.

O acúmulo destas pequenas tarefas na sua mente é motivo de ainda mais procrastinação e pode, inclusive, prejudicar seu sono.

A caixa de entrada do stress

Uma caixa de entrada com centenas ou milhares de e-mails, que se multiplicam a cada dia, é a sua dose matinal e homeopática de stress. Entre spams, ofertas e newsletters estão emails de trabalho. E entre eles ainda estão os importantes, os que são para ler depois, os que você tem que avaliar, etc. Como processar todos sem correr o risco de perder algo importante ou atrasar a resposta para uma oportunidade?

Uma das táticas para isso já falamos acima: resolva os assuntos rápidos na hora. Outra é parar um pouco e organizar suas necessidades diárias, você faz isso uma única vez e aproveita os resultados para sempre.

Primeiro crie listas ou rótulos para seus tipos de email, por exemplo: ler, comprar, orçar, revisar, etc. Não faça muitas listas, tente agrupar os emails nas principais necessidades da sua rotina. Feita esta divisão em grupos, você está pronto para o próximo passo. Organizar sua caixa de entrada para que fique sempre “zerada”. Zerar a caixa de entrada vai lhe trazer uma ótima sensação e liberar sua mente para assuntos importantes e estratégicos. Parece bobagem, mas retirar estes pequenos afazeres da nossa memória melhora a concentração, o humor e ajuda a monitorar a procrastinação.

Para onde vão os minutos?

Alguns minutos somem misteriosamente durante o horário de trabalho. Na verdade, eles estão sendo roubados por diferentes distrações que se apresentam no dia a dia. E só é possível recuperá-los depois de descobrir como eles foram gastos. Você precisa saber se passa muito tempo ausente do computador, lendo portais de notícias ou mesmo resolvendo tarefas secundárias que poderia delegar.

É muito fácil perder a linha de raciocínio ao entrar no ciclo da procrastinação. Necessitamos de reforço para monitorar nossos próprios comportamentos. A melhor solução é recorrer aos softwares especializados em medição de produtividade. Identificar exatamente quanto tempo você gasta em cada atividade consiste no primeiro passo para a correção de conduta.

É isso que o NetEye faz, gerando relatórios sobre o desempenho dos colaboradores. Ele identifica, em tempo real, quais páginas ou programas estão sendo acessados por cada usuário. Além disso, permite classificar quais tarefas são consideradas pessoais e profissionais. Ao final do dia, você terá estatísticas para analisar como utilizou o seu computador ao longo do expediente com todo o poder de análise que a Inteligência Estratégica pode agregar à sua gestão.

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