A digitalização dos processos contábeis tem feito com que cada vez mais informações circulem no ambiente virtual. Cálculos tributários, fluxo de caixa e emissão de notas fiscais são exemplos de atividades impactadas pela evolução tecnológica das empresas. Mas o que deveria representar um ganho de rendimento para os escritórios de contabilidade acaba, muitas vezes, gerando dores de cabeça. Por isso o trabalho com a TI para escritórios de contabilidade teve que entrar em pauta.

Sem um gerenciamento inteligente da Tecnologia da Informação (TI), afinal, qualquer negócio tende a ficar vulnerável nos dias de hoje. Neste post, descomplicaremos alguns tópicos relacionados ao assunto para que você não perca outro dia sequer com problemas técnicos. Continue lendo se quiser entender como o seu parque de máquinas pode se tornar uma vantagem competitiva.

Os benefícios da TI para escritórios de contabilidade

Sim, faz tempo que as empresas deixaram de lado arquivos físicos para adentrarem o meio eletrônico. As rotinas administrativas passaram das pilhas de papel às planilhas de Excel e, recentemente, às plataformas integradas de gestão. Foi quando o computador se tornou o principal instrumento de trabalho nos escritórios de contabilidade.

Independentemente da quantidade de equipamentos que a sua empresa comporte, é imprescindível lançar uma visão estratégica sobre os mesmos. Será que você está aproveitando o potencial dos seus ativos de TI para escritórios de contabilidade? Veja, abaixo, as vantagens de investir em soluções digitais de ponta.

• Segurança da informação: Uma função importante da TI é garantir a integridade dos dados que permeiam a rede corporativa. Ao priorizá-la, você estará pronto para lidar com as ameaças cibernéticas existentes. Evitam-se situações como vazamentos prejudiciais aos clientes e, consequentemente, à reputação do seu escritório.
• Produtividade elevada: A tecnologia foi introduzida no setor para oferecer agilidade aos profissionais contábeis, desburocratizando tarefas manuais e repetitivas que tomavam o seu precioso tempo. Conforme comentamos, a contabilidade desfruta de inúmeros softwares especializados que simplificam bastante a vida das equipes.
• Decisões assertivas: Os recursos tecnológicos permitem que as organizações analisem claramente aquelas informações que lhe dizem respeito. Com a possibilidade de cruzar relatórios e extrair inteligência dos registros mantidos, o escritório consegue obter um real panorama acerca dos desafios ou oportunidades que se apresentam – a fim de agir com base em fatos.
• Economia de recursos: Desde o salário do colaborador, que está rendendo mais durante o expediente, até despesas práticas como gasolina. A conectividade está poupando deslocamentos para a entrega de documentações ou atendimento contábil. Além disso, vale ressaltar que são reduzidas as chances de falhas humanas e decorrentes recebimento de multas.

Terceirizar ou contratar: qual é a melhor opção?

Você entende os benefícios da TI, entretanto, já está muito ocupado com a atividade fim do seu negócio para se preocupar com computadores. Logo, a próxima dúvida que surge tange à necessidade de encontrar um responsável pela infraestrutura. Precisamos considerar o cenário em questão para concluir se é melhor contratar um funcionário ou buscar serviços terceirizados.

Empresas maiores poderão arcar com um departamento de TI que atua internamente na resolução das demandas. Porém, não é a realidade de muitos escritórios de contabilidade, que encontram diversas razões para recorrer a outsourcing. Entre as justificativas estão a redução de custos operacionais, pessoal altamente capacitado para projetos específicos e acesso às tecnologias recentes.

No intuito de não perder o controle sobre o próprio parque de máquinas, selecione o fornecedor com cuidado. Faça acordos sobre a confidencialiadade das informações e horários para prestação de suporte técnico.

Infraestrutura de TI para escritórios de contabilidade

Imagine perder o prazo no envio de declarações por uma indisponibilidade sistêmica. Dá para se distanciar dos problemas que surgem no dia a dia digital do seu escritório com uma coordenação eficiente da infraestrutura de TI para escritórios de contabilidade. Em síntese, é fundamental que a sua rede corporativa esteja blindada contra imprecisões. Nada de achismos em relação aos sistemas respaldam os resultados da empresa. Vamos explorar, a seguir, três aspectos aos quais atentar:

1. Proteja pontos-chave da sua rede corporativa

Antes, você mantinha as pastas com informações dos clientes em armários cadeados. Nos meios eletrônicos, em contrapartida, há diferentes maneiras de proteger tais registros. O problema é que as superfícies de ataque e zonas de escoamento para dados confidenciais se mostram ainda superiores nesse cenário.

Com o objetivo de impedir que documentos saiam do seu domínio sem consentimento, mantenha cuidado redobrado em pontos-chave da sua rede corporativa. Saiba exatamente quais arquivos estão sendo impressos, copiados para dispositivos móveis ou enviados para sistemas de armazenamento em nuvem. Defina quais usuários têm acesso a cada software e site. Sobretudo, estabeleça uma Política de Segurança da Informação para regulamentar ações referentes à gestão da informação.

2. Monitore a utilização dos computadores

Monitorar o uso que os funcionários fazem das estações de trabalho é um direito e dever das empresas. Caso eles dediquem grande parte do seu horário para atividades pessoais, entregas e compromissos profissionais sairão prejudicados. Portanto, acompanhe os indicadores de produtividade e o andamento dos projetos vigentes. As distrações frequentemente incidem em erros e exigirão retrabalho.

Condutas indevidas durante o expediente não apenas têm um efeito negativo sobre o desempenho da equipe, como também podem colocar em perigo o parque de máquinas. De fato, negligências na navegação de internet costumam ser culpadas por abrir portas a ofensivas no ciberespaço. Preocupe-se em realizar os bloqueios adequados, bem como conscientizar suas equipes sobre os riscos efetivos.

3. Automatize a coleta de informações

Por fim, tenha em mente que contar com vistorias manuais não é uma opção. O número de variáveis de circundam um parque de TI é enorme e você não terá tempo hábil para levantá-las. Procure uma ferramenta que realize escaneamentos periódicos do seu ambiente para conferir qual é a configuração de hardware das suas máquinas, se não há vulnerabilidades por algum patch que não está instalado, se há licenças de software piratas ou expiradas.

Isso viabilizará que transtornos sejam detectados e corrigidos antes mesmo de acontecer, aumentando a vida útil da sua infraestrutura. Fora que você não será pego de surpresa pela auditoria da Microsoft ou outros fabricantes.

A TI para Escritórios de Contabilidade potencializar os resultados através de uma automação para você ter mais tempo para turbinar o seu negócio. Estes são apenas alguns dos recursos que o NetEye proporciona. Veja mais em nosso site. Nos siga nas redes sociais para estar sempre por dentro dos novos conteúdos.