As 5 melhores ferramentas de produtividade para gestores

janeiro 27, 2021 Posted by Kauer NetEye In Produtividade

A rotina dos gestores pode virar um verdadeiro caos em meio ao planejamento de projetos, à coordenação de equipes e ao controle de resultados. Com as ferramentas certas de produtividade para gestores o profissional não precisa abrir mão de suas horas de lazer e do seu equilíbrio emocional para bater as metas da semana.

É muito comum a crença de que só é possível obter alta performance se cumprir uma carga horária maior no escritório. Esta crença leva a jornadas exaustivas que prejudicam tanto as empresas quanto os profissionais. Uma evidência é a síndrome de burnout, doença que vem crescendo entre a população economicamente ativa. Trata-se de um estado de esgotamento pelo trabalho que tem incapacitado executivos e funcionários ao redor do mundo.

Em vez de sofrer com as responsabilidades que batem na porta, vale a pena investir em tecnologias pensadas justamente para otimizar cada minuto do expediente. Confira cinco soluções essenciais para quem quer render mais – sem perder qualidade de vida!

Uma das características mais valorizadas no gestor é a capacidade de administrar o tempo. Para quem está nessa posição ou busque um cargo de nível gerencial, deve começar agora mesmo a eliminar processos ineficientes do cotidiano. Softwares lhe ajudarão a automatizar funções repetitivas e a compilar dados em escala.

É  importante, porém, ficar atento ao excesso, aderir a qualquer programa de computador que parece interessante também boicota a sua produtividade. É sempre melhor optar por soluções que centralizem e integrem o conhecimento da sua empresa, como estas que selecionamos abaixo.

Asana: Organização de projetos

Cabe ao gestor delegar tarefas e estipular prazos de entrega a partir do seu planejamento. Entretanto, apenas discutir essas demandas verbalmente não garante que todos os envolvidos estejam a par das suas atribuições. É por isso que gerenciadores de projetos, como o Asana, consistem em importantes ferramentas de produtividade, estas ferramentas vão muito além das listas de afazeres ou “To Do lists”.

Com o Asana é possível criar times e estrutura de cronogramas de trabalho. Por um lado, membros da equipe registram o status das suas atividades e permanecem alinhados com as metas coletivas. Por outro, o gestor acompanha o desempenho individual dos participantes e obtém um panorama geral sobre o andamento do projeto.

Acompanhamento de projetos (Fonte: Asana)

A organização do projeto em uma plataforma de produtividade é fundamental para que não haja esquecimento de detalhes, atrasos nas etapas de execução e retrabalho. Em suma, estimula-se mais cooperação entre os colaboradores e menos intervenção por parte do supervisor.

Não deixe de experimentar a versão gratuita do Asana.

NetEye: Reduza significativamente seus custos através da gestão inteligente e estratégica

Com livre conexão ao mundo digital, e agora com o incremento de horas em home office, as equipes ficam sujeitas a uma infinidade de distrações ao longo do dia.

Muitos serviços de e-mail e diversos softwares corporativos são disponibilizados na web. O problema está na grande oferta de entretenimento que também se encontra por lá. A fim de identificar desvios de atenção com redes sociais, mensageiros e conteúdo impróprio para o ambiente corporativo, aposte em um time tracker como o NetEye.

Inteligencia Estratégica

Módulo de Inteligência Estratégica/produtividade (Fonte: NetEye)

Essa ferramenta de produtividade mensura períodos de atividade e ociosidade nos computadores da empresa, mostrando quanto tempo é realmente dedicado ao trabalho, o gestor pode classificar programas e sites considerados de uso profissional ou pessoal, visualizar estatísticas referentes a cada colaborador/setor, configurar alertas de acessos indevidos e receber relatórios periódicos de desempenho. O painel mostra, ainda, o custo das distrações, informação essencial para evitar perda de lucratividade e competitividade.

Tais indicadores precisos de navegação servem para que os gestores promovam ajustes de comportamentos prejudiciais à própria performance e ao rendimento e produtividade do time. Além do mais, funcionam como argumento para premiar posturas exemplares.

Teste o NetEye gratuitamente durante 14 dias.

Rocket Chat: Comunicação interna

Reuniões muitas vezes são improdutivas . De fato, nem toda a situação requer agrupamento presencial da equipe. Existem discussões, anúncios e decisões que se tornam mais eficientes no meio virtual.

Um software oficial de chat simplifica a troca de ideias entre gestores e funcionários, minimizando a necessidade de deslocamentos no escritório. É uma solução para o trabalho remoto e também uma maneira de reduzir o bate-papo que tanto atrapalha quem está no entorno. Outra vantagem é certificar que as conversas sejam registradas, no intuito de impedir ruídos na comunicação interna.

Ferramenta de colaboração (Fonte: Rocket Chat)

A indicação da vez é o Rocket Chat, software brasileiro e gratuito. Ele permite a criação de canais com diferentes números de participantes e possibilita diálogos via texto, vídeo e áudio.

Instale o Rocket Chat na sua empresa.

Google Drive: Compartilhamento de arquivos

Existem documentos que você consegue enviar por e-mail, ou inclusive transferir via chat. Todavia, fica fácil de se confundir diante de tantas mensagens espalhadas pelas mídias corporativas. Imagine quanto tempo é desperdiçado procurando aquele PDF importante de última hora!

Sem dúvida, o Google Drive chega para revolucionar a forma como compartilhamos informações no trabalho. Até mesmo um pendrive parece obsoleto diante da tecnologia na nuvem. Afinal, ferramentas de produtividade como essa viabilizam que a sua equipe armazene arquivos em um só espaço seguro.

Compartilhamento de arquivos (Fonte: Google)

Alguns benefícios consistem na oportunidade de guardar um volume grande de dados e configurar permissões distintas para os usuários. Além disso, os colaboradores têm acesso rápido aos arquivos da empresa – sem precisarem estar conectados ao servidor local.

Produtos relacionados, como o Documentos do Google (Google Docs) e o Planilhas do Google (Google Sheets) permitem que você faça edições compartilhadas com outros usuários dos documentos armazenados em tempo real. Este recurso evita o vai e vem de versões por e-mail, consolidando as revisões e sugestões em um só documento.

Faça uma conta no Google Drive.

Evernote: Bloco de notas

Assimilar todas as novidades do mundo empresarial enquanto lida com as incumbências da gestão é uma tarefa difícil. Muitas vezes deixamos passar conteúdo útil para o seu desenvolvimento profissional para se manter focado em uma tarefa importante.

Há um jeito muito prático de salvar insights relevantes para não perdê-los de vista. Seja uma frase de efeito, um artigo, uma imagem… É possível anotar, clipar, etiquetar e sistematizar essas ideias, a fim de conferi-las mais tarde.

A quinta e última entre as ferramentas de produtividade que recomendamos neste artigo é o Evernote. Disponível nas versões desktop e mobile, o software tem potencial para se tornar seu assistente pessoal. Utilize-o para cadastrar lembretes e referências, substituindo papéis frequentemente extraviados.

Há ainda a extensão do Evernote que pode ser instalada no seu navegador de internet para capturar, etiquetar e salvar rapidamente os conteúdos interessantes para ler em outro momento.

Bloco de notas (Fonte: Evernote)

Assim, você libera espaço na sua mente para as tarefas do presente e evita aquela sensação desgastante de que está sobrecarregado por informações.

Registre-se no Evernote.

Para seguir potencializando a sua produtividade no escritório e, de quebra, aproveitar melhor os momentos de descanso, teste o NetEye gratuitamente e descubra onde o tempo da sua equipe, os recursos de TI e a segurança dos seus ativos estão sendo desperdiçados e ameaçados.