A produtividade para empresas é um desafio para qualquer empresa que busque se destacar dentro do ambiente competitivo. Na verdade, podemos afirmar que se trata de uma condição fundamental para a sobrevivência das empresas. Sobretudo num ambiente em que a evolução tecnológica multiplica novos recursos.

Nesse aspecto, vale chamar atenção para a forma como as empresas encaram a exploração desse arsenal tecnológico. Há um crescente reconhecimento da necessidade de agregar a tecnologia aos processos organizacionais. A decisão de adotar a solução tecnológica só pode ser bem-sucedida, todavia, se esta responde a problemas e oportunidades reais.

Falaremos um pouco sobre essa questão nesse artigo, no qual abordaremos um outro aspecto tão ou mais importante do que agregar a tecnologia aos seus negócios. Trata-se, principalmente, do papel do ser humano como fator de produtividade para empresas. Veremos que equipes motivadas e saudáveis são fatores de produtividade e sucesso das organizações.

5 técnicas de produtividade para empresas 

1 – Otimize custos, recursos e força de trabalho

Você já parou para avaliar a taxa de ocupação de seus colaboradores? É muito comum chegar às empresas e observar que a taxa de ocupação em relação à carga horária é insatisfatória. Se uma taxa de ocupação de 100% é sinal de que está faltando gente para trabalhar, uma taxa de 60%, por exemplo, mostra mal aproveitamento do tempo e dos recursos humanos. Você poderia ter uma equipe mais enxuta dando conta de todas as tarefas, reduzindo o custo com recursos humanos. Em alguns casos, poderia ter uma jornada de trabalho reduzida com a mesma produtividade, reduzindo custos administrativos e operacionais.

Outro ponto crítico, comum em áreas como indústria e construção, por exemplo, é o desperdício de materiais. Esse desperdício de recursos é um custo inútil e não recuperável para a empresa, que deve ser enfrentado.

Lembre-se, ainda, que tempo é um dos recursos mais valiosos para uma organização. Muito cuidado com as reuniões prolongadas e difusas, que tratam de muitos assuntos. Reuniões devem ser com foco em um problema e busca de soluções para os mesmos. Outro problema é a dificuldade de acesso às informações. Informação acessível é uma questão de organização, que precisa ser enfrentada, de modo a evitar que uma tarefa seja executada em prazos superiores ao que poderia ser se a informação fosse facilmente encontrada.

2 – Faça a remodelagem dos processos

É preciso que os gestores tenham uma visão sistêmica da organização, que é feita de processos, que se cruzam, interligam e cooperam entre si. Dessa forma, o passo a ser dado é mapear todos esses processos, não só os internos, que impactam na produtividade da empresa, como aqueles que constituem a experiência dos clientes com os canais de interação, sejam eles de venda ou atendimento.

A remodelagem de processos é produto do estudo do sistema, que decorre do mapeamento realizado. É a partir do diagnóstico feito pelos gestores que será possível identificar os problemas e as oportunidades para a adoção de modelos mais ágeis e eficientes, que devem permear todas as competências da organização, sejam elas administrativas, operacionais ou gerenciais.

Lembra de quando falamos da adoção correta da tecnologia? A tecnologia correta será reconhecida a partir do momento que, por meio do diagnóstico, os problemas sejam identificados. Ela está, com certeza, na linha de frente do processo de remodelagem.

3 – Invista em software de gestão empresarial hospedado na nuvem

Se falamos em remodelagem de processos e otimização de recursos, é natural lembrar da tecnologia da informação como canal óbvio para a obtenção desses benefícios. Um bom software de gestão empresarial ERP é aquele capaz de automatizar os processos, reduzindo suas etapas.

Um exemplo do que é uma automação satisfatória é quando você realiza uma venda no ponto de venda e o sistema, automaticamente:

•  emissor de nota fiscal;
•  baixa a peça no modulo de controle de estoque;
•  gera alteração no relatório de vendas;
•  gera alteração nos relatórios financeiros;
•  etc.

Invista num sistema hospedado em nuvem, capaz de manter sua equipe integrada mesmo estando em diferentes lugares, agilizando as tomadas de decisão. Um bom software, com os melhores recursos, vai tornar as tarefas administrativas, operacionais e até gerenciais mais ágeis e produtivas.

4 – Cuide da saúde dos colaboradores

Saindo da questão específica da TI para o RH, todas as empresas deveriam ter programas de saúde para os colaboradores. Portanto, não se trata só de oferecer assistência médica. É necessário adotar programas de ergonomia, de modo a prevenir as doenças de trabalho. As doenças do trabalho representam um custo enorme para a empresa, pois levam ao afastamento de pessoas treinadas e implicam custos com contratação e treinamento.

Ao mesmo tempo, deve-se recorrer a programas educativos de saúde. Sabemos que alimentação e atividade física são os dois fatores chaves para uma boa saúde, assim como sabemos que pessoas saudáveis produzem mais. Por que não investir na educação de seus colaboradores?

Para concluir, cabe à organização investir em um ambiente de trabalho que favoreça a produtividade. Além de bons equipamentos, é preciso investir em um ambiente que seja acolhedor, com lideranças qualificadas, conforto, regras justas e claras, canais de comunicação acessíveis e perspectivas de realização. Tudo isso contribuirá para a produtividade de sua equipe.

5 – Adote políticas de benefícios relacionadas à produtividade

Oferecer benefícios como seguro saúde e vale alimentação são fatores de incentivo, não há dúvidas. Não obstante, há um outro aspecto que as empresas precisam levar em consideração, que são as expectativas das pessoas com relação ao trabalho.

A tarefa não é tão fácil e requer líderes capacitados, mas vale a pena investir em conhecer seus colaboradores, entender o que eles buscam. A maioria das pessoas buscam atividades em que se sintam bem, produtivas e reconhecidas. Algumas querem evoluir profissionalmente. Como criar políticas para reter esse profissional que deseja evoluir? Ora, cabe à empresa criar condições para que ele possa agregar valor à sua carreira e, ao mesmo tempo, fazer com que ele se torne leal à empresa.

Acima de tudo, no entanto, é preciso pensar que o que move a empresa é a força da equipe. Tome cuidado ao incentivar a competição entre os membros da equipe, pois isso pode ter efeito contrário. Encontre formas de recompensar a equipe pelos resultados. Seja claro quanto aos objetivos a serem alcançados e quais são as recompensas relacionadas. Isso ajudará a que a equipe trabalhe em conjunto, de forma colaborativa, aumentando a produtividade para empresas a alcançar seus objetivos.