Licenças de software: 5 melhores práticas para a organização

novembro 3, 2021 Posted by NetEye In Gestão de Ativos de TI

Iniciar o processo pode ser difícil. Significa definir quais práticas utilizar e assumir a responsabilidade de criar um sistema que será fonte de consulta para decisões estratégicas. Aqui, compilamos cinco melhores práticas para gerenciamento de licenças, para você ter uma ideia melhor do processo e fornecer um ponto de partida.

Reúna suas licenças de software e informações relacionadas. 

Crie uma lista de todas as suas licenças de software e coloque-as em um arquivo centralizado. Esta é a visão inicial que você precisa ter para seu processo de organização.

Nesta lista devem estar quais licenças você tem o direito legal de usar e atribuir aos funcionários e isso inclui não apenas aplicativos de desktop, mas também todas as assinaturas de serviços na nuvem.

Além das licenças físicas que você possui, devem ser reunidas todas as informações relacionadas como custos de compra, contratos de manutenção e taxas de serviço.

Reunir todas essas informações em um só local central leva tempo e esforço, mas é uma primeira etapa crítica no gerenciamento de licenças adequado e permitirá que você monitore facilmente o uso da licença e atribua licenças conforme necessário. Portanto, não subestime o tempo necessário para esta etapa.

Confirme a legalidade do que você tem 

Depois de reunir todas as licenças da sua empresa, é essencial poder provar o direito de uso a elas. isso significa armazenar não apenas licenças, mas informações e contratos relacionados. Caso sua empresa seja auditada, você deve fornecer comprovante de compra, e isso pode variar de acordo com os diferentes fornecedores. Certifique-se de saber quais fornecedores exigem quais tipos de documentos e reúna-os com suas respectivas licenças.

Não confie na sua caixa de entrada de e-mail para documentos de licença.

Documentos de compra importantes, acordos de licença e contratos de manutenção devem ser salvos e rastreados e podem facilmente se perder em uma caixa de entrada de e-mail que guarda os mais diversos assuntos e mensagens. Certifique-se de armazenar esses documentos em um local importante e central, como um sistema de gerenciamento de licença instalado ou outro programa para auxiliar nesta tarefa.

Monitore custos e usos continuamente. 

Muitas empresas descobrem que estão inadvertidamente desperdiçando dinheiro com licenças de software por falta de método para gerenciar esses custos. Faça um detalhamento de seus gastos com software para obter uma imagem clara de todos os custos, bem como custos por usuário. Crie relatórios para obter uma melhor compreensão das despesas passadas, atuais e futuras para conhecer seus padrões e planejar de acordo.

Despesas futuras são uma métrica especialmente importante a se ter em mente, pois, certamente você precisará estimar o que gastará no futuro. Esses relatórios também irão informar a disponibilidade de licenças versus orçamento, de modo que seja possível avaliar realocações em vez de compras. Esse rastreamento pode ser feito manualmente, mas o ideal é usar um sistema para ajudá-lo com essas tarefas, pois elas podem se tornar complexas.

Defina lembretes. 

Durante o dia de trabalho agitado fica impossível lembrar de todas as tarefas que devem ser concluídas. A verificação das licenças não é uma tarefa urgente no dia a dia, mas pode se tornar crítica em uma auditoria. As renovações de assinatura de licença, tempos de manutenção e aprovações devem ser definidos como lembretes, por e-mail ou outro canal de sua escolha. Sem lembretes, esses eventos cruciais podem passar despercebidos, acumulando problemas para o futuro.

Faça do gerenciamento adequado de licenças de software uma parte crítica de seus negócios. 

É comum o gerenciamento de licenças de software ser subestimado, mas ele precisa ser uma prioridade nos negócios. Isso significa informar todos os funcionários necessários sobre as etapas a serem executadas e delinear o processo para os demais, mesmo que não faça parte de seus departamentos.

A equipe de TI deve assumir as rédeas da criação de processos e sistema a serem adotados e explicá-los claramente às equipes apropriadas. Se todos forem mantidos informados e as práticas adequadas estiverem em vigor, o gerenciamento de licenças se tornará uma parte normal dos negócios e sua organização nunca terá que se preocupar em atender aos requisitos de conformidade. A gestão de licenças é muitas vezes o início de um processo mais amplo de gerenciamento de ativos de TI.

E finalmente, se você não tem horas, semanas ou provavelmente meses para dedicar esforço e recursos nesse processo de organização das licenças de software, experimente gratuitamente o NetEye.

Com ele você tem uma visão rápida e inteligente de alocação dos seus recursos, veja algumas funcionalidades:
  • Mostra quais licenças estão ou não sendo aproveitadas;
  • Avisa quando número de licenças de software excede o limite adquirido;
  • Detecta automaticamente chaves de instalação de produtos Microsoft  e todos os sistemas operacionais e softwares existentes nas estações de trabalho;
  • Detecta e alerta qualquer modificação de software ou hardware que aconteça, como a instalação de novos programas;
  • Gera inventário de estações Windows e GNU/Linux.

Mantém histórico todos os eventos e envia um e-mail e/ou alerta na Console.

Estes são apenas alguns dos recursos que o NetEye proporciona. Veja mais em nosso site. Nos siga nas redes sociais para estar sempre por dentro dos novos conteúdos.

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