Quem acompanha o blog sabe que estratégias de gestão são temática recorrente por aqui. Assim como o NetEye, nosso canal agrega soluções para tornar as empresas mais lucrativas. E se existe um assunto que vem impactando a rotina de inúmeros profissionais é a implantação do eSocial. Muitos estão atentos às multas e penalidades que serão aplicadas pelo descumprimento da nova exigência governamental, mas nem todos pararam para perceber como o novo sistema pode representar uma oportunidade de engajar lideranças.

Se você não está diretamente envolvido com Recursos Humanos ou ainda não foi acionado neste processo, talvez apresente dúvidas sobre o eSocial. Ele nada mais é do que um portal online através do qual as empresas deverão transmitir suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. O instrumento de prestação de contas tem como finalidade unificar o envio de informações das empresas para o Governo Federal, por meio de um arquivo XML. Assim, folha de pagamento e leis trabalhistas passarão por fiscalização eletrônica em tempo real.

Na teoria, o eSocial provocará uma redução de custos para a área contábil das empresas. Ele centraliza o registro de dados que eram lançados em plataformas individuais e até mesmo no papel. Mas a adequação ao novo sistema demanda uma série de investimentos, desde o desenvolvimento de programas que possam ser integrados ao ambiente web service da Receita Federal até a capacitação de colaboradores para utilizarem-na. Ao contrário do que pode parecer, essas modificações acabam por atingir diversas áreas dentro de uma organização.

Quem será impactado pelo eSocial?

Especialista em eSocial e diretora da Bruck Assessoria Contábil, Isabel Bruck explica que a adesão ao sistema representará, principalmente, uma transformação cultural. Mais do que em termos de procedimentos técnicos, será preciso inovar na forma como os setores da empresa se comunicam. Veja, no vídeo abaixo, como funcionará essa dinâmica:

Entre os impactados pela obrigatoriedade, além do RH, destaca o departamento de Saúde e Segurança do Trabalho – com informações referentes ao Atestado de Saúde Ocupacional, insalubridade e periculosidade, assim por diante. O Jurídico também é afetado – em relação aos processos trabalhistas, previdenciários e tributários -, bem como o TI – no sentido de adequar o sistema de gestão (ERP) da empresa, com o banco de dados sobre funcionários, sócios e autônomos, ao layout do eSocial. Esses últimos também receberão uma carga extra de trabalho, oferecendo suporte aos demais colaboradores.

Para empresas que já se encontram em conformidade com a legislação, não será necessário elaborar nenhuma documentação extra. Os gestores dessas diferentes áreas precisarão apenas padronizar arquivos, às vezes elaborados de maneira negligente, e cumprir os prazos determinados para o seu repasse. “Muitas vezes, o RH não faz porque ele não recebe a informação em tempo hábil”, explica Isabel.

Em julho, inicia a segunda etapa do programa de implantação do eSocial. Empresas com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões, incluindo Simples Nacional, Microempreendedores Individuais e Pessoas Físicas que possuam empregados, precisarão se adaptar ao sistema. Confira o cronograma divulgado pelo Governo Federal:

Como as lideranças podem agir

O primeiro passo que Isabel indica para implantação do eSocial é formar um grupo de estudos com a alta gestão da empresa. Representantes dos setores influenciados, que possuam poder de decisão, precisam sofrer uma sensibilização sobre a necessidade de mudança. A partir deles, afinal, serão restabelecidas as especificações procedurais que vão impactar no cotidiano dos demais colaboradores. Conforme a especialista, “sem o apoio dessas pessoas, fica muito difícil que o eSocial seja realmente implantado com sucesso”.

Após a realização de um seminário interno, devem ser definidas as responsabilidades que cada gestor levará para o próprio setor. Em seguida, promove-se o diagnóstico de conformidade a fim de analisar quais atividades estão sendo corretamente executadas. Aquelas que estiverem em desacordo consistirão na prioridade de cada responsável, sendo classificadas de acordo com seu respectivo o impacto financeiro. Por fim, a empresa segue com um plano de ação para ajuste das não conformidades.

Algumas organizações, entretanto, patinam logo nas primeiras fases do projeto de implantação. Acontece quando gestores não esclarecem aos seus imediatos a importância de mudar hábitos cotidianos em prol do ajuste conjunto que é requisitado pelo eSocial. É imprescindível que haja harmonia na mentalidade dos participantes, no intuito de entenderem-se enquanto peças desse mecanismo.

Nós discutimos anteriormente métodos para gerir uma mudança no contexto organizacional. Tudo começa por uma postura clara dos líderes acerca das novidades. Com clareza na comunicação, cresce o nível de conhecimento dos colaboradores a respeito da necessidade de se adaptarem e diminui a sua resistência à transição. Feedback e acompanhamento também não podem faltar ao longo da jornada.

Ainda dá tempo

Leve os aspectos abordados ao longo deste artigo em consideração na sua empresa. Mesmo que vocês já tenham iniciado a implantação do eSocial, ela está funcionando corretamente? Não é tarde repensar as conexões que foram estabelecidas e engajar todos por um resultado mais satisfatório. A Bruck Assessoria Contábil, em parceria com a NetEye, está disponibilizando o próprio plano de ação como referência. Aproveite!