Quando se fala em licenciamento de programas, é comum pensarmos nas multas exorbitantes que resultam das auditorias promovidas por grandes fornecedores. Existe outro custo referente às ferramentas de trabalho contratadas, no entanto, que geralmente passa despercebido pelas empresas. Trata-se daquelas licenças de software excedentes, capazes de gerar um prejuízo silencioso no orçamento corporativo.

Este ponto cego das organizações só costuma vir à tona no momento em que a verba está estourando e os gestores são obrigados a promover cortes de gastos. Mas fica, desde já, um alerta: quem não controla quais softwares são utilizados pelos colaboradores no parque de TI, corre o risco de perder dinheiro.

Como nós sabemos que você chegou até aqui em busca de uma gestão mais eficiente dos seus recursos, vamos abordar o problema em questão no post de hoje.

Onde está o problema

Vamos considerar que a sua organização entende o preço alto da pirataria. Desde as ameaças cibernéticas que estão por trás do uso de programas não licenciados, até a possibilidade de ficar com um sistema indisponível em situações urgentes. Portanto, busca se manter em dia com as cláusulas contratuais. O número de usuários que terá acesso ao software, além do direito a manutenção e atualizações, são alguns aspectos determinados por esses documentos.

Relembre, em um texto anterior, como funcionam os licenciamentos de software.

Dentre os diversos termos a serem negociados entre as partes interessadas, podemos citar dois formatos de contratação com base na validade das licenças:

• Licenças perpétuas: Formato no qual o software é adquirido de maneira vitalícia, demandando adicionais de atualização e manutenção.
• Licenças temporárias: Formato em que o software é assinado por um determinado prazo, sendo a contratação mensal ou anual.

A grande maioria dos softwares disponibilizados hoje no mercado atua com base na segunda opção e precisa ser renovada periodicamente. Tais ocasiões são cruciais para que os gestores avaliem a necessidade de ampliar, reduzir ou inclusive cancelar o direito de uso. Todavia, a decisão será um tiro no escuro se o responsável não dispor das informações adequadas.

Você conseguiria dizer o número de licenças que é efetivamente aproveitado na sua empresa? A resposta não fica tão evidente com a realocação interna de funcionários e infraestrutura, mudanças administrativas, ou mesmo o crescimento do parque de TI. Por consequência da incerteza, ocorre a compra de licenças de software excedentes.

Calculando o prejuízo das licenças de software excedentes

O contexto descrito acima é recorrente em empresas de todos os portes. De fato, não importa a quantidade de computadores comportados pela sua rede corporativa. Todo segmento empresarial, especialização profissional e projeto exige um software próprio. Some-os às ferramentas básicas que proporcionamos ao funcionário e você terá uma noção sobre o volume de variáveis a serem gerenciadas.

Para sairmos do campo meramente imaginativo, é importante colocar os dígitos na ponta do lápis.

Pacotes Microsoft Office, por exemplo, atingem o preço de R$ 54,20 mensais a cada usuário. Os aplicativos Adobe são encontrados em uma base de R$ 145,00 por licença, enquanto a assinatura do AutoCad vai a R$ 701,69. Estamos apenas ilustrando com marcas mais populares, sinta-se à vontade para elencar outras.

Seja qual for o caso, não subestime o impacto que as licenças de software excedentes acarretam nas suas despesas. Em negócios fechados por 12 meses, muito será gasto até a hora de repensar o investimento. Montantes que poderiam ser destinados para diferentes finalidades são torrados por simples descuido. Vai acontecer de soluções úteis serem rejeitadas enquanto há verba trancada em ferramentas ociosas. Faltam programas em um setor, enquanto sobram em outros.

Perde-se não somente na fatura, como também nos resultados que a empresa deixa de atingir. Afinal, as equipes se tornam menos produtivas por falta das condições de trabalho ideais.

Sempre que um novo pedido de aquisição chegar de diferentes departamentos da sua organização ou a uma renovação contratual estiver próxima, você deve tomar a decisão mais assertiva. Veremos, em seguida, como assumir uma postura precavida diante dessas oportunidades e não acabar com licenças de software excedentes.

Pare de perder dinheiro

Volta e meia, artigos falando sobre Information Technology Asset Management (ITAM) ou Software Asset Management (SAM) aparecerão nas suas pesquisas. Esses termos fazem referência a um conjunto de técnicas que tem como objetivo otimizar o rendimento dos seus recursos tecnológicos. Programas de computador entram na jogada como ativos intangíveis, cujo gerenciamento afeta a lucratividade das empresas.

Conforme a Business Software Alliance (BSA), organizações que aderem à prática registram 32% de economia nos custos com softwares. A gestão de ativos, no fim das contas, oferece visibilidade à infraestrutura de TI. Monitorá-la constantemente garantirá que a posse de dados atualizados acerca do seu parque de máquinas. Assim, você estará apto a identificar licenças de software excedentes antes que seja tarde demais.

Para tanto, sugerimos que empegue uma solução completa para gestão de ativos como o NetEye. Nosso produto detecta proativamente todos os softwares instalados na sua rede corporativa e mostra quais programas os funcionários estão acessando. O retorno que ele trará para a sua empresa é facilmente mensurável. Uma vez que a suite automatiza o controle de licenças de software excedentes e proporciona insights sobre o seu ambiente, você para de perder tempo e dinheiro com processos ineficientes.