A infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI) é fonte de investimentos substanciais em empresas que se posicionam estrategicamente pensando no futuro. Para gestores da área, a crescente geração de valor sobre os recursos tecnológicos representa uma carga maior de responsabilidade.

Se você está nesse papel e precisa tomar as decisões mais adequadas para o sucesso do seu negócio, chegou no lugar certo. Nós preparamos um guia com tudo o que é preciso saber sobre gestão de ativos de TI.

O que é gestão de ativos de TI

Considera-se como ativo de TI aqueles itens físicos e virtuais que compõem uma rede corporativa. Portanto, o conceito engloba tanto recursos tangíveis quanto intangíveis. São alguns exemplos:

•     Dispositivos de armazenamento móvel, como pendrive e HD externo;
•     Componentes do computador, como placa-mãe, memória RAM, processador, HD;
•     Periféricos como mouse, teclado, monitores;
•     Sistemas operacionais, softwares instalados nas máquinas;
•     Equipamentos como servidores, roteadores, switches;
•     Impressoras conectadas à rede.

Esta infraestrutura representa um diferencial competitivo, já que a sua efetividade se mostra determinante para a operação dos diversos setores que compõem as empresas. Porém, uma TI mal gerenciada constitui um risco para as organizações – conforme veremos mais adiante.

A gestão de ativos de TI, assim sendo, compreende uma série de práticas administrativas com o objetivo-fim de garantir continuidade ao negócio. Significa rastrear, descrever e sistematizar os recursos existentes no intuito de produzir inferências úteis aos decisores da área.

Inicialmente, pode parecer simples reconhecer esses elementos no seu ambiente. Mas o gerenciamento do patrimônio tecnológico de uma organização fica mais complexo à medida que o parque de máquinas cresce.

Quando promover a gestão de ativos de TI

A manutenção e atualização constante da da gestão de ativos de ti se tornou um imperativo para empresas que não querem perder espaço no mercado. A prática deve virar hábito, seja qual for o porte da rede corporativa.

Mesmo negócios que comportam uma dezena de máquinas, merecem atenção, mas é claro que essa tarefa fica ainda mais crítica em grandes ambientes, onde o número de variáveis a serem monitoradas é superior e a situação pode sair facilmente do controle.

Alguns sinais que revelam urgência em priorizar a gestão de ativos de TI são panes e indisponibilidades sistêmicas recorrentes. Quando você acha que os colaboradores não estão rendendo tanto quanto esperado, também deve se questionar sobre a infraestrutura que é disponibilizada a eles. Multas e despesas exorbitantes com fornecedores são outro indicativo de que o seu parque precisa passar por uma revisão.

SAM, HAM ou ITAM: entenda os termos

Falaremos agora sobre três siglas que aparecerão constantemente nas suas pesquisas referentes à gestão de ativos: SAM, HAM e ITAM. É primordial que haja familiaridade a respeito dessas expressões e que elas não saiam do seu radar.

Software Asset Management (SAM), ou gerenciamento de ativos de software, talvez seja o mais popular dos termos. Trata-se do processo empregado para tomar decisões de aquisição ou cancelamento de programas. É a prática que gera mais insegurança nos gestores, pois o compromisso de gerenciar recursos imateriais demanda tempo, pesquisa e em muitos casos é feito de forma manual usando planilhas que desatualizam constantemente.

Hardware Asset Management (HAM), por sua vez, é a terminologia pertinente aos recursos materiais do parque de TI. Considerando que os componentes de hardware ocupam um espaço físico nas empresas, o monitoramento do seu ciclo de vida se torna mais intuitivo.

IT Asset Management (ITAM), consiste na prática de gestão integrada de todos os ativos tecnológicos pertencentes à organização. Tanto SAM quando HAM fazem parte do ITAM, compondo uma perspectiva ampla sobre o desempenho das redes corporativas. Um programa ideal deve contemplar ambos os aspectos.

Ativos de software

Gerenciar ativos de software não é uma tarefa tão complexa quanto aparenta, embora exija cuidado. Resumiremos a prática em alguns pontos cruciais de entendimento:

Licenças de uso

Cada software que você contrata é regido por uma licença de uso. A respectiva documentação determinará o número de usuários que poderão desfrutar da ferramenta, os produtos e serviços inclusos, bem como a duração do acordo.

Dentre os diversos formatos de licenciamento disponibilizados no mercado, a sua empresa deverá escolher aquele que melhor atende à demanda interna. É responsabilidade do contratante, neste ínterim, sustentar as cláusulas definidas na hora da compra.

A gestão de ativos de software corresponde, precisamente, à prática de monitorar tais licenças para que a empresa permaneça em compliance e otimize investimentos.

Algumas informações alusivas ao produto que precisam estar à mão são Nota Fiscal, versão e chave de ativação.

Auditorias externas

Auditorias externas podem soar como uma lenda urbana para quem nunca recebeu a visita de fornecedores. Todavia, a iniciativa tem crescido entre os grandes fabricantes de software. O desenvolvedor, inegavelmente, tem direito de conferir se os direitos autorais do produto não foram violados.

Ou seja, cedo ou tarde, uma solicitação de vistoria chegará por e-mail e você precisará estar com todas as documentações em dia. Caso a situação da gestão de ativos de ti esteja irregular, prepare-se para enfrentar multas e eventuais ações judiciais.

Empresas despreparadas serão obrigadas a correr para atender ao prazo estipulado pelo fornecedor, comprometendo suas demais incumbências. Trabalhoso? Não quando há um programa de gestão de ativos em cena.

O segredo é manter controle rígido sobre aquilo que foi contratado e o uso que efetivamente está sendo feito, de modo a coibir licenças expiradas e outras irregularidades.

Licenças de software excedentes

Ao mesmo tempo em que a ausência de licenciamento causa preocupação dentro das empresas, também é preciso contabilizar a subutilização de produtos já adquiridos. Licenças de software excedentes no seu parque de TI originam um prejuízo silencioso para o orçamento corporativo.

O problema só costuma vir à tona no momento em que a verba está estourando e gestores são obrigados a promover cortes de gastos. Nesse hiato, assinaturas são renovadas periodicamente sem que uma checagem aponte a real necessidade do gasto.

É provável que você encontre ferramentas ociosas em diferentes departamentos da organização, enquanto soluções verdadeiramente convenientes são rejeitadas por escassez de verba. Montantes são desperdiçados e, sobretudo, perde-se produtividade devido à infraestrutura insuficiente.

No intuito coibir o vazamento de dinheiro pela falta de informação e consequente incerteza, siga o conselho do tópico anterior. Saber quais softwares são aproveitados pelo colaborador é fundamental.

Ativos de hardware

Monitorar a aquisição e descarte de equipamentos, suas especificações e condições operacionais. Essa é a missão na gestão de ativos de hardware. Conheça, as particularidades da prática:

Identificando os equipamentos

O acúmulo de recursos tecnológicos exige que você inicie uma relação dos bens portados. Independentemente do tamanho do parque de máquinas. Tratando-se do hardware, o nível de precisão desse registro varia da mera identificação dos componentes à descrição das suas propriedades.

Num cenário ideal, indica-se que a empresa esteja a par de todos os dados sobre a locação ou aquisição do ativo. A data de compra dos recursos, as condições do contrato de aluguel, o prazo de garantia dos equipamentos, o modelo e o fabricante, etc.

Em síntese, a relação atualizada dessas propriedades fará com que você não emita uma declaração patrimonial errônea.

Configurações das máquinas

Após inventariar os ativos de hardware, é oportuno observar as especificidades de cada máquina conectada à rede corporativa, verificar as configurações de memória RAM, processador e disco rígido.

Com o acompanhamento destes dados, você descobrirá alguns indicadores: proporção de espaço vazio e utilizado, velocidade do PC, entre outros.

A capacidade dos componentes, acima de tudo, precisa estar em conformidade com a demanda do usuário. Em virtude de infraestrutura inadequada, uma tarefa simples pode se estender por horas (ou virar impraticável).

Empenhe-se em descobrir os gargalos do parque de TI, com o propósito de aprimorar as estatísticas nas estações de trabalho. Compreenda como melhorar o desempenho do computador e, como efeito, do próprio colaborador.

Análise de upgrade

Um diagnóstico de desempenho é extremamente útil porque auxilia você na tomada de decisões estratégicas. Ao avaliar o histórico de rendimento dos computadores, verificando a sua configuração e entendendo o comportamento do usuário, ficará mais fácil validar se aquela máquina precisa de melhorias.

Será que está na hora de investir em um componente novo? Muitas vezes, os recursos que você precisa estão livres em outro setores da empresa e simples remanejamentos internos resolverão o problema evitando desperdício de dinheiro.

Estes são os principais aspectos que o gestor de TI deve abordar, um trabalho de responsabilidade que pode significar grande economia para as empresas, determinando seu grau de competitividade.

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