Simples de aplicar, o método de gestão da produtividade mais famoso do mundo é uma grande ajuda no home office. Se você oscila de tarefa em tarefa e chega ao final do dia sem concluir o seu trabalho, é sinal de que está faltando foco. E para manter o cérebro atento ao que precisa ser feito, nada melhor que a técnica Pomodoro.

Esse hack de produtividade já conquistou profissionais do mundo inteiro. De todos os métodos desenvolvidos por especialistas em gestão do tempo, é o mais simples de aplicar. Você precisa de pouco mais que um cronômetro para colocá-lo em prática.

Além disso, a técnica pode ser adaptada para diferentes tipos de realidades. Funciona tanto para quem passa o expediente em um escritório barulhento e repleto de interrupções, quanto para quem trabalha em casa sujeito às distrações de um ambiente informal.

A origem da técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro foi desenvolvida por um italiano, tudo começou no final do anos oitenta, quando Francesco Cirillo estava na faculdade e tinha dificuldade de se concentrar nos estudos.

Ele então resolveu estabelecer para si mesmo o desafio de estudar durante blocos de 10 minutos, seguidos por rápidas pausas programadas. Para controlar o tempo, o jovem utilizou o que tinha à mão: um temporizador de cozinha em forma de tomate, daí o nome “Pomodoro”.

Cirillo aprimorou a técnica e treinou seu comportamento para estudar em fluxos intervalados de concentração. Deu tão certo que ele também passou a utilizar essa estratégia no trabalho. Até que, em 1992, a técnica foi oficialmente nomeada e publicada.

A receita original indica que, a cada 25 minutos de atenção plena à sua tarefa, você deve parar por 5 minutos.

Hoje o italiano se tornou um mentor de produtividade para empresas, líderes e equipes. Seu objetivo, desde que criou a técnica Pomodoro, é alcançar melhores resultados em menos tempo e com o menor esforço possível.

Como funciona a técnica Pomodoro

Em primeiro lugar, entenda que se trata de um sistema cíclico. Você deve alternar períodos de foco absoluto nas suas tarefas com momentos de descanso durante toda a jornada de trabalho.

O método se baseia na ideia de que pausas frequentes aumentam a agilidade mental e evitam o cansaço de esforços contínuos provocadores de ansiedade. Afinal, a sobrecarga de atividades é um fator de desmotivação que acaba justamente boicotando sua produtividade.

Isso não quer dizer que você vai passar mais tempo à toa. Enquanto estiver dedicado às suas obrigações, deve afastar ao máximo qualquer tipo de interrupção. Deixe para checar o WhatsApp e até mesmo lanchar nos intervalos.

Passo a passo

A técnica Pomodoro é composta por cinco simples etapas. Antes de começar, certifique-se de ter em mãos um timer e instrumentos para anotação (o Cirillo usava papel e caneta, mas você pode aproveitar seu celular ou notebook). Agora vamos ao passo a passo:

1- Liste suas tarefas: Faça uma relação de todos os afazeres que você deve completar até o final do dia, desde urgências até as atividades que você vem empurrando com a barriga há meses. 

2- Escolha um tarefa e dê início ao Pomodoro: Chamamos de Pomodoro um período de 25 minutos corridos que você vai dedicar a alguma tarefa da sua lista. É importante que você não quebre um Pomodoro no meio e nem exceda o tempo marcado.

3- Trabalhe na tarefa até que o alarme toque: Após a sessão de trabalho cronometrada, registre o progresso da sua tarefa. Você conseguiu realizá-la dentro do Pomodoro? Precisa de mais 25 minutos? Essas anotações vão te ajudar a entender quanto tempo cada atividade demanda.

4- Faça uma pausa curta: Intervalo de 3 a 5 minutos para você levantar da cadeira, pegar um ar fresco, tomar aquele cafezinho ou bater um papo com os colegas. Mantenha sua mente longe da tarefa

5- A cada quatro Pomodoros, faça uma pausa mais longa: Depois de algumas rodadas de trabalho, você merece descansar de 15 a 30 minutos. É tempo suficiente para que o seu cérebro assimile as informações dos Pomodoros anteriores e recarregue as energias.

Baixe a técnica Pomodoro em PDF

Para facilitar a aplicação da técnica Pomodoro na sua rotina, nós preparamos um PDF ilustrado com o passo a passo completo. Você pode guardar o arquivo para consultar futuramente, ou até mesmo imprimir nossas dicas para deixá-las sempre visíveis.

Além do método italiano, compilamos outros conceitos e estratégias sobre gestão do tempo. Baixe este material para aprender a equilibrar seus prazeres e deveres. Sem dúvida, você vai ganhar mais qualidade de vida!

Mas a técnica Pomodoro dá certo?

Você provavelmente chegou até aqui se perguntando como é possível controlar as pausas e não ceder ao doce embalo da distração. De fato, o sucesso de um hack de produtividade depende em grande parte da sua disciplina. É preciso desenvolver o hábito de transitar entre períodos de foco e descanso.

Mas a boa notícia é que o nosso cérebro gosta de viver em ciclos, segundo neurocientistas. Basta pensar no sono, rigidamente dividido em fases, cada qual mais importante para a saúde do organismo humano.

Da mesma forma, a nossa capacidade de concentração é ritmada e apresenta diferentes níveis ao longo de um dia. Se você tentar se manter em estado de foco total por um período prolongado, vai acabar exigindo demais do seu cérebro. E o resultado pode ser um burnout.

Portanto, há embasamento científico por trás da técnica Pomodoro. Ela respeita uma tendência natural do seu corpo de se distrair ocasionalmente para se preservar.

Sabe-se que o método funciona especialmente bem para algumas profissões de cunho criativo e raciocínio persistente. Programadores, designers e escritores são exemplos. Todavia, qualquer profissional que precisa dar andamento a uma série de to-dos consegue se beneficiar da prática.

O que fazer em caso de interrupções

Às vezes não dá para evitar. Surge uma urgência na rotina profissional ou pessoal e você precisa interromper seu Pomodoro. Então, o que fazer para não perder completamente o ritmo da técnica?

Antes de mais nada, é necessário distinguir entre dois tipos de interrupções. Há interrupções internas, como quando a sua mente fica presa em preocupações ou você sente vontade de ir ao banheiro. E há ainda interrupções causadas por agentes externos, como chamados da sua equipe e telefonemas.

Para lidar com interrupções externas, Cirillo indica o uso da estratégia “informar, negociar e retornar”:

• Informe que você está ocupado com um trabalho no momento;
• Negocie e agende um horário propício para lidar com a interrupção após o Pomodoro;
• Retorne, conforme combinado, para a pessoa ou atividade que distraiu você.

Simultaneamente, o autor sugere que você sinalize no seu relatório de produtividade sempre que acontecer uma interrupção interna ou externa. Essas anotações servirão para que você analise qual é a sua maior fonte de distrações.

Talvez você descubra que o inimigo número 1 do seu desempenho profissional é você mesmo. Então, tente compreender quais são seus gatilhos para a perda de foco e reduzi-los no ambiente de trabalho. Autoconhecimento é fundamental.

Livros para saber mais sobre a técnica Pomodoro

Certamente, já oferecemos boas dicas para você implantar o Pomodoro e atingir alta performance no trabalho. Caso você queira se aprofundar ainda mais no tema, pode recorrer ao livro publicado pelo próprio autor do método ou obras de demais especialistas.

A publicação de Cirillo te ensina a desenvolver os seus relatórios de produtividade a partir de modelos testados por ele mesmo. O italiano ainda mostra como aplicar a técnica para melhorar a produtividade da sua equipe.

Fonte: Amazon

Confira, a seguir, uma lista de leituras recomendadas para avançar seus estudos:

• A técnica Pomodoro: O sistema de gerenciamento de tempo que transformou o modo como trabalhamos
• Como se Tornar Mais Produtivo: Pare de Procrastinar, Elimine as Distrações e Aumente sua Produtividade
• Pomodoro Technique Illustrated: The Easy Way to Do More in Less Time (Pragmatic Life)
• Domine Seu Foco: Foque no Que Importa, Ignore o Resto e Acelere o Seu Sucesso

Você vai perceber que os princípios da técnica embasam o pensamento e os hábitos pregados por muitos líderes e gurus. Essas pessoas bem-sucedidas compartilham uma crença: a de que o tempo é o seu ativo mais valioso.

Apps para praticar a técnica Pomodoro

Hoje em dia, a técnica ficou tão famosa que você não precisa mais de um adorável cronômetro de cozinha em formato de tomate. Inúmeras ferramentas de produtividade foram desenvolvidas para te ajudar a medir seus Pomodoros.

É possível começar de forma simples, sem instalar nenhum tipo de aplicativo e nem gastar dinheiro. Experimente os sites Pomofocus, Tomato-timer e Pomodoro Tracker para testar o método e checar se você se adapta à contagem do tempo.

Se quiser medir os Pomodoros com seu celular, também existem opções interessantes. O Pomodoro Timer Lite está disponível para dispositivos Android e tem um design retrô que vai fazer você se sentir na Itália da década de 80. Muitas funcionalidades são gratuitas, mas você pode adquirir a versão Pro para desbloquear vantagens.

Já para sistemas iOS, um dos aplicativos mais populares é o Focus Keeper. Ele possui uma interface intuitiva e apresenta várias possibilidades de customização para os seus Pomodoros. Você pode definir quanto tempo deve durar o fluxo de trabalho e configurar diferentes sons para os seus alarmes.

Por fim, há softwares inspirados na técnica Pomodoro ainda mais robustos. Invista no Focus Booster ou no Pomotodo para ter acesso a estatísticas de produtividade, dashboards de progresso e fazer o gerenciamento completo das suas tarefas no dia a dia.

Outras técnicas para gestão do tempo

Como você viu ao longo deste post, a técnica Pomodoro é adorada por profissionais do mundo inteiro. Entretanto, uma única estratégia isolada não garante sua alta performance.

Por isso, achamos importante apresentar outros métodos e tecnologias que você pode usar junto ao Pomodoro para manter o foco. Aposte nas soluções abaixo para blindar a sua mente contra distrações!

Software de produtividade no trabalho

Você e sua equipe passam a maior parte do dia sentados em frente ao computador. Logo, é essencial monitorar o uso desses equipamentos para que eles não acabem prejudicando a produtividade do escritório.

Um software como o NetEye te ajuda a controlar exatamente quanto tempo os funcionários passam em cada aplicação, seja ela online ou offline. É possível classificar programas e sites conforme o interesse da empresa, estabelecendo quais páginas são relacionadas ao trabalho ou navegação pessoal.

Com o NetEye, você consegue medir até mesmo o período de ociosidade dos computadores. Ou seja, aqueles momentos em que não houve atividade no mouse ou no teclado, o que indica que o colaborador estava fora da sua estação de trabalho.

Desta maneira, você obtém indicadores precisos para coibir exageros com redes sociais, sites de entretenimento ou conversas durante o expediente. Por outro lado, você descobre quais usuários estão apresentando bom rendimento e pode bonificá-los.

Teste o NetEye gratuitamente por 14 dias!

Música para manter a concentração

Tem gente que se concentra apenas em ambientes silenciosos, outros, como jornalistas, não têm dificuldades de se concentrar em ambientes barulhentos como as redações dos veículos de comunicação ou mesmo ouvindo um bom Rock’n Roll nos fones de ouvido.

Alguns especialistas defendem que há tipos de sons que ajudam a incrementar a concentração em até 400%.

Você pode testar esta teoria para reduzir significativamente seu nível de distração e atingir estados mentais ninjas de foco com músicas especialmente selecionadas para este fim. Uma ferramenta pensada para isso é a Focus at Will.

O serviço permite que você escolha entre vários canais de música, níveis de energia, ajustar o tempo de foco desejado além fornecer gráficos de produtividade. O valor da assinatura não é caro, considerando o investimento. Se você render mais, vai ganhar mais dinheiro.

E aí, você já tinha ouvido falar na técnica Pomodoro? Se interessou em aplicá-la na sua rotina de trabalho? Teste e nos diga o que achou!