São inúmeros os desafios do gerenciamento em Tecnologia da Informação. Essa área retém dados estratégicos que podem criar vantagem competitiva para empresas de todos os portes. Quando a organização do setor é negligenciada, existe uma chance de que oportunidades e ameaças passem despercebidas pelo seu negócio. Por isso, manter um inventário de TI está entre as melhores práticas na administração de redes corporativas.

Inventariar consiste em promover uma relação de bens, listando aquilo que uma pessoa física ou jurídica possui. No contexto empresarial, pode se referir ao estoque de materiais armazenados no almoxarifado. O inventário de TI, especificamente, serve para controle dos ativos que compõem um parque de máquinas.

Responda à pergunta: qual é o patrimônio da sua empresa, em termos de hardware e software? Você sabe como anda a situação dos equipamentos e sistemas utilizados pela equipe?

O nível de precisão de um controle de TI varia, adaptando-se à quantidade de informações que uma empresa busca. Desde a data de compra dos computadores, até as configurações da máquina operada pelo usuário X. Claro que, quanto mais conhecimento sobre a sua infraestrutura de TI, maior assertividade nas decisões que lhe dizem respeito.

A seguir, abordaremos os principais benefícios de coletar tantos detalhes, bem como as consequências de ignorá-los.

A importância de controlar seus ativos

Escolhas e atitudes imprecisas têm grande potencial de gerar prejuízo. Um inventário de TI permite economia de tempo e dinheiro ao oferecer insights a respeito de uma rede. Sejam 20 computadores ou mais de 1000, sempre é possível otimizar o seu aproveitamento. Os principais impactos da gestão de ativos sobre a rentabilidade das empresas são:

• Redução de custos: Autorizar a compra de novos dispositivos sem real necessidade é uma consequência da falta de controle por inventário. A listagem das máquinas permite que essas solicitações e reclamações que chegam na equipe de TI sejam, primeiramente, examinadas. Às vezes, simples remanejamentos internos, como a troca de computadores entre setores, resolvem o problema.
• Segurança: Promover o controle minucioso de ativos vai evitar problemas de segurança pela instalação de programas não autorizados. Dá para detectar a presença de agentes maliciosos antes que eles se espalhem na sua rede.
• Controle de licenças: Com a gama de licenças de software adquiridas pelas empresas, é comum perder o prazo para renovação de um software e acabar com a assinatura expirada. Um dia de trabalho sem o seu CRM ou ERP pode ser completamente desperdiçado. O inventário de TI discrimina essas e outras datas pertinentes, como o período de testes ou assistência técnica.
• Ganho de eficiência: Para o time do suporte técnico, um inventário representa ganho de eficiência com a manutenção de históricos relativos às máquinas. As características de cada equipamento, como modelo da placa-mãe, especificações do processador e capacidade da memória RAM ficam acessíveis.
• Auditorias técnicas: A manutenção de um registro periódico facilita prestações de contas em eventuais auditorias, à medida em que contribui para a regularização do parque de acordo com contratos e legislações.

Começando um inventário de TI

Independentemente do motivo que levou você a perceber quão fundamental é um inventário de TI, dar o primeiro passo em direção ao novo modelo de organização pode ser difícil. Para alguns falta tempo, ou mesmo entendimento acerca de como iniciar este processo.

Vale ressaltar que não há uma única forma de inventariar seus ativos, você precisa encontrar aquela que se adeque melhor ao fluxo de trabalho da sua equipe.

A primeira alternativa encontrada pelos gestores são planilhas de Excel. Este tipo de controle manual não exige investimento financeiro preliminar, apenas a mobilização da equipe para dar partida no mapeamento da rede. Outro ponto positivo é acessibilidade, qualquer funcionário consegue manusear o documento em questão.

Então, caso a ideia seja tirar do papel um projeto de inventário, as planilhas podem funcionar. Elas concedem uma noção introdutória sobre a dimensão do seu parque. Além do mais, são uma maneira de comprovar o valor do controle de ativos para a gestão em TI, de forma a evoluí-lo para uma proposta robusta. Número de estações, usuários conectados, data de aquisição e especificações técnicas das máquinas são alguns dados para nortear o seu arquivo.

Próximo passo para o controle de TI

Um risco que você corre utilizando planilhas é acabar com o inventário desatualizado, por falta de disciplina ou mesmo por não dar conta do volume de trabalho. O método de controle manual exige deslocamento físico dos colaboradores e inserção dos dados um a um. Em meio às demandas prioritárias, nem sempre se consegue manter uma frequência adequada para essas tarefas.

Conforme a empresa cresce e seus ativos se multiplicam, compilar tantos dados fica complexo. Chegou a hora de colocar inteligência no seu inventário de TI. Escaneamento automático, com detecção de hardware e software, para excluir o esforço repetitivo da equipe.

Nós recomendamos que você teste softwares licenciados, que vão garantir a melhoria contínua do seu controle de TI. No NetEye, o Módulo Inventário proporciona gerenciamento completo dos parques tecnológicos, inspecionando redes dinamicamente e centralizando as informações em um banco de dados. Veja as principais utilidades da solução:

Visão geral

Em uma única tela e com poucos cliques você confere, detalhadamente, as configurações de cada máquina conectada ao seu parque. O inventário das estações é feito periodicamente, conforme intervalo ajustado pelo usuário.

Relatórios

O NetEye possibilita a extração de relatórios completos e predefinidos, bem como a criação de novos modelos. Visualize, por exemplo, quais softwares foram instalados e removidos no último mês.

Alertas

Os alertas tem como objetivo comunicar ao usuário quaisquer alterações de software, hardware, utilização de espaço em disco, dentre outros avisos que podem ser habilitados.

Estatísticas

A seção de estatísticas traz a compilação de alguns dados coletados pelo NetEye, como tamanho dos HDs, capacidade das memórias RAM e sistemas de arquivos, apresentando os mesmos em forma de gráfico.

Garantias

Esse espaço permite ao usuário cadastrar as garantias das estações de trabalho da rede e acompanhar o seu tempo restante, além de guardar informações como nível de garantia, data de aquisição e número da nota fiscal.

Aproveitamento de ativos

A funcionalidade de aproveitamento de ativos demonstra, através de gráficos e detalhes, quais estações estão ligadas, se realmente estão sendo utilizadas, e/ou até mesmo indica quais passam grande parte do tempo desligadas.

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