A infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI) é fonte de investimentos substanciais em empresas que se posicionam estrategicamente diante do futuro. Para gestores da área, a crescente geração de valor sobre os recursos tecnológicos representa uma carga maior de responsabilidade.

Se você está nesse papel e precisa tomar as decisões mais adequadas para o sucesso do seu negócio, chegou no lugar certo. Nós preparamos um guia com tudo o que é preciso saber sobre gestão de ativos de TI.

O que é gestão de ativos de TI

Considera-se como ativo de TI aqueles itens físicos e virtuais que compõem uma rede corporativa. Portanto, o conceito engloba tanto recursos tangíveis quanto intangíveis. São alguns exemplos:

• Dispositivos de armazenamento móvel, como pendrive e HD externo;
• Componentes do computador, como placa-mãe, memória RAM, processador, HD;
• Periféricos como mouse, teclado, monitores;
• Sistemas operacionais, softwares instalados nas máquinas;
• Equipamentos como servidores, roteadores, switches;
• Impressoras conectadas à rede.

Tal infraestrutura vem sendo classificada como um diferencial competitivo, já que a sua efetividade se mostra determinante para a operação dos diversos setores que compõem as empresas. Afinal, uma TI mal gerenciada constitui um risco para as organizações – conforme veremos mais adiante.

A gestão de ativos de TI, assim sendo, compreende uma série de práticas administrativas com o objetivo-fim de garantir continuidade ao negócio. Significa rastrear, descrever e sistematizar os recursos existentes no intuito de produzir inferências úteis aos decisores da área.

Inicialmente, pode parecer simples reconhecer esses elementos no seu ambiente. Mas o gerenciamento do patrimônio tecnológico de uma organização se complexifica à medida que o parque de máquinas cresce.

Quando promover a gestão de ativos de TI

Com o processo de transformação digital, a manutenção e atualização constante da infraestrutura de TI se tornou um imperativo para empresas que não querem perder espaço no mercado. A prática deve virar hábito, seja qual for o porte da rede corporativa.

Até um negócio pequeno, que comporta apenas uma dezena de máquinas, merece atenção.

Considere a importância de tais equipamentos para o funcionamento de uma empresa. Os computadores consistem na nossa principal ferramenta de trabalho, pois exercemos grande parte das atividades cotidianas com apoio dos mesmos. Desta forma, negligenciar o seu gerenciamento produzirá impacto direto sobre a lucratividade da empresa.

É claro que essa tarefa fica ainda mais crítica em grandes ambientes, onde o número de variáveis a serem monitoradas é superior e a situação pode sair facilmente do controle.

Alguns sinais que revelam urgência em priorizar a gestão de ativos de TI são panes e indisponibilidades sistêmicas recorrentes. Quando você acha que os colaboradores não estão rendendo tanto quanto esperado, também deve se questionar sobre a infraestrutura que é disponibilizada a eles. Multas e despesas exorbitantes com fornecedores são outro indicativo de que o seu parque precisa passar por uma revisão.

SAM, HAM ou ITAM: entenda os termos

Falaremos agora sobre três siglas que aparecerão constantemente nas suas pesquisas referentes à gestão de ativos: SAM, HAM e ITAM. É primordial que haja familiaridade a respeito dessas expressões e que elas não saiam do seu radar.

Software Asset Management (SAM), ou gerenciamento de ativos de software, talvez seja o mais popular dos termos. Trata-se do processo empregado para tomar decisões de aquisição ou cancelamento de programas. É a prática que gera mais insegurança nos gestores, porquanto o compromisso de gerenciar recursos imateriais ainda pareça um mistério.

Hardware Asset Management (HAM), por sua vez, é a terminologia pertinente aos recursos materiais do parque de TI. Considerando que os componentes de hardware ocupam um espaço físico nas empresas, o monitoramento do seu ciclo de vida se torna mais intuitivo.

IT Asset Management (ITAM), finalmente, consiste na prática de gestão integrada de todos os ativos tecnológicos pertencentes à organização. Tanto SAM quando HAM fazem parte do ITAM, compondo uma perspectiva ampla sobre o desempenho das redes corporativas. Um programa ideal deve contemplar ambos os aspectos.

Ativos de software

Gerenciar ativos de software não é uma tarefa tão complexa quanto aparenta, embora exija cuidado. Resumiremos a prática em alguns pontos cruciais de entendimento:

Licenças de uso

Cada software que você contrata é regido por uma licença de uso. A respectiva documentação determinará o número de usuários que poderão desfrutar da ferramenta, os produtos e serviços inclusos, bem como a duração do acordo.

Dentre os diversos formatos de licenciamento disponibilizados no mercado, a sua empresa deverá escolher aquele que melhor atende à demanda interna. É responsabilidade do contratante, neste ínterim, sustentar as cláusulas definidas na hora da compra.

A gestão de ativos de software corresponde, precisamente, à prática de monitorar tais licenças para que a empresa permaneça em compliance e otimize investimentos.

Algumas informações alusivas ao produto que precisam estar à mão são Nota Fiscal, versão e chave de ativação.

Leia mais sobre como funcionam as licenças de software.

Auditorias externas

Auditorias externas podem soar como uma lenda urbana para quem nunca recebeu a visita de fornecedores. Todavia, a iniciativa tem crescido entre os grandes fabricantes de software. O desenvolvedor, inegavelmente, tem direito de conferir se os direitos autorais do produto não foram violados.

Quer dizer que, cedo ou tarde, uma solicitação de vistoria chegará por e-mail e você precisará estar com todas as documentações em dia. Caso a situação do parque de TI esteja irregular, prepare-se para enfrentar multas e eventuais ações judiciais.

Empresas despreparadas serão obrigadas a correr para atender ao prazo estipulado pelo fornecedor, comprometendo suas demais incumbências. Trabalhoso? Não quando há um programa de gestão de ativos em cena.

O segredo é manter controle rígido sobre aquilo que foi contratado e o uso que efetivamente está sendo feito, de modo a coibir licenças expiradas, programas piratas, etc.

Licenças de software excedentes

Ao mesmo tempo em que a ausência de licenciamento causa preocupação dentro das empresas, também é preciso contabilizar a subutilização de produtos já adquiridos. Licenças de software excedentes no seu parque de TI originam um prejuízo silencioso para o orçamento corporativo.

O problema só costuma vir à tona no momento em que a verba está estourando e gestores são obrigados a promover cortes de gastos. Nesse hiato, assinaturas são renovadas periodicamente sem que uma checagem aponte a real necessidade do gasto.

É provável que você encontre ferramentas ociosas em diferentes departamentos da organização, enquanto soluções verdadeiramente convenientes são rejeitadas por escassez de verba. Montantes são desperdiçados e, sobretudo, perde-se produtividade devido à infraestrutura insuficiente.

No intuito coibir o vazamento de dinheiro pela falta de informação e consequente incerteza, siga o conselho do tópico anterior. Saber quais softwares são aproveitados pelo colaborador é fundamental.

Ativos de hardware

Monitorar a aquisição e descarte de equipamentos, suas especificações e condições operacionais. Essa é a missão na gestão de ativos de hardware. Conheça, abaixo, as particularidades da prática:

Identificando os equipamentos

O acúmulo de recursos tecnológicos exige que você inicie uma relação dos bens portados. Independentemente do tamanho do parque de máquinas. Tratando-se do hardware, o nível de precisão desse registro varia da mera identificação dos componentes à descrição das suas propriedades.

Num cenário ideal, indica-se que a empresa esteja a par de todos os dados que tangem a locação ou aquisição do ativo. A data de compra dos recursos, as condições do contrato de aluguel, o prazo de garantia dos equipamentos, o modelo e o fabricante…

Em síntese, a relação atualizada dessas propriedades fará com que você não emita uma declaração patrimonial errônea.

É a primeira etapa do processo de HAM, a mais mecânica, e sem a qual não conseguimos realizar análises genuínas da infraestrutura.

Configurações da máquina

Após inventariar os ativos de hardware, revela-se oportuno observar as especificidades de cada máquina conectada à rede corporativa. Investigue as configurações de memória RAM, processador e disco rígido.

Com o acompanhamento destes dados, você descobrirá alguns indicadores: proporção de espaço vazio e utilizado, velocidade do PC, entre outros.

A capacidade dos componentes, acima de tudo, precisa estar em conformidade com a demanda do usuário. Em virtude de infraestrutura inadequada, uma tarefa simples pode se estender por horas (ou virar impraticável).

Empenhe-se em descobrir os gargalos do parque de TI, com o propósito de aprimorar as estatísticas nas estações de trabalho. Compreenda como melhorar o desempenho do computador e, como efeito, do próprio colaborador.

Análise de upgrade

Um diagnóstico de desempenho é extremamente útil porque auxilia você na tomada de decisões estratégicas. Ao avaliar o histórico de rendimento dos computadores, verificando a sua configuração e entendendo o comportamento do usuário, ficará mais fácil de validar se aquela máquina precisa de melhorias.

Promover análise de upgrade na sua rede corporativa oferecerá os insights pertinentes para que a sua organização foque investimentos.

Uma estação de trabalho que opera sempre acima da sua capacidade limite acabará danificada. Aposte no monitoramento contínuo junto aos ativos de hardware, a fim de aumentar a vida útil dos seus equipamentos.

Será que está na hora de investir em um componente novo? Por vezes, os recursos que você precisa estão livres em outro setores da empresa e simples remanejamentos internos resolverão o problema.

O ciclo de vida dos seus ativos de TI

Os ativos de software e hardware da sua empresa possuem um determinado ciclo de vida, desde a aquisição e implantação até o descarte ou baixa do recurso. Cabe à organização definir em quais etapas e informações do ciclo ela se concentrará.

Fatores feito a frequência de reposição de ativos de TI e o tempo de depreciação das ferramentas influenciam no aumento ou diminuição da vida útil.

Ao longo deste período, o processo de gerenciamento de ativos serve para rentabilizar todos os estágios atravessados pelo mesmo. Para ilustrar, podemos pegar a fase de manutenção – que passará a ocorrer com a regularidade adequada para maximizar o funcionamento dos equipamentos.

Vale ressaltar que uma gestão inteligente contribui até mesmo para o intervalo que precede a posse do ativo. Logo no planejamento da compra, com o escopo do produto e a avaliação das alternativas, a prática se mostra valorosa.

Em suma, a gestão de ativos de TI vai preparar sua rede para as mudanças que a infraestrutura enfrentará.

Vantagens em gerenciar ativos de TI

Engana-se quem pensa que a inovação de processos e infraestrutura está proporcionalmente associada ao aumento de custos. Na verdade, a gestão de ativos de TI traz um retorno tão claro para a sua empresa que não há desculpas para deixar de adotá-la.

A seguir, vamos listar as maiores vantagens do procedimento.

1. Antecipe problemas no seu parque

Ao invés de passar o dia apagando incêndios, que tal atuar na fonte dos problemas antes que o caos se instale? Uma das maiores vantagens em controlar tudo o que acontece com a sua infraestrutura é que você não será pego de surpresa por complicações técnicas ou falhas processuais.

Análises preditivas possibilitam que riscos sejam identificados e contigenciados com facilidade. Dá para evitar que um componente de hardware seja danificado por sobrecarga, providenciando o remanejamento interno de equipamentos ou upgrades pontuais.

Como resultado, você começará a perceber padrões no seu parque de TI e oportunidades de melhoria constante. Aumentam as revisões preventivas e diminuem as manutenções de última hora. Isso minimizará impactos negativos das falhas sobre os negócios da organização, além de permitir tomadas de decisão mais ágeis diante das adversidades.

2. Reduza custos com infraestrutura

Quem promove a gestão de ativos de TI tem informações suficientes para decidir se a compra de novos recursos é realmente necessária.

Com frequência, recebemos solicitações para aquisição de equipamentos ou softwares dos mais diversos departamentos. Manter acessíveis os dados referentes à sua infraestrutura lhe permitirá avaliar se, de fato, está na hora de abrir o bolso.

Sem falar em outro aspecto que custa caro para as organizações e costuma passar despercebido pela diretoria: recursos subutilizados. Ativos que estão sobrando em uma área da empresa e poderiam ser alocados com outra equipe. Ou simplesmente extinguidos, feito em casos de licenças de software excedentes.

Não esqueça que o número de computadores prejudicados em função de downtime também cairá, pois você estará monitorando constantemente o ciclo de vida da sua infraestrutura.

3. Mantenha um histórico de alterações

Quais foram as últimas atualizações feitas no sistema? Quando o hardware sofreu alterações? Quais softwares instalamos no mês anterior? Sem dúvida, informações úteis para uma equipe de suporte técnico.

O levantamento desses dados é viabilizado pela gestão de ativos – ou seja, o registro contínuo de todas as especificações e modificações que concernem a sua infraestrutura de TI. Em outras palavras, rastrear tudo o que já foi feito.

Posteriormente, o especialista conseguirá entregar um diagnóstico mais rápido e preciso durante os atendimentos ao olhar para o histórico das máquinas. Saber o que deu certo ou errado no passado, inclusive, impedirá o profissional de repetir medidas ineficazes.

4. Ganhe eficiência no dia a dia

Em princípio, uma das funções básicas da tecnologia seria justamente otimizar o ambiente corporativo – apoiando as atividades do negócio com seus recursos. O mal gerenciamento de ativos, porém, acaba por atrapalhar essa propriedade valiosa.

Não são poucos os casos em que os sistemas computacionais atrapalham o rendimento dos colaboradores, em vez de ajudar. Isso é fruto de uma postura negligente para com a infraestrutura tecnológica da empresa, que carece de acompanhamento periódico.

Imagine quanta eficiência as suas equipes poderiam ganhar no dia a dia sem tantos empecilhos sistêmicos. O próprio time de TI se beneficia com a diminuição de urgências no cotidiano, visto que sobra mais tempo para dedicar ao planejamento e atuação estratégicos. Ademais, o fluxo de trabalho como um todo se torna mais produtivo e a empresa sai lucrando.

5. Evite ameaças à segurança

Por fim, precisamos destacar que a gestão de ativos de TI também é essencial para proteger a rede corporativa contra ameaças. A comunicação de dados sensíveis ocorre pelo ambiente digital e este não pode ficar vulnerável.

Promover o controle minucioso do parque de máquinas facilita a detecção de brechas na segurança cibernética da empresa. Patches de segurança desatualizados ou a instalação de agentes maliciosos são dois tipos de riscos mitigáveis.

Basicamente, você terá a capacidade de certificar que a política de segurança interna seja respeitada e a integridade dos seus sistemas seja assegurada. Uma conduta negligente em relação aos recursos tecnológicos, por outro lado, abre portas para uma série de incidentes.

Como gerenciar ativos de TI

Salvo em empresas que já possuem um programa estruturado para a gestão de ativos, a grande dúvida reside em torno da aplicação dessa prática. Na sequência, revelamos o que é interessante levar em conta para o processo.

Primeiros passos

Por onde começar um inventário de TI, eis a questão. Você percebeu que é imprescindível investir na gestão de ativos, entretanto, ainda não sabe como começar a sistematizar estas informações.

A primeira opção buscada pelos gestores são as planilhas de Excel, considerando que o controle manual não demanda investimento financeiro. Entre os pontos positivos do método está a acessibilidade, pois qualquer funcionário consegue manusear o documento em questão. Basicamente, oferece uma noção introdutória sobre a dimensão do seu parque.

Então, se a ideia é comprovar o valor que o controle de ativos pode agregar à sua TI, vá em frente.

Aqui vão alguns dados para nortear o seu arquivo:

Ativos de software – Fabricante do software, categoria, quantidade de licenças adquiridas, quantidade de licenças em uso, número de série, data de instalação e data de vencimento.

Ativos de hardware – Nome da estação de trabalho, local em que está inserida, especificações de disco, memória e processador, velocidade e IP da máquina.

Gestão automatizada de ativos

Evoluir para uma proposta mais robusta de gestão de ativos é inevitável, em virtude da alta carga de trabalho requerida pelo controle manual. As planilhas dependem de deslocamento físico dos colaboradores e compilação dos dados um a um.

Em contrapartida, se o seu desejo é escalar este processo, será preciso automatizá-lo. Escaneamento constante, com detecção de hardware e software, para excluir o esforço repetitivo da equipe.

Você pode optar por programas gratuitos, baixados na internet, para a execução do inventário de TI. Contudo, largar informações sensíveis da empresa em um sistema desconhecido pode lhe deixar vulnerável.

Nós recomendamos que a sua organização adquira soluções licenciadas, as quais garantirão melhoria progressiva do seu controle. Consoante com o que estudamos no presente artigo, a contratação de uma ferramenta especializada dá direito a manutenções, atualizações, suporte técnico e proteção jurídica aos dados.

O desembolso preliminar será justificado rapidamente, conquanto a TI obterá conhecimento para fazer uma gestão mais eficiente dos recursos corporativos.

Soluções para o gerenciamento de ativos de TI

A escolha de um software especializado em gestão de ativos é determinante para que a prática seja implantada com sucesso. Atualmente, sua empresa consegue optar por diferentes soluções presentes no mercado nacional e estrangeiro. Além disso, a ferramenta pode ser instalada localmente ou disponibilizada na nuvem.

Apesar de existirem inúmeras particularidades a serem analisadas em cada alternativa, a principal finalidade do produto será elevar a produtividade da sua TI. Aliás, nunca deixe de testar a ferramenta para verificar se ela realmente atende às demandas da sua empresa.

Principais funcionalidades

Sabe aqueles requisitos básicos que você procura ao realizar uma compra? Enfim, algumas funcionalidades são indispensáveis em um software inteligente de gestão de ativos. Continue lendo para descobrir o que não pode faltar nesse sistema.

Controle em tempo real

O diferencial entre adquirir uma ferramenta de controle automatizado e preencher planilhas manualmente é que você não terá mais dados desatualizados. Não há necessidade de cadastrar tudo manualmente porque o software mapeia de forma espontânea a sua rede corporativa, com o objetivo de detectar quaisquer alterações.

Aproveitamento de ativos

Mais do que coletar informações e centralizá-las em um banco de dados, uma boa ferramenta para gestão de ativos deve produzir insights sobre a sua infraestrutura. O cruzamento dos elementos que permeiam um parque de máquinas revela oportunidades de intervenção para otimizar recursos.

Relatórios e estatísticas

A possibilidade de extrair relatórios predefinidos ou criar os seus próprios modelos agiliza subsequentes análises gerenciais. Recorra a um software que lhe permita filtrar as informações por componente, período, ou mesmo local da empresa em que o ativo se encontra, além de apresentá-las em formato de gráfico.

Alertas personalizados

É importante que nenhuma ação passe em branco e você não precise acessar o sistema para conferir se há algum movimento no parque. Em vista disso, a possibilidade de habilitar alertas personalizados que comuniquem as atualizações via e-mail se faz necessária.

Boas práticas na gestão de ativos

Atingir um nível adequado de maturidade no processo de gestão de ativos pode levar tempo. O inventário de TI, certamente, é um estágio basilar da prática. No entanto, a aplicação de algumas boas práticas coopera para que a técnica seja agregada à cultura organizacional. Veja alguns itens capazes de guiá-lo neste aprendizado:

• ITIL: Information Technology Infrastructure Library (ITIL) é um framework para ser aplicado no gerenciamento de infraestrutura, operação e serviços de TI. Esta biblioteca de boas práticas engloba o conhecimento acumulado por empresas ao redor do mundo.
• ISO 20000: A primeira norma mundial que discorre sobre os requisitos e melhores práticas para Gestão de Qualidade de Serviços de TI.
• ISO 27001 e 27002: Ambas as normas abordam orientações para um Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI). Indicam a importância de estruturar e manter um inventário de ativos nas organizações.
• ISO 19770: A família de normas 19770 apresenta uma série de estruturas e padrões a serem seguidos para implementar e comprovar um processo de Gestão de Ativos de TI.
• ISO 55000: Norma internacional que oferece uma visão panorâmica sobre com terminologias, requisitos e indicações para o Gerenciamento de Ativos de TI.