Quando pensamos em um parque de TI, os componentes de hardware vêm facilmente à cabeça. Você sabe, em média, quantos computadores existem na empresa. Mas acaba esquecendo de outros ativos que, por serem intangíveis, fogem do controle: as licenças de software.

46% dos softwares instalados em computadores brasileiros não estão devidamente licenciados, conforme pesquisa lançada pela BSA | The Software Alliance em 2018.

É provável que os pacotes da Microsoft integrem a rotina de diversos setores. Além disso, cada profissional conta com uma série de  sistemas específicos para cumprir a sua função. ERP, intranet, CRM, editor gráfico, banco de dados… Todos eles contam com uma documentação que rege o seu aproveitamento por terceiros.

Hoje vamos falar sobre como funcionam os licenciamentos e por que você deve gerenciá-los!

Como funciona o licenciamento de software

A licença de software consiste em um contrato firmado na hora da compra. Preocupados com as características técnicas do programa, nem sempre atentamos aos termos e condições legais que regem essa autorização.

Primeiramente, é necessário entender a demanda interna pelo programa, para então negociar alternativas de contratação junto ao fornecedor. Alguns dos fatores que devemos considerar são o número de computadores nos quais será instalado o software, as funcionalidades disponíveis, os serviços inclusos, bem como a duração do acordo.

O formato de licenciamento dirá se você tem direito à manutenção e atualizações periódicas, se o contrato é vitalício ou precisa ser renovado, além de determinar as condições de pagamento.

Em se tratando de um software proprietário, como é o caso das ferramentas corporativas mais conhecidas, todos os direitos são reservados ao autor da obra – conforme assegurado pela Lei 9.609.

Vale lembrar que todos os programas instalados nas dependências de uma empresa ficam sobre sua responsabilidade jurídica.

Por que gerenciar suas licenças

Licenças irregulares são capazes de gerar uma dor de cabeça para gestores de TI. Muitos acreditam que não ocorre fiscalização nas empresas e, portanto, podem burlar o contrato. Também há quem considere que os softwares livres e pirateados saem mais em conta.

Não se iluda! Listamos, abaixo, as principais vantagens de administrar corretamente o seu licenciamento.

Prepara para auditorias

Campanhas de fiscalização contra a pirataria vêm crescendo no Brasil, principalmente entre grandes distribuidoras de software. Você está sujeito a receber um aviso de auditoria a qualquer momento. Afinal, é direto do fabricante garantir que os termos de uso sejam cumpridos.

Empresas que não gerenciam suas licenças de software ficam vulneráveis a inconformidades e violações contratuais. O resultado são multas e prováveis ações judiciais. Mesmo que tudo esteja nos conformes, já pensou em ficar com a equipe de TI comprometida para reunir toda a documentação dentro do prazo?

Por outro lado, um controle minucioso de licenças evitará situações assim, propiciando a regularização prévia do seu parque de máquinas.

Reduz custos com software

Falta de visibilidade em relação ao licenciamento de softwares provoca um problema silencioso, porém caro, às empresas. Adquirir mais licenças do que necessário, prática conhecida como shelfware, representa um grande desperdício de dinheiro. Ao gerenciar os programas instalados em cada estação de trabalho, será possível compreender se o número de licenças adquiridos bate com a quantidade de usuários ativos.

Depois que você apresentar uma conduta impecável diante das audições, conforme comentado na dica anterior, ainda conquistará um poder maior para negociação com o fabricante.

Diminui riscos à segurança

O hábito de instalar softwares livres ou não-licenciados está diretamente ligado à infecções por malware. Fora que, trabalhando com um programa irregular, você não tem acesso às atualizações que corrigem bugs e falhas de segurança. Perda de dados e prejuízo à reputação da empresa são consequências alarmantes para qualquer negócio.

Novamente, você aumentará seus gastos para remover essas ameaças. Conforme a IDC, vírus associados a softwares pirateados custam uma média de 360 bilhões de dólares, anualmente, para as organizações.

Cuidados com a legalização da infraestrutura de TI reduzem drasticamente esses riscos.

Aumenta a produtividade da TI

Irregularidades nas suas licenças de software podem lhe privar de um serviço essencial: o suporte técnico. Sem a devida assessoria do fabricante, o tempo perdido em decorrência de dificuldades com a ferramenta será significativo. A performance ruim de um sistema reflete no desempenho de todas as equipes que dependem dele.

Em contrapartida, uma relação completa dos programas adquiridos pela sua empresa impedirá que você fique com qualquer funcionalidade indisponível por atraso no pagamento ou falta de renovação.

Gerencie licenças de software com o NetEye

Agora que você já viu o quanto sua empresa pode deixar de perder com o gerenciamento de licenças, livre-se de qualquer incerteza nesse processo. Cadastrar as configurações do seu parque manualmente é fórmula para o desastre.

Uma solução que automatize o controle de inventário previnirá erros humanos, registros defasados e surpresas desagradáveis.

Com o NetEye, você coleta os dados de todas as estações de trabalho com um clique. Ele detecta chaves de instalação de produtos Microsoft, sistemas operacionais e qualquer outro programa que conste na sua rede. Também mantém um histórico e emite alertas sobre alterações de software realizadas nos computadores, para que nenhuma mudança passe despercebida.

As informações relativas ao seu parque de máquinas ficam centralizadas em uma console intuitiva que estará sempre atualizada.

Em suma:

• Busque modelos de licenciamento adequados para a sua realidade organizacional.
• A gestão de licenças de software protege e rentabiliza os ativos tecnológicos da sua empresa.
• Quanto maior a complexidade do seu parque, mais necessário se faz um controle automatizado de infraestrutura.

E tem mais! O levantamento da BSA também indica que o investimento em gestão para compliance de softwares proporciona um aumento de 11% no rendimento das empresas.