Há quem tema o dia em que as máquinas assumirão nossos postos de trabalho. O que as empresas têm observado, entretanto, é uma oportunidade de economizar dinheiro delegando tarefas manuais aos computadores. Desta maneira, aderir à automatização de processos ajuda equipes a direcionarem seus esforços em atividades estratégicas.

Desde um ambiente industrial até escritórios, negócios de diferentes portes e áreas de atuação podem ganhar lucratividade ao aderirem à prática. Automatizar e informatizar operações significa assumir maior controle sobre o fluxo produtivo, conforme veremos ao longo do artigo. Não quer dizer acabar com uma função humana, mas sim torná-la mais inteligente.

Para entender como reduzir custos e otimizar o próprio tempo, continue lendo! Vamos abordar os benefícios dos processos automáticos, quais serviços devem ser transformados e de que maneira aplicar a tecnologia ao seu favor.

Automatização de processos: os benefícios

Afinal, por que a automatização de processos gera economia? Caso você acompanhe de perto o mundo das finanças, sabe não existe mágica para reduzir alguns zeros das contas corporativas. Na verdade, diversos fatores se interrelacionam de forma a coibir desperdícios de dinheiro na vida organizacional. Entenda, a seguir, qual é a matemática por trás da redução de custos.

Antecipe e solucione problemas

Pense na quantidade de vezes que o seu time ficou impossibilitado de exercer obrigações por algum imprevisto. Como exemplo, citamos indisponibilidades sistêmicas em momentos críticos: apresentação de propostas, fechamento da folha, entrega de um projeto. Um programa com a licença expirada, infestações por vírus e até mesmo computadores sobrecarregados podem ter culpa nestas situações.

Ao automatizar o monitoramento da rede local, será possível identificar a probabilidade de tais problemas acontecerem e solucioná-los com antecedência. Você não queima fichas com seu stakeholders pelo descumprimento de prazos, pagamento de multas, etc.

Estamos falando em aplicar bloqueios, definir regras e contar com uma central de alertas para não depender de constante supervisão humana.

Elimine o índice de retrabalho

A coleta de dados consiste em um ponto-crítico para a automatização de processos. Sem dúvida, tarefas como a checagem de estoque e o preenchimento de planilhas estão suscetíveis ao erro. Por mais comprometido que seja o colaborador, a precisão com que ele registrará essas informações nunca será 100%.

O que acontece no final do mês, quando os números não batem, é que alguém precisa voltar para a mesma atividade e começá-la do zero. Você está dedicando o dobro – às vezes o triplo – do tempo que um robô levaria a incumbência. Isso gera frustração nos envolvidos e, em última instância, ocupa valiosas horas da sua força de trabalho.

Escale atividades rotineiras

Quando nos deparamos com uma atividade que demanda recorrência diária, ou ainda semanal, vale a pena automatizar. Para ilustrar, considere a evolução do controle de ponto. Tratava-se de uma atividade massante, na qual cada funcionário anotava seus horários de entrada e saída em um livro. Tanto o empregado quanto o empregador foram poupados com o ponto eletrônico.

A questão aqui é ganhar produtividade no cotidiano, seja na esteira da fábrica ou nos processos administrativos. Como consequência, você será capaz de escalar a quantidade de atendimentos ou o número de vendas, multiplicando resultados.

Acompanhe resultados em tempo real

Todo empresário de sucesso dirá que, antes de acertar, você precisa ter falhado e aprendido com seus erros. Porém, em um mercado altamente globalizado e competitivo, não podemos mais nos dar ao luxo de realizar testes lentos. É necessário responder rápido diante de conflitos, no intuito de corrigir aquilo que não está funcionando.

Uma das grandes vantagens dos processos automatizados reside na possibilidade de cruzar informações agilmente. Você adquire métricas confiáveis para a tomada de decisão, visualizando o impacto das suas iniciativas em tempo real e ajustando-as conforme necessário.

Reduza custos operacionais

Talvez o item mais óbvio desta lista, a redução de custos operacionais é amplamente visada pelos gestores. De fato, toda a atividade humana exigirá mão de obra qualificada e despenderá recursos corporativos. Adicione ainda gastos com segurança, deslocamentos, treinamentos e ferramentas na equação.

Com processos automatizados, sua empresa desempenha as mesmas funções sob custos reduzidos e garante a continuidade das operações. Menos pausas e interrupções que se refletem nos prazos de entrega. Além do mais, a prática contribui para que você encontre oportunidades de otimizar seus investimentos. A gestão de ativos em um banco de dados centralizado tornam mais evidente as movimentações financeiras da empresa.

Por onde começar a automatização de processos

Se for para mexer no esquema de trabalho que o seu setor demorou tanto para arredondar, precisa valer a pena. Portanto, selecionamos alguns contextos nos quais recomendamos que seja feita a automatização de processos. Tente reconhecê-los no seu ambiente para começar a economizar dinheiro:

• Onde não há expertise: Será que vale a pena insistir em capacitações para conhecimentos extremamente específicos, ao invés de rodar um sistema inteligente para resolver a complicação em alguns segundos? Não quebre a cabeça com o que você pode simplificar.
• Onde faltam dados: Certamente, planejar ações com base em achismos é uma perda de tempo e dinheiro. Para decidir sobre aquisições, contratações e mudanças em geral se mostra fundamental ter dados automaticamente atualizados à disposição.
• Onde ocorrem falhas constantes: Você tem consciência sobre os obstáculos que se apresentam, porém não compreende como evitá-los. Processos automáticos auxiliam no rastreamento de falhas e vão torná-lo mais assertivo.
• Onde sobram demandas: Finalmente, no que concerne à libertação de processos burocráticos e repetitivos, automatizar é a solução. Sua equipe não precisa estar sempre apagando incêndios, com um cronograma impossível de cumprir.

Como aplicar a automatização de processos

Percebeu uma oportunidade para automatizar processos de ouvidoria, tecnologia da informação, entrega de mercadoria, desenvolvimento de produto? Não importa onde você queira economizar dinheiro, a lógica que vai lhe beneficiar é a mesma. Veja um passo a passo de como aplicá-la na sua empresa.

1- Encontrar um software para automatização de processos

Sim, você vai desembolsar um valor inicial, mas verá o retorno assim que a máquina começar a funcionar. Este é o momento de constatar se a sua empresa precisa de um ERP, um software para inventário, um chatbot comercial… Teste as opções existentes e cheque qual se adequa melhor à demanda interna.

2- Definir regras de gerenciamento

Na fase de implantação do software, você deve dar uma atenção especial às configurações. As regras de gerenciamento serão responsáveis por garantir que as ações desejadas pela sua empresa sejam efetivamente automatizadas.

3- Coletar informações estratégicas

Agora que você definiu os recursos ideais para automatizar processos corporativos, está na hora de entender quais informações são críticas para o acompanhamento dos mesmos. Filtre os dados com potencial para responder questionamentos estratégicos em relação ao seu ambiente.

4- Mapear oportunidades de melhoria

Em suma, a coleta e a análise de informações referentes aos processos servem para indicar o caminho a ser seguido. Foque em aprimorar progressivamente o seu método de atuação e descobrir chances de desafogar o orçamento da organização.

5- Executar mudanças e mensurá-las

Esta etapa, assim como suas duas antecessoras, compõe o ciclo perfeito de um processo automatizado. O objetivo é evitar a perda de eficiência, a obsolescência tecnológica e, evidentemente, a redução dos seus lucros. Nunca pare de inovar.

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