Para aliar alta performance operacional à sustentabilidade no parque de máquinas, os responsáveis da área devem administrar recursos com cautela. Essa gangorra entre qualidade e economia faz com que os decisores experienciem um dilema quando se trata de otimizar investimentos em contratos de TI.

Afinal, como é possível atender às demandas tecnológicas da empresa dentro de um orçamento limitante? A diretoria cobra cortes de gastos, enquanto as equipes querem melhores computadores e sistemas. Pois o nosso artigo ajuda, justamente, quem está estagnado diante de uma infraestrutura inflada ou ineficiente.

Ao terminar a leitura, você saberá precisamente onde cortar gastos desnecessários no ambiente computacional. Ainda lhe mostraremos como aumentar o rendimento daqueles bens e serviços que já estão presentes no seu cenário. Aproveite!

Otimizando custos com contratos de TI

Antes de mais nada, a gestão de contratos precisa ser entendida como um processo contínuo que visa mitigar os riscos existentes em todas as fases do acordo – desde o momento no qual definimos os bens e serviços que serão contratados até o descarte/encerramento dos mesmos.

Ou seja, as iniciativas para otimização de custos listadas abaixo exigem que você acompanhe de perto o ciclo de vida dos seus ativos. Nossas dicas se aplicam às mais diversas soluções adquiridas pelo setor de TI: licenciamento de softwares corporativos, planos de telefonia e internet, garantia de equipamentos, outsourcing, e assim por diante.

Planeje todas as contratações

Sem dúvida, a formalização do escopo de trabalho é o primeiro passo para uma contratação de sucesso. Aquisições realizadas às pressas multiplicam a chance de desperdício de dinheiro. Portanto, antes de autorizar qualquer transação, busque uma justificativa clara junto ao usuário que a solicitou. Outro fator importante é seguir as especificações do pedido, para evitar a compra de produtos inadequados.

Ademais, o planejamento passa por uma análise criteriosa de parceiros e fornecedores. Olhe, primeiramente, para os contatos que a sua empresa já possui. Mas não deixe de correr atrás de novos orçamentos para encontrar o melhor custo-benefício.

Calcule o investimento total em contratos

Se você não calcula o quanto investe atualmente em contratos de TI, como vai verificar a disponibilidade de verba para aprovação de um novo projeto? Descubra quais foram os gastos recorrentes, pontuais e imprevistos nos últimos meses. O levantamento periódico dessas informações via inventário de TI permite que o seu departamento promova uma previsão orçamentária condizente com a própria realidade. Como consequência, a empresa deixa de comprometer capital que possui destino certo.

Regularize contratos que estão expirados

Em termos de contratos de TI, a maior causa de endividamentos talvez seja a incidência de pirataria de software. Não estamos falando apenas no download ilegal de programas que deveriam ser licenciados. De fato, o mero esquecimento de uma renovação de licença pode caracterizar violação de direito autoral. Significa, em suma, que a sua empresa fica sujeita a processos jurídicos e ao pagamento de indenizações.

Regularizar o parque de máquinas parece caro, mas uma multa por pirataria pode representar até três mil vezes o valor do sistema que estava sendo empregado sem autorização. Indicamos que você monitore os softwares que são instalados nas estações de trabalho para evitar surpresas em uma auditoria.

Aprimore as configurações dos sistemas contratados

É bem provável que os colaboradores optem pela configuração padrão dos programas contratados. Isso porque, em função da alta complexidade dos direitos de uso, muitos não têm paciência ou conhecimento para personalizar pacotes conforme os requisitos internos.

Parece óbvio, mas não há razão para pagar por funcionalidades que não serão inteiramente desfrutadas. Logo, preste atenção nos detalhes ao selecionar suas ferramentas corporativas e cancele aquilo que não for necessário.

Estude os acordos de nível de serviço

Similarmente ao tópico anterior, vale ressaltar a relevância de estudar o seu Service Level Agreement (SLA) – ou Acordo de Nível de Serviço. Essa documentação descreve todas as atividades previstas para um contrato de prestação de serviços de TI. Inclui termos de compromisso, prazos, níveis de assistência técnica, etc.

Revise-as com frequência para validar se as metas inicialmente estipuladas com o contratado estão sendo cumpridas. O acompanhamento também impede que você solicite serviços que não estavam previstos e acabe com uma cobrança extra no final do mês.

Verifique o aproveitamento dos contratos existentes

Ampliações de espaço físico e mudanças organizacionais costumam resultar em recursos esquecidos. Como a máquina nova que ficou jogada em um canto da empresa, sem receber as manutenções garantidas pelo vendedor. Ou os créditos de Skype comprados para a funcionária que deixou de fazer ligações durante o expediente.

A resposta para esse problema é mapear quais dos contratos que estão em andamento são efetivamente aproveitados. Com certeza, você verá que paga algumas mensalidades à toa. Por outro lado, sua empresa deixará de adquirir soluções repetidas, providenciando o remanejamento de ativos subutilizados.

Utilize uma ferramenta para gestão automatizada

Guardar a cópia do contrato no armário do escritório ou salvar o PDF em uma pasta aleatória não é produtivo. O ideal é que esses arquivos sejam inseridos em uma plataforma centralizada, capaz de oferecer foco estratégico para a gestão de ativos. Caso contrário, a sua equipe só lembrará que a documentação existe quando acontecer algum problema relativo ao produto ou serviço (feito a suspensão de um sistema que não foi renovado).

Uma ferramenta de controle automatizado lhe permite conquistar ampla perspectiva a respeito dos investimentos da TI.

Gestão de contratos com o Adam

O Adam é uma aplicação web desenvolvida pela NetEye para simplificar a gestão de contratos de TI. Cadastre-se agora para um teste gratuito na ferramenta e conheça sua nova aliada para a otimização de custos.

Em poucos cliques, você visualiza: quanto custa cada solução que você contratou, qual é o fabricante mais contratado, quais são os modelos de contratação mais presentes, quais estações de trabalho estão associadas ao contrato, qual é a data de vencimento de cada contrato… E ainda recebe notificações quando um contrato está prestes a expirar!