Sua empresa investe em processos e ferramentas para gestão de contratos? Quem costuma dar adeus para esses documentos em um depósito qualquer também deixa para trás oportunidades de economia. Não adianta quebrar a cabeça discutindo cláusulas se, no final das contas, você vai sepultar o acordo sob pilhas de papel.

Acompanhar o ciclo de vida dos negócios fechados é fundamental para que as partes envolvidas cumpram as obrigações estabelecidas – seja no relacionamento com fornecedores de matéria-prima, prestadores de serviços, clientes ou órgãos governamentais. Só assim torna-se viável mitigar os riscos envolvidos em todas as fases do contrato e otimizar os aspectos financeiros do mesmo.

Veja, a seguir, como as medidas de monitoramento contratual lhe ajudam a obter foco estratégico na gestão de ativos e consequente aumento de rentabilidade!

Gerando economia com a gestão de contratos

Independentemente do porte da sua organização, você sem dúvida já perdeu a conta do volume de contratos estabelecidos. Muita informação pode se perder entre os setores jurídico, financeiro, tributário e a área técnica quando não há um controle centralizado das contratações ativas. Tais gaps de comunicação resultam no extravio de insights relevantes para tomadas de decisão.

Uma prática eficiente para gerenciamento de contratos, por outro lado, traz os seguintes benefícios:

Evita a perda de prazos importantes

Primeiramente, precisamos destacar a importância de prestar atenção na vigência dos contratos. Caso contrário, é provável que você acabe perdendo prazos de entrega, renovação contratual, garantia de produtos, entre outros.

O prejuízo chega para sua empresa, muitas vezes, como a indisponibilidade de um ativo. Falta de créditos para a realização de chamadas corporativas, um equipamento danificado porque não recebeu as devidas manutenções, ou mesmo a suspensão de um contrato imobiliário. Ainda que você consiga recuperar o acordo, alguns dias de atraso no cronograma da equipe custam caro para o seu bolso e reputação diante do mercado.

Impede complicações de ordem jurídica

Violações contratuais podem ocasionar o pagamento de multas e, inclusive, condenação penal. Para fins de ilustração, vale citar situações que se enquadram em pirataria de software. O fabricante que lhe flagrar utilizando licenças de maneira irregular tem direito de solicitar uma indenização de até três mil vezes o valor do programa.

A fim de impedir complicações de ordem legal, aposte na gestão de contratos. De maneira geral, a prática assegura que os limites formalizados entre contratado e contratante não sejam excedidos. Você estará pronto para enfrentar auditorias pois terá as documentações em ordem. Não gastará com eventuais penalidades, nem com proteção jurídica.

Gestão de contratos protege seu faturamento

Integrar a gestão de contratos ao controle financeiro contribui para a regularização do faturamento. Você estará apto a quantificar sua carteira de clientes, constatar débitos existentes, encontrar acordos vencidos, fiscalizar intervalos de cobrança, etc. Trabalhe, a partir dessas informações, para garantir o fluxo de caixa.

Por mais que a empresa possua planos de contratação e valores de tabela, as negociações são individuais e produzem contratos com diferentes detalhamentos. No intuito de não deixar que inconformidades ocorram, é necessário estar ciente do processo completo – desde a proposta comercial até o pagamento.

Contribui para a previsão orçamentária

Um gestor não consegue fazer estimativas de custo realistas sem informações atualizadas sobre os investimentos recorrentes do setor.

Examinar quais contratos serão criados, finalizados, retomados ou alterados em um determinado período contribui para a alocação assertiva de capital. Antes de aceitar ou rejeitar um novo projeto no departamento de Recursos Humanos, por exemplo, você será capaz de entender se aquele percentual do orçamento está comprometido.

A gestão de contratos também lhe permite verificar a verdadeira demanda por cada produto e serviço, optando por conservá-lo no seu planejamento ou não.

Garante a continuidade da cadeia produtiva

Para que as operações da empresa se sustentem, uma série de contratos-base deve ser obedecida. Afinal, se os suppliers não estiverem em dia com você, é provável que você não esteja em dia com o próprio público.

Portanto, descubra quais são os seus fornecedores, as condições oferecidas e responsabilidades assumidas por eles. Se algum bem de produção estivesse fora de estoque, você saberia para quem recorrer? Imagine perder a chance de comercializar por mera desorganização!

Além do mais, correr atrás de um contrato de última hora lhe impede de fazer cotações e estudar as propostas.

Processos e ferramentas para gestão de contratos

Talvez a sua empresa não conte com um gestor de contratos. Entretanto, conforme vimos neste post, a prática se mostra vantajosa demais para ser ignorada em qualquer cenário. Não importa se você está responsável por contratos de telecom, benefícios trabalhistas ou compras. Sempre é possível aproveitá-los melhor.

Apostar em processos e ferramentas especializadas consiste no caminho mais curto até a economia de recursos. Quer mais dicas para expandir lucros? Então conheça as 5 principais tecnologias para sua empresa crescer.