A falta produtividade, a procrastinação e aquela desesperadora sensação de não saber por onde começar a resolver as tarefas, são fontes geradoras de estresse e de uma espiral muito negativa para a vida profissional e pessoal. Provavelmente você não tem certeza que as tarefas que executa diariamente são exatamente as que você deveria estar fazendo naquele momento, para ter controle do seu tempo, fluxo de trabalho e lazer.

Esta é a rotina para muitos profissionais, ser o famoso “apagador de incêndios”.  Para quebrar esta rotina precisamos buscar conhecimento com quem se dedicou ao tema.

Não gerenciamos o tempo, ele é um ativo constante e volátil, gerenciamos a forma como usamos o tempo.

No livro “Getting Things Done – A arte de fazer acontecer”, David Allen, pesquisador que desenvolveu o método GTD de produtividade. durante 2 décadas, testou métodos para responder 3 perguntas: O que fazer? Quando fazer? Como fazer?

O GTD busca a simplicidade. Técnicas fáceis de implementar para ter níveis elevados de produtividade e eficiência mantendo o pensamento sereno e o controle da sua rotina.

Esta é a edição usada para escrever este resumo, há edições atualizadas à venda.

Os velhos modelos e hábitos não são mais suficientes, nosso trabalho muda o tempo todo.

Desde que saímos das linhas de montagem, nosso trabalho passou a ter fronteiras indefinidas. Grande parte das pessoas envolvidas em projetos está fazendo cinco ou seis coisas ao mesmo tempo e tudo agora. Além disso, nossas funções são mutantes dentro das organizações, cada vez mais temos que dominar vários assuntos e técnicas que se relacionam. A falta de limites definidos acaba gerando mais trabalho para todos.

Neste quadro, os planejadores pessoais, agendas, listas de tarefas, prioridades ABC e outras ferramentas de organização organizam apenas uma pequena porção do fluxo de demandas.

Como no karatê: A mente clara como água.

No livro, David faz uma analogia ao conceito “prontidão” das artes marciais: “Se sua mente está vazia, está sempre pronta para qualquer coisa.” Mas como estar com a mente “vazia” sob a pressão dos prazos, metas, urgências e tarefas que caem de paraquedas no seu planejamento?

Uma constatação um tanto óbvia mas que não resolvemos, é que a maior parte do stress que vivenciamos vem dos compromissos mal administrados que assumimos.

Fazemos “acordos” mentais o tempo todo: “tenho que me exercitar…”, “preciso iniciar aquele curso…”, “o projeto X precisa ser implementado em Y tempo…”, “preciso de mais tempo para a família…”

Cada “acordo”, mesmo os pequenos e os que são “apenas uma vontade para o futuro”, ficam na sua mente e geram “lacunas” que precisam ser preenchidas e que ficam voltando, sugando sua atenção e cobrando resoluções. Todos esses compromissos e acordos devem estar armazenados fora da sua mente, para que ela fique “clara como água”.

Em parte, o nosso cérebro é meio estúpido.

Imaginamos que nossos neurônios catalogam cada compromisso, cada “acordo” mental na data e no fluxo de tempo correto para só nos lembrar na hora certa de agir em cada etapa. ERRADO!

As informações, desejos, metas, sentimentos, lembranças, etc., estão todos fragmentados em nossa mente. Dependendo do estímulo, associações são feitas e tudo volta de forma desordenada. Deixar tudo na mente faz com que você mergulhe na “síndrome das coisas-demais-para-fazer” e acabe atrasando ou esquecendo compromissos de trabalho.

Nossa memória não é confiável, pois empilhamos “tralhas” nela a cada segundo e a sobrecarregamos.

Como administrar a “Tralha”?

No livro, o autor não usa o termo “tralha” de modo pejorativo, mas referindo-se a tudo que entrou no seu mundo psicológico ou físico mas que você ainda não definiu destino, resultado, nem qual a próxima ação a fazer para implementá-lo. Tudo que domina nossa atenção deve ser armazenado e ordenado fora da mente em um sistema confiável, que possa ser consultado sempre que necessário. Assim quando estivermos exercendo determinada atividade teremos mais tranquilidade para focá-la, pois os outros compromissos estão anotados e organizados em um local seguro e serão consultados quando chegar o momento.

O primeiro passo: incorporar o hábito de não deixar nada na mente.

• Você não administra cinco minutos e acaba ficando com seis;
• Você não administra sobrecarga de informações;
• Sua mente consciente é uma ferramenta de concentração, não de armazenagem;
• Você não administra prioridades, você TEM prioridades;
• A chave para administrar toda sua “tralha” é administrar suas ações;
• Você não executa um projeto, mas várias pequenas ações que o completam;
• O problema não é a falta de tempo, mas a falta de clareza e de definição do que é o projeto.

O grande problema é que sua mente fica lhe lembrando coisas quando você não pode fazer absolutamente nada por elas.

Como ter o controle?

Independente do tipo de atividade que exercemos, passamos por cinco estágios para administrar o fluxo de trabalho. O método GTD propõe incrementar a dinâmica desses cinco estágios:

1- Coletar coisas que exigem nossa atenção

Mais que uma lista de afazeres, este é o processo de selecionar o que precisará de sua atenção e passar para um local confiável, retirando da sua mente.

Por exemplo: sua lista de e-mails. Avalie o que pode ser respondido em menos 2 minutos e resolva, delete o que não precisa e adie ou transforme em uma tarefa o que precisará de sua atenção posterior. Falamos mais sobre a caixa de entrada do stress neste artigo.

2- Processar cada item, avaliando seu significado e o que deve ser feito em seguida

As “tralhas” que exigem atenção devem ser transformadas em tarefas ou anotações organizadas que podem ser feitas em planilhas, cadernos, quadros ou os gerenciadores de tarefas.

Existem vários com mais e menos recursos, eu uso o Asana. Tem versão gratuita com várias funcionalidades. Existem outros como o RunRun.it, e o Trello, que é um organizador que usa o estilo Kanban gerenciando suas atividades em quadros com listas de tarefa.

É importante definir o mínimo de “caixas de entrada” ou “zonas de coleta”, concentrando a organização para facilitar as consultas e revisões periódicas.

Para cada e-mail, tarefa, projeto você deve fazer as perguntas certas para definir os próximos passos. Se não é importante, delete. Se é rápido, resolva. Se exige atenção, organize, delegue, passe para seu sistema de tarefas descrevendo os próximos passos, data de conclusão e todas as informações disponíveis. Com isso você tira da cabeça esta preocupação até o momento de efetivamente trabalhar nela.

Abaixo, o diagrama do fluxo de trabalho GTD:

A pergunta “O que é isto?” pode parecer estranha num primeiro momento, mas respondê-la é o primeiro passo para a organização. Muitas vezes guardamos itens e informações para as quais não teremos uso, criando um “depósito” que só atrapalha e desvia a atenção.

3- Organizar em categorias a “tralha” necessária

O diagrama de fluxo de trabalho GTD mostra nos oito retângulos externos que representam as categorias de lembretes e materiais que irão definir as ações necessárias para cada uma.

Para os itens que não necessitam nenhuma ação as categorias são: Lixo, incubação e referências.

Em seguida, para cada item que deve ser resolvido, um projeto, uma tarefa, quadro, planilha ou agendamento detalhado deve ser criado.

4- Revisar periodicamente e atualizar status, informações, datas…

No seu planejamento semanal você pode criar uma tarefa recorrente nas sextas-feiras: “Organização semanal”.

Ter um tempo para organizar a próxima semana, atualizando informações, ajustando deadlines, verificando necessidades, etc. deixa a mente mais leve para curtir o fim de semana.

Claro que as revisões e atualizações dos trabalhos em andamento são diárias, ou de acordo com a complexidade de cada projeto ou tarefa.

5- Fazer com propósito e foco

Parece simples, mas definir o que fazer no momento mais apropriado nem sempre é uma decisão clara.

Muitos projetos ou tarefas podem parecer mais complicados, o que induz à procrastinação ou à escolha de outros mais simples. O fator “inspiração” também pode contribuir para isso. Através dos três passos anteriores do método GTD, você já terá uma visão sobre as dificuldades e prazos, mas tenha em mente estes critérios:

• Contexto – Este trabalho pode ser feito em qualquer lugar? (Como rascunhos, ideias, insights) Ou é preciso estar no escritório, necessita alguma ferramenta, apoio, etc.
• Tempo disponível – A que horas você vai precisar fazer outra coisa? Terá reunião que interromperá seu fluxo criativo/produtivo?
• Energia disponível – Algumas tarefas necessitam energia mental fresca e criativa, outras são atividades reativas que podem ser realizadas quase “no automático”.
• Prioridade – Considerando os critérios anteriores, qual atividade vai lhe trazer maior proveito?

Parece complicado aplicar o Método GTD no dia a dia quando estamos imersos em urgências. Mas à medida que você vai organizando, mesmo que de forma gradativa, fica mais intuitivo aplicá-lo. Nem todas as atividades precisam ser descritas com todos os detalhes, há casos em que é mais rápido executar do que descrever. Mesmo assim, à medida que o método vai ficando familiar o aplicamos automaticamente.

Este é um resumo do GTD, recomendamos muito a leitura do livro, pois não abordamos aqui o aprofundamento de cada etapa e técnicas.

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